Skånland kommune - Tilbakemelding til kommunen – stikkprøvetilsyn med den kommunale saksbehandlingen – avlastning til eldre 2010

Fylkesmannen i Troms har gjennomført tilsyn med Skånland kommunes saksbehandling ved utredning og tildeling av avlastning til eldre. Tilsynet er en form for stikkprøve og baseres på gjennomgang av den skriftlige dokumentasjon i et antall saker.

Tilsynet er gjennomført på bakgrunn av skriftlig veiledning fra Statens Helsetilsyn.

Dette brevet er tilbakemeldingen fra Fylkesmannen i Troms til Skånland kommune. Fylkesmannen ber også om tilbakemelding fra kommunen om hvordan man skal hindre at tilsvarende feil som vi påpeker, ikke gjentar seg i fremtiden. Dette kommer vi tilbake til mot slutten av brevet.

Fylkesmannens tilsynslag:

Fylkesmannens tilsynslag har bestått av rådgiver Marianne Hovde, fagansvarlig Nils Aadnesen og rådgiver Sølvi Melum (revisjonsleder).

Formålet med tilsynet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke at kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har særlig tyngende omsorgsarbeid overfor eldre. Tilsynet har fokusert på saksbehandlingen knyttet til

• Utredningsplikten
• Individuell vurdering
• Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Innhenting av saker

I eget brev ba Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms om at kommunen sendte inn følgende dokumentasjon (sitat):

”Type saker:

• Saker der kommunen har innvilget, delvis innvilget eller avslått avlastning til eldre etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b). Vi understreker at vi sikter til alle typer avlastning, selv om vi er oppmerksomme på at avlastning for eldre ofte gis i form av opphold på institusjon.
• Saker om tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven, der behov for avlastning har vært blant vurderingstemaene. Saker om tildeling av korttidsplass som utelukkende begrunnes ut fra pasientens behov for tjenester skal ikke sendes inn.

Tidsrom:

• Vi ber om alle saker der det er truffet vedtak i perioden 01.05.08-01.05.10.

Hvilke dokumenter:

• Vi ber om all dokumentasjon knyttet til de aktuelle vedtak. Det vil si søknad, saksutredning, IPLOS-kartlegging, brev, vedtak, journalnotat mv. Dokumentasjon som bare er registrert på data, må naturligvis skrives ut. Dokumentasjonen skal ikke anonymiseres”.

Innsendt dokumentasjon

Den 25.05.10 mottok vi dokumentasjon fra Skånland kommune.

Dokumentasjonen inneholder ingen saker vedrørende korttidsopphold etter kommunehelsetjenesteloven. Helsetilsynet i Troms har derfor ikke deltatt i den videre gjennomgang.

Innsendt dokumentasjon er knyttet til 5 tjenestemottakere innen målgruppen.

1 sak er holdt utenfor videre gjennomgang på grunn av tjenestemottakerens alder.

Veiledere i forhold til saksbehandlingen

Vår gjennomgang tar utgangspunkt i kravene som følger av lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) og lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Før vi går nærmere inn på de konkrete funn, vil vi nevne følgende veiledere fra tidligere Sosial- og helsedirektoratet:

• IS-1382: Anbefalinger til saksbehandlingsprosessen. Lov om sosiale tjenester § 4-2.
• IS-1040: Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester

Disse veilederne utdyper en del av de krav og anbefalinger som vi kommer inn på.

Fylkesmannens tilbakemelding

I vår gjennomgang har vi forutsatt at kommunens ”saksutredning” er sendt ut til de private parter, sammen med ”melding om vedtak”. Saksutredningen og melding om vedtak vurderes altså som et samlet enkeltvedtak i forhold til kravene i forvaltningsloven kapittel V. Kommunen bør i enkeltvedtakene henvise til saksutredningene som legges ved, slik at det sikres at de sendes ut sammen med enkeltvedtakene.

Fylkesmannens gjennomgang viser:

• Vedtakene gjengir ikke innholdet av de regler i sosialtjenesteloven som vedtaket bygger på. Kommentar: Kravet her følger av forvaltningsloven § 25 første ledd. I utgangspunktet vil det være nødvendig å gjengi innholdet av reglene, for å sette parten i stand til å forstå vedtaket.
• I flere saksutredninger er det vist til feil lovhjemmel. Kommentar: Riktig lovhjemmel for avlastning er sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 bokstav b). Kommunen har i noen saksutredninger vist til sosialtjenesteloven § 4-2 d) eller lov om helsetjenesten i kommunene.
• Alle enkeltvedtakene inneholder feil informasjon om klageinstans og klagefrist. Kommentar: I underretning om enkeltvedtak skal det gis opplysning om klageinstans og klagefrist, jf forvaltningsloven § 27 tredje ledd. Klageinstans etter sosialtjenesteloven er Fylkesmannen. Klageinstans etter kommunehelsetjenesteloven er Helsetilsynet i fylket. Klagefrist på enkeltvedtak er 3 uker.
• Ingen av enkeltvedtakene informerer om retten til å se sakens dokumenter. Kommentar: I underretning om enkeltvedtak skal det gis opplysning om retten etter forvaltningsloven § 18, jfr § 19 til å se sakens dokumenter, jf forvaltningsloven § 27 tredje ledd.
• Det foreligger to avslag på avlastningsopphold og disse er ikke begrunnet i samsvar med regelverket. Kommentar: Avslag skal begrunnes og krav til begrunnelsens innhold fremkommer i forvaltningsloven § 25. Det fører for langt å redegjøre nærmere om detaljene i regelverket her, men det understrekes at avlastning ikke kan avslås bare fordi man ikke har en ledig institusjonsplass. Begrunnelsen må være knyttet til at vilkårene i sosialtjenesteloven §§ 4-3 og 4-4 ikke er oppfylt, at man vurderer det som forsvarlig å gi avlastning på et annet tidspunkt enn det vedkommende ønsker og/ eller at man ivaretar behovet for avlastning gjennom tiltak i hjemmet mv. I den ene saken ser vi av innsendte utskrifter av profil, at kommunen har gitt tjenester i form av praktisk bistand/hjemmesykepleie i perioden det var gitt avslag om avlastning. Opplysningene ville vært relevant å ta med i begrunnelsen av vedtaket om avslag.

Funn fra fylkesmennenes stikkprøvetilsyn skal følges opp av de aktuelle kommunene. Vi viser til forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g).

Skånland kommune bes gjøre rede for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at tilsvarende type feil gjentar seg i fremtiden.

Vi ber om kortfattet tilbakemelding innen 18. oktober 2010.

Med hilsen

Jan-Peder Andreassen (e.f.)
avdelingsdirektør

Nils Aadnesen
fagansvarlig

Kopi til:
Skånland kommune
Statens helsetilsyn