Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids-og velferdsforvaltningen (Nav). Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov-og forskriftskrav.
  • Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stonad.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

  • Håndtering av henvendelser/søknader
  • Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
  • Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt avvik å følgende områder:

Avvik 1

Ibestad kommune sikrer ikke at søker har kjennskap til innhenting av opplysninger og kjennskap til begrensningene i hvilken informasjon som kan kreves.

Avvik 2

Ibestad kommune sikrer ikke at valg av stønadsform skjer etter rådføring med søker.

Avvik 3

Ibestad kommune sikrer ikke at relevant tolkningsmateriell (rundskriv og veileder) er kjent for de ansatte som behandler søknad om økonomisk stønad.

Det ble påpekt en merknad:

Det er ulike oppfatninger om hvilke typer utgifter som skal dekkes av den veiledende sats som kommunen bruker.

Dato: 12.11.2010

Eva Angell
revisjonsleder

Sølvi Melum
revisor

 

Nils Aadnesen
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ibestad kommune i perioden 16.06.10 — 12.11.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og saksinnsyn.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble først innført

1.januar 2010 i lov om sosiale tjenester i Nav, jf. § 5. Kommunen har imidlertid på andre tjenesteområder innenfor helse- og sosiallovgivningen over flere år hatt en generell plikt til internkontroll, jf. veileder IS-1183.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avviker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknader forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten spesielle forhold

Ibestad kommune ligger i Sør-Troms. Kommunen hadde 1 440 innbyggere i 2009, og har siden 2002 hatt en nedgang i folketallet på samlet 275 personer. En tj erdedel av befolkningen i kommunen er over 67 år.

Nav Ibestad ble etablert 22. september 2009. De kommunale oppgavene som er lagt inn i Nav er: "Tjenester etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, gjeldsrådgivning, kontakt med og oppfølging av ungdom som faller ut av videregående skole, kontakt med oppfølgingstjenesten, kontakt og samarbeid med eiendomsselskapet i forhold til utleie av bolig til vanskeligstilte.", jf. Samarbeidsavtale mellom Ibestad kommune og Nav Troms.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16. juni 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt 5. oktober 2010. Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt 6. oktober 2010.

Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Ibestad kommune v/ Nav Ibestad undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønaden skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

Funn

Avvik 1

Ibestad kommune sikrer ikke at søker har kjennskap til innhenting av opplysninger og kjennskap til begrensningene i hvilken informasjon som kan kreves. Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 43. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 11.

Avviket bygger på følgende observasjoner herunder intervju:

  • Ved søknad om økonomisk stønad i Ibestad kommune benyttes et søknadsskjema hvor søker skriver under på:

    "Nav gis fullmakt til å innhente alle relevante opplysninger om økonomi."
  • Søker blir ikke nødvendigvis varslet om hvilke instanser som blir kontaktet ved innhenting av opplysninger i saken.
  • Kontoutskrift innhentes uten at det fremkommer en særskilt vurdering av hvilke opplysninger som er nødvendige.

Kommentar:

Det følger av § 43 i lov om sosiale tjenester i Nav at opplysninger skal så langt som mulig innhentes i samarbeid med tjenestemottaker eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen.

Kommunen må informere søker om hvorfor bestemte opplysninger må innhentes.

Hovedregelen er at folk i størst mulig grad må innhente opplysningene selv.

Det må være klart hvilke opplysninger eventuelt kommunen vil innhente og fra hvem innhentingen skal skje. Den det gjelder må være informert om dette, og ved å skrive under på en "spesifisert fullmakt" vil søker kunne gi informert samtykke til informasjonsinnhentingen.

Fylkesmannen viser til de to dokumenter som ble gitt kommunen v/ Nav-leder, under tilsynet: Rundskriv U-4/2003 "Sosialtjenestens adgang til å kreve kontoutskrift fremlagt ved behandling av søknad om økonomisk stønad" og brev av 21.01.05 fra Sosial- og Helsedirektoratet til Fylkesmannen i Vest-Agder som omhandler "Sosialtjenestens innhenting av opplysninger og forholdet til personopplysningsloven".

Avvik 2

Ibestad kommune sikrer ikke at valg av stønadsform skjer etter rådføring med søker.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 21, jf. § 42.

Avviket bygger på følgende observasjoner herunder intervju:

  • I de tilfeller der søker ønsker at stønaden skal anvises til kreditor, blir ikke dette dokumentert.
  • Valg av slik stønadsform blir ikke vurdert i forhold til lov om sosiale tjenester i Nav § 21 fjerde ledd.

Kommentar:

Plikt til å rådføre seg med tjenestemottaker er hjemlet i lov om sosiale tjenester i Nav § 42. Kommunen skal så langt som mulig utforme tjenestetilbudet i samarbeid med tjenestemottaker, og det skal legges stor vekt på hva tjenestemottaker mener. Det må fremgå av saken dersom søker ønsker at stønad sendes til kreditor.

Kommunen kan bestemme at pengene skal ytes direkte til kreditor, jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 21, samt bestemmelsen om bruk av vilkår, jf. § 20. Det fremgår av rundskriv 1-1/93, side 135, sitat: "For at stønaden helt eller delvis skal kunne gis i form av varer og tjenester må sosialkontoret ha konkrete holdepunkter for å anta at sosialhjelpsmottakeren ikke vil bruke stønaden i henhold til forutsetningene eller i samsvar med fastsatte vilkår. Dette kan for eksempel være tilfelle, når vedkommende gjentatte ganger har brukt stønad til livsopphold til innkjøp av alkohol i stedet for matvarer og av den grunn søker om tilleggsytelser. I slike og lignende tilfeller kan hjelpen gis i form av matrekvisisjoner eller ved at for eksempel husleie eller strømregninger betales direkte av sosialtjenesten for på denne måten å sikre sosialhjelpsmottakeren forsvarlig livsopphold. Om mulig bør sosialtjenesten i slike tilfeller innhente sosialhjelpsmottakerens samtykke. "

Avvik 3

Ibestad kommune sikrer ikke at relevant tolkningsmateriell (rundskriv og veileder) er kjent for de ansatte som behandler søknad om økonomisk stønad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 første ledd.

Avviket bygger på følgende observasjoner herunder intervju:

  • Alle ansatte er ikke kjent med hvor alle rundskriv og veiledere knyttet til området økonomisk stønad er tilgjengelig.

Kommentar:

Etter lov om sosiale tjenester i Nav § 5 første ledd, har kommunen en plikt til å føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Det ligger i plikten blant annet å sikre at de ansatte har tilgang til aktuelle lover, rundskriv og veiledere som gjelder for virksomheten.

Merknad 1:

Det er ulike oppfatninger om hvilke typer utgifter som skal dekkes av den veiledende sats som kommunen bruker.

Kommentar:

Vi ser av opplysningene gitt i intervju, gjennomgang av vedtak og Kostra-rapportering, at det er ulike oppfatninger om hvilke typer utgifter som skal dekkes av den veiledende sats som kommunen bruker. Det foreligger en sats, men det gis ulik beskrivelse av innholdet i satsen.

Tilsynets anbefaling er at kommunen bruker statlig veiledende sats, både hva gjelder beløpene og innholdet, jf. rundskriv 1-34/2001, jf. rundskriv A-68/2009.

Dersom kommunen velger å gjøre noe annet, vil dette medføre feilinformering i Kostra hvor det opplyses om at kommunen gjør bruk av statlig veiledende sats. Videre vil det være en fare for usaklig forskjellsbehandling av søkere, samt en fare for at enkeltpersoner kan få stønad på et nivå som ikke er forsvarlig i forhold til lovens krav.

Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Samarbeidsavtale mellom Ibestad kommune og Nav Troms

  • Driftsavtale for Nav Ibestad
  • Delegasjon/fullmakt fra rådmann til leder Nav Ibestad
  • Organisering og roller i Nav Ibestad
  • Organisering og ansvarsfordeling i Nav Ibestad
  • Oversikt over ansatte i Nav Ibestad
  • Søknadsskjema for økonomisk stønad
  • Kompetanseplan Nav Ibestad

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Revidert søknadsskjema for økonomisk stønad 22 søknader/vedtak i ulike mapper
  • Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
  • Nav Ibestads brev av 10.09.10 med oversendelse av dokumentasjon
  • Fylkesmannens brev av 20.09.10 med endelig program for tilsynsbesøket

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NamnFunksjon / stillingOpningsmøteIntervjuSluttmøte

Helge Høve

Rådmann

X

X

X

Eli Skog

Nav-leder

X

X

X

Inger Hanne Johansen

Nestleder/veileder

X

X

X

Beate Lindberg Larsen

Veileder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Eva Angell (revisjonsleder)
Rådgiver Sølvi Melum
Fagansvarlig Nils Aadnesen