Rapport fra tilsyn med behandling av søknad om økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19 ved Lyngen kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav). Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsen om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver avviket og merknadene som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav.
• Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt ett avvik på følgende område:

Avvik 1

Lyngen kommune sikrer ikke at søknad om nødhjelp håndteres i samsvar med gjeldende regelverk.

Det ble påpekt følgende merknader:

Merknad 1

Det er ulike oppfatninger om hvilke typer utgifter som skal dekkes av den veiledende sats som kommunen bruker.

Merknad 2

Det er ulike oppfatninger i forhold til i hvilken grad kontoutskrift skal innhentes som dokumentasjon.

Merknad 3

Fullmakt til innhenting av opplysninger på kommunens søknadsskjema for økonomisk stønad tilfredsstiller ikke vilkåret om at samtykket skal være informert.

Dato: 02.12.10

Eva Angell
rådgiver (revisjonsleder)

Nils Aadnesen
fagansvarlig

 

Sølvi Melum
rådgiver

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lyngen kommune i perioden 25.06.10 – 02.12.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervju og saksinnsyn.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble først innført 1. januar 2010 i lov om sosiale tjenester i Nav, jf. § 5. Kommunen har imidlertid på andre tjenesteområder innenfor helse- og sosiallovgivningen over flere år hatt en generell plikt til internkontroll, jf. veileder IS-1183.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lyngen kommune ligger i Nord-Troms. Kommunen har et innbyggertall i overkant av 3000 og folketallet har de siste åtte årene vært relativt stabilt.

Nav Lyngen ble åpnet 21. august 2008. Kontoret har i den senere tid hatt en del utskiftninger av personale. Dette innebar at på tidspunktet for tilsynsbesøket var flere av de vi intervjuet under opplæring på området Fylkesmannen hadde tilsyn med.

De kommunale oppgavene som er lagt inn i Nav Lyngen er tjenester etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, veiledning og arbeid med individuelle planer, samt lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne flyktninger, jf. Samarbeidsavtale mellom Lyngen kommune og Nav Troms, med vedlegg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25. juni 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 26. oktober 2010.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27. oktober 2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Lyngen kommune v/ Nav Lyngen undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønaden skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

5. Funn

Avvik 1

Lyngen kommune sikrer ikke at søknad om nødhjelp håndteres i samsvar med gjeldende regelverk.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 18 og alminnelige nødrettsbetraktninger.
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 21 fjerde ledd.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

Kommunens ”Krisehjelp-rutine” sier blant annet:

”NB: Husk individuell kartlegging og behovsprøving. Det er den faktiske situasjonen på søknadstidspunktet som skal vurderes.”

Rutinen sier videre:

”Hva er ikke en krisesituasjon: At søker ikke klarer å disponere penger, og er blakk betegnes ikke som krise.”

Videre sies det i rutinen: ”Søknaden skal behandles innen 48 timer. Søknad levert inn etter kl. 12 på fredag skal behandles på mandag.”

Det er uklart i hvilken grad kommunen kan utbetale stønad på annen måte enn ved rekvisisjon etter kl. 12.00 på fredag.

I tre vedtak om nødhjelp ble stønad ytt i form av matrekvisisjon uten at hjelpeformen var vurdert i forhold til om mottakeren ville bruke stønaden til formålet.

Kommentar:

Kommunen kan ikke utelukkende på bakgrunn av årsaken til at søker er kommet i en nødsituasjon avslå søknad om nødhjelp.

Det fremgår av lovforarbeidene til sosialtjenesteloven at en søker kan etter gjeldende rett – ut fra alminnelige nødhjelpsbetraktninger – ha krav på nødhjelp i en akutt krisesituasjon uavhengig av årsaken til hjelpebehovet.

En søknad om akutthjelp må vurderes raskt, ofte samme dag som den er mottatt. Dette innebærer at kommunen ikke kan undersøke saken like grundig som ved ordinære søknader. Dersom søknaden for eksempel mottas like før en helg, og søkeren hevder å stå helt uten midler til mat, eller et sted å sove, må søknaden vurderes med dette utgangspunkt, jf. rundskriv I-34/2001.

Det fremgår av rundskriv I-1/93 at sosialadministrasjonens rolle som sikkerhetsnett for befolkningen, krever stor grad av tilgjengelighet. Tilgjengeligheten gjelder både for de med ordinære henvendelser og de som har behov for akutt bistand i en nødsituasjon. Videre fremgår det av rundskrivet punkt 2.3.2, at: ”Sosialtjenesteloven forutsetter at administrasjonen skal være åpen for publikum til vanlig kontortid 5 dager i uken, på samme måte som andre kommunale kontorer.” Kommunens tilgjengelighet hva gjelder behandling av søknader om akutt hjelp/nødhjelp etter lov om sosiale tjenester i Nav er ikke i samsvar med gjeldende rundskriv all den tid enkelte søknader om nødhjelp/akutthjelp som fremmes etter kl. 12.00 på fredag ikke blir behandlet før tidligst mandag uken etter.

Stønad gitt ved rekvisisjon må begrunnes etter lovens § 21 fjerde ledd eller fordi stønadsmottaker ber om slik hjelpeform.

Merknad 1

Det er ulike oppfatninger om hvilke typer utgifter som skal dekkes av den veiledende sats som kommunen bruker.

Kommentar:

Vi ser av opplysningene gitt i intervju, ved gjennomgang av vedtak og Kostrarapportering, at det er ulike oppfatninger om hvilke typer utgifter som skal dekkes av den veiledende sats som kommunen bruker. Det foreligger en sats, men det gis ulik beskrivelse av innholdet i satsen.

Tilsynets anbefaling er at kommunene bruker statlig veiledende sats, både hva gjelder beløpene og innholdet, jf. rundskriv I-34/2001, jf. rundskriv A-68/2009.

Dersom kommunen velger å gjøre noe annet, vil dette medføre feilinformering i Kostra hvor det opplyses om at kommunen gjør bruk av statlig veiledende sats. Videre vil det være en fare for usaklig forskjellsbehandling av søkere, samt en fare for at enkeltpersoner kan få uforsvarlig stønad.

Merknad 2

Det er ulike oppfatninger i forhold til i hvilken grad kontoutskrift skal innhentes som dokumentasjon.

Kommentar:

Vi viser til rundskriv U-4/2003 som omhandler ”Sosialtjenestens adgang til å innhente kontoutskrift fremlagt ved behandling av søknad om økonomisk stønad.”

En kontoutskrift inneholder store mengder personlig informasjon, og mye av denne informasjonen vil ikke være relevant for behandling av saken. Personopplysningsloven stiller i § 11 noen grunnkrav til behandling av personopplysninger. Et slikt krav er at opplysningene må være relevante for formålet med behandlingen.

Dersom den konkrete situasjonen er slik at kontoutskrift er det som må til for å dokumentere nødvendige opplysninger, skal det gjøres klart for søker hvilke opplysninger det er behov for og hvorfor. Søker vil da kunne ”sladde” øvrige opplysninger som fremgår av kontoutskriften. Kommunen kan ikke på generelt grunnlag innhente kontoutskrift.

Det er viktig at kommunen har en enhetlig praksis ved innhenting av kontoutskrift.

Merknad 3

Fullmakt til innhenting av opplysninger på kommunens søknadsskjema for økonomisk stønad tilfredsstiller ikke vilkåret om at samtykket skal være informert.

Kommentar:

Det følger av lov om sosiale tjenester i Nav § 43 første ledd at opplysninger skal så langt som mulig innhentes i samarbeid med tjenestemottaker eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen.

Kommunen har som hovedregel å be søker om å innhente nødvendige opplysninger selv.

Ved å signere på søknadsskjema gir søker kommunen en generell fullmakt til innhenting av opplysninger. Kommunens praksis er imidlertid slik at det ikke innhentes opplysninger i den enkelte sak uten at søker er orientert om dette.

Det må imidlertid være klart hvilke opplysninger kommunen vil innhente og fra hvem innhentingen skal skje. Ved å skrive under på en ”spesifisert fullmakt” vil søker kunne gi informert samtykke til informasjonsinnhentingen.

Fylkesmannen viser til brev av 21.01.05 fra Sosial- og helsedirektoratet til Fylkesmannen i Vest-Agder som omhandler ”Sosialtjenestens innhenting av opplysninger og forholdet til personopplysningsloven”, som ble gitt kommunen v/ veileder Lise Hammervold under tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Lyngen kommune og Nav Troms
• Notat som vedlegg til samarbeidsavtalen
• Driftsavtale for Nav Lyngen
• Delegasjonsreglement Lyngen kommune
• Oversikt over ansatte, utdanning og arbeidsfelt
• Søknadsskjema økonomisk sosialhjelp
• Opplæringsplaner
• Prosedyre – behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp
• Praktiske rutiner ved bruk av Velferd
• Satser for sosialhjelp

Øvrig oversendt dokumentasjon fra virksomheten er i stor grad knyttet til HMS området, og nevnes ikke nærmere her.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Rutiner for krisehjelp og perm: ”Maler for sos. Og KVP”
• 25 søknader/vedtak i ulike mapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Nav Lyngens brev av 08.09.10 med oversendelse av dokumentasjon.
• Fylkesmannens brev av 08.10.10 med endelig program for tilsynsbesøket

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Eva Angell (revisjonsleder)
Rådgiver Sølvi Melum
Fagansvarlig Nils Aadnesen