Sørreisa kommune - Tilbakemelding til kommunen – stikkprøvetilsyn med den kommunale saksbehandlingen – avlastning til eldre 2010

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms har gjennomført tilsyn med Sørreisa kommunes saksbehandling ved utredning og tildeling av avlastning til eldre. Tilsynet er en form for stikkprøve og baseres på gjennomgang av den skriftlige dokumentasjon i et antall saker.

Tilsynet er gjennomført på bakgrunn av skriftlig veiledning fra Statens Helsetilsyn.

Dette brevet er tilbakemeldingen fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms til Sørreisa kommune. Fylkesmannen ber også om tilbakemelding fra kommunen om hvordan man skal hindre at tilsvarende feil som vi påpeker, ikke gjentar seg i fremtiden. Dette kommer vi tilbake til mot slutten av brevet.

Fylkesmannen og Helsetilsynets tilsynslag har bestått av rådgiver Eli Åsgård, rådgiver Marianne Hovde, rådgiver Sølvi Melum og fagansvarlig Nils Aadnesen (revisjonsleder).

Formålet med tilsynet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke at kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har særlig tyngende omsorgsarbeid overfor eldre. Tilsynet har fokusert på saksbehandlingen knyttet til

• Utredningsplikten
• Individuell vurdering
• Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Innhenting av saker

I eget brev ba Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms om at kommunen sendte inn følgende dokumentasjon (sitat):

”Type saker:

• Saker der kommunen har innvilget, delvis innvilget eller avslått avlastning til eldre etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b). Vi understreker at vi sikter til alle typer avlastning, selv om vi er oppmerksomme på at avlastning for eldre ofte gis i form av opphold på institusjon.
• Saker om tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven, der behov for avlastning har vært blant vurderingstemaene. Saker om tildeling av korttidsplass som utelukkende begrunnes ut fra pasientens behov for tjenester skal ikke sendes inn.

Tidsrom:

• Vi ber om alle saker der det er truffet vedtak i perioden 01.05.08-01.05.10.

Hvilke dokumenter:

• Vi ber om all dokumentasjon knyttet til de aktuelle vedtak. Det vil si søknad, saksutredning, IPLOS-kartlegging, brev, vedtak, journalnotat mv. Dokumentasjon som bare er registrert på data, må naturligvis skrives ut. Dokumentasjonen skal ikke anonymiseres”.

Innsendt dokumentasjon

Den 12.05.10 mottok vi dokumentasjon fra Sørreisa kommune.

Dokumentasjonen inneholder flere vedtak vedrørende korttidsopphold etter kommunehelsetjenesteloven. Helsetilsynet i Troms har derfor deltatt i den videre gjennomgang.

Innsendt dokumentasjon er knyttet til 15 tjenestemottakere innen målgruppen.

1 sak er holdt utenfor, fordi den faller utenfor målgruppen.

Veiledere i forhold til saksbehandlingen

Vår gjennomgang tar utgangspunkt i kravene som følger av lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven), lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) og lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Før vi går nærmere inn på de konkrete funn, vil vi nevne følgende veiledere fra tidligere Sosial- og helsedirektoratet:

• IS-1382: Anbefalinger til saksbehandlingsprosessen. Lov om sosiale tjenester § 4-2.
• IS-1040: Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester

Disse veilederne utdyper en del av de krav og anbefalinger som vi kommer inn på.

Tilsynets tilbakemelding

Vår gjennomgang viser:

• Det mangler skriftlige vedtak i flere saker. Kommentar: Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at en part underrettes om vedtaket så snart som mulig. Dette følger av forvaltningsloven § 27. Forvaltningsloven § 23 bestemmer at enkeltvedtak skal være skriftlig, og de unntak loven åpner for er ikke aktuelle i disse sakene. Skriftlighet har betydning i forhold til at avgjørelsene blir klare og utvetydige, og at parten får informasjon om klageadgang mv. I noen saker er det notert på saken hva som ble vedtatt, selv om det ikke er sendt ut skriftlig vedtak. I noen andre saker er heller ikke det vedtatte notert.
• Ingen av enkeltvedtakene informerer om retten til å se sakens dokumenter. Kommentar: I underretning om enkeltvedtak skal det gis opplysning om retten etter forvaltningsloven § 18, jf. § 19 til å se sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven § 27 tredje ledd.

Tilbakemelding fra kommunen

Funn fra våre stikkprøvetilsyn skal følges opp av de aktuelle kommunene. Vi viser til forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g).

Sørreisa kommune bes gjøre rede for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at tilsvarende type feil gjentar seg i fremtiden.

Vi ber om kortfattet tilbakemelding innen 18. oktober 2010.

Med hilsen

Jan-Peder Andreassen (e.f.)
avdelingsdirektør

Caroline Olsborg
fylkeslege

Kopi til:
Sørreisa kommune Pleie- og omsorgsenheten
Statens helsetilsyn