Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav). Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav.

Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

  • Håndtering av henvendelser/søknader
  • Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
  • Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt avvik på følgende områder:

Avvik 1

Nordreisa kommune sikrer ikke at det foretas en individuell vurdering av de utgifter som inngår i den kommunale norm.

Avvik 2

Nordreisa kommune sikrer ikke at relevant tolkningsmateriell (rundskriv og veileder) er kjent for alle ansatte som behandler søknad om økonomisk stønad.

Avvik 3

Nordreisa kommune sikrer ikke at det er vurdert hvilke rutiner som er nødvendige for å forebygge brudd på lov om sosiale tjenester i Nav.

Dato: 26.11.10

Sølvi Melum
rådgiver
(revisjonsleder

Nils Aadnesen
fagansvarlig

 

Eva Angell
rådgiver

 

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nordreisa kommune i perioden 25.06.10 – 26.11.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og saksinnsyn.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble først innført 1. januar 2010 i lov om sosiale tjenester i Nav, jf. § 5. Kommunen har imidlertid på andre tjenesteområder innenfor helse- og sosiallovgivningen over flere år hatt en generell plikt til internkontroll, jf. veileder IS-1183.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nordreisa kommune ligger i Nord-Troms. Kommunen hadde 4694 innbyggere i 2009.

Nav Nordreisa ble åpnet 18. juni 2009. De kommunale oppgavene som er lagt inn i Nav er tjenester etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, jf. Samarbeidsavtale mellom Nordreisa kommune og Nav Troms.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25. juni 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 20. oktober 2010.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 21. oktober 2010.

Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Nordreisa kommune v/ Nav Nordreisa undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønaden skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

Funn

Avvik 1

Nordreisa kommune sikrer ikke at det foretas en individuell vurdering av de utgifter som inngår i den kommunale norm.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 18.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

  • Kommunen benytter samme norm som veiledende statlig sats.
  • Det fremkommer ikke av de gjennomgåtte enkeltvedtak hvilke utgifter som inngår i satsen/normen.
  • Flere ansatte oppfatter den kommunale normen for voksne som absolutt for stønadsnivået på de utgifter som omfattes av satsen, selv om det kan ytes stønad til andre utgifter.

Kommentar:

Det følger av § 18 i lov om sosiale tjenester i Nav at de som ikke kan sørge for sitt livsopphold gjennom arbeid eller ved å gjøre gjeldende økonomiske rettigheter, har krav på økonomisk stønad.

Lov om sosiale tjenester i Nav gir ingen veiledning om nivået på den økonomiske stønaden, men det er forutsatt at alle skal sikres et forsvarlig livsopphold. Ut ifra at søknader skal avgjøres etter en konkret individuell vurdering, skal ulike hjelpebehov føre til forskjeller i utmålt stønadsbeløp. Dette er i samsvar med loven så lenge forskjellene er begrunnet i ulike behov. På den annen side bør søkere med tilnærmet like behov få de samme ytelser, og det er derfor utarbeidet statlige veiledende retningslinjer for utmåling av stønad til livsopphold. Retningslinjene ble sist oppdatert av Arbeids- og inkluderingsdepartementet i 2009, jf. rundskriv A-68/2009, og gjelder kun utmåling av stønad til livsoppholdsutgifter som ligger i kjernen av livsoppholdsbegrepet. I rundskrivet er det i tillegg til fastsettelse av størrelse på de veiledende satsene, også tatt inn at følgende typer utgifter inngår: mat og drikke, klær og sko, husholdningsartikler og hygiene med mer, TV-lisens, avis og telefon, fritidsaktiviteter, fritidsutstyr til barn og reiseutgifter (bruk av offentlig kommunikasjon i forbindelse med daglige gjøremål).

Uavhengig av om Nav-kontorene benytter statlige veiledende satser eller har egne kommunale normer for utmåling av økonomisk stønad, må det tas stilling til hvilke typer utgifter som skal inngå i satsene. Videre må det sikres at ansatte som skal behandle søknadene, samt de som er søkere av økonomisk stønad, er kjent med hva slags utgifter som inngår i satsene, slik at usaklig forskjellsbehandling kan unngås. Dette må sikres gjennom enkeltvedtakene som fattes og rutinene for øvrig for ansatte.

I rundskriv I-34/2001 punkt 5.1.5 (to siste avsnitt) har daværende Sosial- og helsedepartement vist til følgende med hensyn til at det må foretas en individuell vurdering av de utgifter som inngår i den kommunale norm:

”Dersom kommunale normer eller de statlige veiledende retningslinjene benyttes som utgangspunkt for vurderingen av en stønadssak, må sosialtjenesten i tillegg vurdere om det er utgifter til livsoppholdet som ikke omfattes av normene/retningslinjene som det skal gis stønad til. Dersom en utgift ikke anses å være nødvendig for søkerens livsopphold etter lovens § 5-1, må sosialtjenesten vurdere om det kan ytes stønad etter § 5-2 (stønad i særlige tilfeller). Tilsvarende gjelder størrelsen på stønadsbeløpet for utgifter som er omfattet av normene/retningslinjene. Den enkelte søkers hjelpebehov kan etter en konkret vurdering vise seg å være større enn nivået på den kommunale normen eller de statlige veiledende retningslinjene. Det kan også tenkes tilfeller der søkerens hjelpebehov ligger under nivået for den kommunale normen eller de statlige veiledende retningslinjene.

Søknader kan ikke avslås kun med henvisning til at søker har inntekt over nivået for den kommunale normen eller de statlige veiledende retningslinjene.”

Avvik 2

Nordreisa kommune sikrer ikke at relevant tolkningsmateriell (rundskriv og veiledere) er kjent for alle ansatte som behandler søknad om økonomisk stønad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 første ledd.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

  • Alle ansatte er ikke kjent med hvor alle rundskriv og veiledere knyttet til området økonomisk stønad er tilgjengelig.

Kommentar:

Etter lov om sosiale tjenester i Nav § 5 første ledd, har kommunen en plikt til å føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Det ligger i plikten blant annet å sikre at de ansatte har tilgang til aktuelle lover, rundskriv og veiledere som gjelder for virksomheten. En oversikt fra og med 1995 finnes bl.a. på nettstedet www.helsetilsynet.no.

Avvik 3

Nordreisa kommune sikrer ikke at det er vurdert hvilke rutiner som er nødvendige for å forebygge brudd på lov om sosiale tjenester i Nav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 første ledd.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

  • Nordreisa kommune har utarbeidet rutiner som inneholder enkelte uklarheter eller feil i forhold til lovens krav om økonomisk stønad.
  • Ansatte er kjent med at deler av rutinene inneholder uklarheter eller feil.
  • Rutinene er utarbeidet uten at det foreligger en konkret vurdering av hva som er nødvendig å ha med og hvem som skal bidra ved utarbeidelsen.

Kommentar:

Etter lov om sosiale tjenester i Nav § 5 første ledd, har kommunen en plikt til å føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Det ligger i plikten blant annet å sikre at det er vurdert hvilke rutiner som er nødvendige for virksomheten. Arbeidstakerne må medvirke i dette arbeidet. Vi nevner igjen at IS-1183 kan være til hjelp i forhold til avviket, og da særlig side 21 og 24.

Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale mellom Nordreisa kommune og Nav Troms
  • Driftsavtale for Nav Nordreisa
  • Gjeldende satser fra 01.02.10
  • Delegasjon av anvisningsmyndighet fra Nav leder til 8 ansatte
  • Søknadsskjema om økonomisk stønad
  • Rutiner for lov om sosiale tjenester i Nav
  • Div. eksempler på vedtak mv. etter tidligere lov
  • Skjema om bostøtte – transport til Nordreisa kommune
  • Brosjyre - info om manglende betaling av husleie
  • Div. rutiner og maler om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
  • Oversikt over ansatte i Nav Nordreisa

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Delegasjon av anvisningsmyndighet fra rådmann til enhetsledere
  • Nødhjelpsvedtak (med oppskrift for velferd)
  • Perm - rutiner for økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogram
  • Perm - avtaler

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Nav Nordreisa oversendelse av dokumenter, mottatt 16.09.10
  • Fylkesmannens brev av 04.10.10 med endelig program for tilsynsbesøket.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Kjetil Hallen

Rådmann

X

X

X

Roy H. Johansen

Nav leder

X

X

X

Åse Båtnes Henriksen

Veileder

X

X

X

Veronika Rasmussen Holm

Veileder

X

X

X

Enid Andersen

Veileder

X

X

X

Arild K. Bratsberg

Veileder

X

 

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Sølvi Melum (revisjonsleder)

Rådgiver Eva Angell

Fagansvarlig Nils Aadnesen