Tranøy kommune - Tilbakemelding til kommunen. Stikkprøvetilsyn med den kommunale saksbehandlingen - avlastning til eldre 2010

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms har gjennomført tilsyn med Tranøy kommunes saksbehandling ved utredning og tildeling av avlastning til eldre.  Tilsynet er en form for stikkprøve og baseres på gjennomgang av den skriftlige dokumentasjon i et antall saker. 

Tilsynet er gjennomført på bakgrunn av skriftlig veiledning fra Statens Helsetilsyn.

Dette brevet er tilbakemeldingen fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms til Tranøy kommune.  Fylkesmannen ber også om tilbakemelding fra kommunen om hvordan man skal hindre at tilsvarende feil som vi påpeker, ikke gjentar seg i fremtiden.  Dette kommer vi tilbake til mot slutten av brevet.

Fylkesmannen og Helsetilsynets tilsynslag har bestått av rådgiver Eli Åsgård, rådgiver Marianne Hovde, rådgiver Sølvi Melum og fagansvarlig Nils Aadnesen (revisjonsleder).

Formålet med tilsynet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke at kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har særlig tyngende omsorgsarbeid overfor eldre.  Tilsynet har fokusert på saksbehandlingen knyttet til

• Utredningsplikten
• Individuell vurdering
• Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Innhenting av saker

I eget brev ba Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms om at kommunen sendte inn følgende dokumentasjon (sitat):

”Type saker:

• Saker der kommunen har innvilget, delvis innvilget eller avslått avlastning til eldre etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b).  Vi understreker at vi sikter til alle typer avlastning, selv om vi er oppmerksomme på at avlastning for eldre ofte gis i form av opphold på institusjon.
• Saker om tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven, der behov for avlastning har vært blant vurderingstemaene.  Saker om tildeling av korttidsplass som utelukkende begrunnes ut fra pasientens behov for tjenester skal ikke sendes inn.

Tidsrom:

• Vi ber om alle saker der det er truffet vedtak i perioden 01.05.08-01.05.10.

Hvilke dokumenter:

• Vi ber om all dokumentasjon knyttet til de aktuelle vedtak.  Det vil si søknad, saksutredning, IPLOS-kartlegging, brev, vedtak, journalnotat mv. Dokumentasjon som bare er registrert på data, må naturligvis skrives ut.  Dokumentasjonen skal ikke anonymiseres”.

Innsendt dokumentasjon

Den 16.06.10 mottok vi dokumentasjon fra Tranøy kommune.

Dokumentasjonen inneholder ett vedtak vedrørende korttidsopphold etter kommunehelsetjenesteloven.  Helsetilsynet i Troms har derfor deltatt i den videre gjennomgang.

Innsendt dokumentasjon er knyttet til 2 tjenestemottakere innen målgruppen.

Veiledere i forhold til saksbehandlingen

Vår gjennomgang tar utgangspunkt i kravene som følger av lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven), lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) og lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).  Før vi går nærmere inn på de konkrete funn, vil vi nevne følgende veiledere fra tidligere Sosial- og helsedirektoratet:

• IS-1382: Anbefalinger til saksbehandlingsprosessen. Lov om sosiale tjenester § 4-2.
• IS-1040: Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester

Disse veilederne utdyper en del av de krav og anbefalinger som vi kommer inn på. 

Tilsynets tilbakemelding

Vår gjennomgang viser:

• I all hovedsak mangler en skriftlig utredning av sakene.  Kommentar: Kravet til skriftlighet vil langt på vei kunne ivaretas av mer fyldige fremstillinger i enkeltvedtakenes begrunnelser, også i de sakene der avlastning innvilges.  Vi anbefaler kommunen en slik praksis. Etter forvaltningsloven er likevel kravet til samtidig skriftlig begrunnelse ikke så strengt når søknader imøtekommes fullt ut. Det må imidlertid følge av prinsipper for god forvaltningsskikk og forsvarlig saksbehandling at de sentrale ledd av saksutredningen, og opplysninger av betydning for vedtakets innhold, uansett blir nedtegnet skriftlig. Skriftlighetskravet fremkommer direkte i forbindelse med muntlige konferanser, jf forvaltningsloven § 11d annet ledd.  Indirekte har det også betydning å notere underveis for å kunne ivareta partenes innsynsrett og for å være bedre forberedt dersom parten krever etterfølgende begrunnelse, jf forvaltningsloven § 27. Vi er oppmerksomme på at noe løpende informasjon fremkommer i Profil, men vil altså anbefale at det gis en samlet skriftlig fremstilling i alle enkeltvedtak.  Eventuelt kan det også henvises til og vedlegges kopi av tidligere framstillinger, jf forvaltningsloven § 25 andre ledd.
• Det foreligger to avslag på avlastningsopphold på sykehjemmet og disse er ikke begrunnet i samsvar med regelverket.  Kommentar: Avslag skal begrunnes og krav til begrunnelsens innhold fremkommer i forvaltningsloven § 25.  Det fører for langt å redegjøre nærmere om detaljene i regelverket her, men det understrekes at avlastning ikke kan avslås bare fordi man ikke har en ledig institusjonsplass.  Begrunnelsen må være knyttet til at vilkårene i sosialtjenesteloven §§ 4-3 og 4-4 ikke er oppfylt, at man vurderer det som forsvarlig å gi avlastning på et annet tidspunkt enn det vedkommende ønsker og/ eller at man ivaretar behovet for avlastning gjennom tiltak i hjemmet mv.
• I ett enkeltvedtak innvilges korttidsopphold (sak 6/2009) uten at vedtaket er hjemlet i kommunehelsetjenesteloven og uten at man begrunner hvorfor man ikke som tidligere tilbyr ordningen som avlastning etter sosialtjenesteloven. Kommentar: Krav til begrunnelse av enkeltvedtak fremkommer i forvaltningsloven § 25. Vi understreker her at siden kommunen kan ta betaling for korttidsopphold, men ikke avlastning, er det av særlig betydning at valg av hjelpeform begrunnes.
• Alle enkeltvedtakene inneholder upresis informasjon om klageinstans og klagefrist.    Kommentar: I underretning om enkeltvedtak skal det gis opplysning om klageinstans og klagefrist, jf forvaltningsloven § 27 tredje ledd. Klageinstans etter sosialtjenesteloven er Fylkesmannen.  Klageinstans etter kommunehelsetjenesteloven er Helsetilsynet i fylket.  Klagefrist på enkeltvedtak er 3 uker.
• Ingen av enkeltvedtakene informerer om retten til å se sakens dokumenter. Kommentar: I underretning om enkeltvedtak skal det gis opplysning om retten etter forvaltningsloven § 18, jfr § 19 til å se sakens dokumenter, jf forvaltningsloven § 27 tredje ledd.

Tilbakemelding fra kommunen

Funn fra våre stikkprøvetilsyn skal følges opp av de aktuelle kommunene.  Vi viser til forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g).

Tranøy kommune bes gjøre rede for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at tilsvarende type feil gjentar seg i fremtiden. 

Vi ber om kortfattet tilbakemelding innen 18. oktober 2010.

Med hilsen

Jan-Peder Andreassen
avdelingsdirektør

Caroline Olsborg
fylkeslege

Kopi til:
Tranøy sykehjem v/virksomhetsleder
Statens Helsetilsyn