Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms har gjennomført tilsyn med Målselv kommunes saksbehandling ved utredning og tildeling av avlastning til eldre. Tilsynet er en form for stikkprøve og baseres på gjennomgang av den skriftlige dokumentasjon i et antall saker.

Tilsynet er gjennomført på bakgrunn av skriftlig veiledning fra Statens Helsetilsyn.

Dette brevet er tilbakemeldingen fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms til Målselv kommune. Fylkesmannen ber også om tilbakemelding fra kommunen om hvordan man skal hindre at tilsvarende feil som vi påpeker, ikke gjentar seg i fremtiden. Dette kommer vi tilbake til mot slutten av brevet.

Fylkesmannen og Helsetilsynets tilsynslag har bestått av rådgiver Eli Åsgård, rådgiver Marianne Hovde, rådgiver Sølvi Melum og fagansvarlig Nils Aadnesen (revisjonsleder).

Formålet med tilsynet:

Formålet med dette tilsynet er å undersøke at kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har særlig tyngende omsorgsarbeid overfor eldre. Tilsynet har fokusert på saksbehandlingen knyttet til

  • Utredningsplikten
  • Individuell vurdering
  • Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Innhenting av saker

I eget brev ba Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms om at kommunen sendte inn følgende dokumentasjon (sitat):

”Type saker:

  • Saker der kommunen har innvilget, delvis innvilget eller avslått avlastning til eldre etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b). Vi understreker at vi sikter til alle typer avlastning, selv om vi er oppmerksomme på at avlastning for eldre ofte gis i form av opphold på institusjon.
  • Saker om tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven, der behov for avlastning har vært blant vurderingstemaene. Saker om tildeling av korttidsplass som utelukkende begrunnes ut fra pasientens behov for tjenester skal ikke sendes inn.

Tidsrom:

  • Vi ber om alle saker der det er truffet vedtak i perioden 01.05.08-01.05.10.

Hvilke dokumenter:

  • Vi ber om all dokumentasjon knyttet til de aktuelle vedtak. Det vil si søknad, saksutredning, IPLOS-kartlegging, brev, vedtak, journalnotat mv. Dokumentasjon som bare er registrert på data, må naturligvis skrives ut. Dokumentasjonen skal ikke anonymiseres”.

I ettertid er det avtalt at sakene skulle begrenses til perioden 01.05.09-01.05.10. Enkelte av vedtakene om korttidsopphold vi har mottatt, er eldre enn mai 2009, jf kommunens brev.

Innsendt dokumentasjon

Den 11.05.10 mottok vi dokumentasjon fra Målselv kommune.

Dokumentasjonen inneholder flere vedtak vedrørende korttidsopphold etter kommunehelsetjenesteloven. Helsetilsynet i Troms har derfor deltatt i den videre gjennomgang.

Innsendt dokumentasjon er knyttet til 37 tjenestemottakere innen målgruppen.

Veiledere i forhold til saksbehandlingen

Vår gjennomgang tar utgangspunkt i kravene som følger av lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven), lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) og lov om behandlingsmåten i forvaltningen (forvaltningsloven). Før vi går nærmere inn på de konkrete funn, vil vi nevne følgende veiledere fra tidligere Sosial- og helsedirektoratet:

  • IS-1382: Anbefalinger til saksbehandlingsprosessen. Lov om sosiale tjenester § 4-2.
  • IS-1040: Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester

Disse veilederne utdyper en del av de krav og anbefalinger som vi kommer inn på.

Tilsynets tilbakemelding

Vår gjennomgang viser:

  • En del vedtak om korttidsopphold er hjemlet i feil regelverk. Kommentar: Tildeling av korttidsopphold på sykehjem skal skje i medhold av kommunehelsetjenesteloven. Klageinstans for disse vedtak er Helsetilsynet i fylket. Tilsynet kan ikke fastslå hvor mange vedtak som skulle vært hjemlet i kommunehelsetjenesteloven, men registrerer blant annet at det er innvilget plass på Øverbygd Omsorgssenter etter sosialtjenesteloven, etter at aldershjemsplassene ble lagt ned (01.04.09).
  • I all hovedsak mangler en skriftlig utredning av sakene. Kommentar: Kravet til skriftlighet vil langt på vei kunne ivaretas av mer fyldige fremstillinger i enkeltvedtakenes begrunnelser, også i de sakene der avlastning innvilges. Vi anbefaler kommunen en slik praksis. Etter forvaltningsloven er likevel kravet til samtidig skriftlig begrunnelse ikke så strengt når søknader imøtekommes fullt ut. Det må imidlertid følge av prinsipper for god forvaltningsskikk og forsvarlig saksbehandling at de sentrale ledd av saksutredningen, og opplysninger av betydning for vedtakets innhold, uansett blir nedtegnet skriftlig. Vi registrerer i den forbindelse at det foreligger en del skriftlige søknader, men at det ikke fremkommer hvem som har fylt dem ut. Skriftlighetskravet fremkommer for øvrig direkte i forbindelse med muntlige konferanser, jf forvaltningsloven § 11d annet ledd. Indirekte har det også betydning å notere underveis for å kunne ivareta partenes innsynsrett og for å være bedre forberedt dersom parten krever etterfølgende begrunnelse, jf forvaltningsloven § 27. Vi er oppmerksomme på at noe løpende informasjon fremkommer i Profil og uttalelser fra helsetjenesten mv, men vil altså anbefale at det gis en samlet skriftlig fremstilling i alle enkeltvedtak. Eventuelt kan det også henvises til og vedlegges kopi av tidligere framstillinger, jf forvaltningsloven § 25 andre ledd.
  • Vedtak om avlastning gjengir ikke innholdet av de regler i sosialtjenesteloven som vedtaket bygger på. Kommentar: Kravet her følger av forvaltningsloven § 25 første ledd. I utgangspunktet vil det være nødvendig å gjengi innholdet av reglene, for å sette parten i stand til å forstå vedtaket. De aktuelle bestemmelser vil være § 4-3, jf § 4-2 bokstav b).
  • Det foreligger ingen skriftlige avslag på avlastning i de dokumenter vi har fått oversendt. Kommentar: Tilsynet kan i hvert fall i en sak (vedlegg 24) fastslå at det skulle vært gitt avslag på avlastning, selv om man innvilget korttidsopphold. Kommunen har ogs�� redegjort i sitt oversendelsesbrev at det gjøres prioriteringer og at det er begrenset med ledige avlastningsplasser. Dersom avlastning avslås helt eller delvis, skal det begrunnes i skriftlig enkeltvedtak. Krav til begrunnelsens innhold fremkommer i forvaltningsloven § 25. Det fører for langt å redegjøre nærmere om detaljene i regelverket her, men det understrekes at avlastning ikke kan avslås bare fordi man ikke har ledig institusjonsplass. Begrunnelsen må være knyttet til at vilkårene i sosialtjenesteloven §§ 4-3 og 4-4 ikke er oppfylt, at man vurderer det som forsvarlig å gi avlastning på et annet tidspunkt enn det vedkommende ønsker og/ eller at man ivaretar behovet for avlastning gjennom tiltak i hjemmet mv. Kravet til skriftlige avslag skjerpes når søker har klare ønsker om avlastningsform og avlastningstidspunkt som ikke imøtekommes. Slike ønsker har kommunen plikt til å avklare i utredningen, jf forvaltningsloven § 17 og lov om sosiale tjenester § 8-4.

Tilsynet vil for øvrig bemerke at kommunens bruk av begrepet ”kontrakt” er uheldig og misvisende i forbindelse med dokumentet kommunen og bruker/pårørende underskriver ved avlastning. Det synes som om skrivet i første rekke er ment som informasjon fra kommunen og vi stiller spørsmål ved om det er nødvendig at bruker/pårørende skriver under. Vi understreker samtidig at det er svært positivt at kommunen har utarbeidet slik informasjon.

Tilbakemelding fra kommunen

Funn fra våre stikkprøvetilsyn skal følges opp av de aktuelle kommunene. Vi viser til forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g).

Målselv kommune bes gjøre rede for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at tilsvarende type feil gjentar seg i fremtiden.

Vi ber om kortfattet tilbakemelding innen 18. oktober 2010.

Med hilsen

Jan-Peder Andreassen
avdelingsdirektør

Caroline Olsborg
fylkeslege

 

 

Kopi til:
Øverbygd eldresenter
Statens Helsetilsyn
Målselv kommune, PRO Nedre