Endelig rapport fra systemrevisjon ved Nymogården AS

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte den 20.10.2010 systemrevisjon på området bruk av tvang i akutte faresituasjoner.

De aktuelle myndighetskrav framkommer senere i rapporten.

Det er ikke påpekt avvik eller merknader.

Dato: 08.11.2010

Randi Haugland
revisjonsleder

Kjersti Holum Karlstrøm
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nymogården AS den 20.10. 2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter barnevernloven § 2-3 tredje ledd bokstav c), jfr § 5-7. I tillegg pålegger tilsynsforskriften § 9 fylkesmannen å føre tilsyn gjennom en årlig systemrevisjon.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nymogården AS er en privat barneverninstitusjon som ligger i Målselv kommune. Den er godkjent av Barne- ungdoms- og familieetaten, region nord for inntil 13 barn og unge av begge kjønn i alderen 13 – 18 år plassert i henhold til barnevernlovens § 4-4, 5. ledd, 4-6, 4-12, 4-24, 4-25 og 4-26 fordelt på følgende bygninger/enheter:

• Blåhuset 6 plasser, fortrinnsvis §§ 4-4, 5. ledd og 4-12.
• Skogstua 1 plass, fortrinnsvis §§ 4-6 og 4-25
• Fredriksberg 2 plasser, fortrinnsvis §§ 4-24 og 4-26
• Tillermo 3 plasser, fortrinnsvis §§ 4-24 og 4-26
• Fagerlidal 1 plass til selvstendighetstrening

Da systemrevisjonen ble gjennomført hadde institusjonen 5 beboere: 1 på Blåhuset, 2 på Tillermo 1 på Fagerlidal og 1 på Fredriksberg.

Institusjonens lokaler i Hovedhuset, Rødstua og Gammelgården er i tillegg godkjent som omsorgssenter for inntil 12 enslig mindreårige asylsøkere.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17. 09.2010. Dato for tilsynet var på forhånd avklart med daglig leder for institusjonen. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble holdt 20.10.2010. Her deltok to fra institusjonens ledelse, tre miljøterapeuter, en miljøarbeider og to studenter.

Intervjuer

Fire personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble holdt 20.10. 2010. Her deltok to fra ledelsen, to miljøterapeuter, en miljøarbeider og en student.

Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at myndighetskravene knyttet til tvang i akutte faresituasjoner, jfr. rettighetsforskriften § 18, overholdes.

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendt materiale, gjennomgang av dokumenter vi fikk under tilsynet og intervju med ansatte.

Funn

Tilsynet påpeker ingen avvik eller merknader.

Regelverk

• Lov om barneverntjenster av 17. juli 1992 nr 100.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11. desember 2003.
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner av 10. juni 2008 nr 580.
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 11. desember 2003 nr. 1564.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan med vedlagt organisasjonskart
• Oversikt over ansatte med stillingsbetegnelse og dato for tiltredelse
• Rutiner/prosedyrer/skjema for handtering av vold og trusler
• Rutiner/prosedyrer/skjema for bruk av tvang i akutt faresituasjon
• Rutiner/prosedyrer/skjema for føring av tvangsprotokoll og beslagsprotokoll
• Skjema og rutiner for avvik
• 12 tvangsprotokoller med henvisning til § 18 i rettighetsforskriften

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Skjema for opplæringsbehov
• Opplæringsplan
• Sjekkliste for nyansatte (1. dag, 1. uke og 1. måned)
• HMS mål og plan

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen til institusjonen, datert 17.09. 2010
• E-post fra institusjonen av 12.10. 2010 med vedlagte skjema og rutiner
• Oversendelse av tvangsprotokoller, mottatt 15.10.2010
• E-post av 18.10. 2010 med internkontroll for HMS

Deltakere

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Kjersti Holum Karlstrøm
Rådgiver Randi Haugland (revisjonsleder)