Rapport fra systemrevisjon ved Aleris Ungplan Nord AS

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang.

De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten. Det ble ikke påpekt avvik eller gitt merknader.

Dato: 30.06.11

Sølvi Melum
fagansvarlig, revisjonsleder 

Monica Solnes
rådgiver

Eva Angell
rådgiver

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aleris Ungplan Nord AS i perioden 28.04.11 - 30.06.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 2-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Aleris Ungplan Nord AS er en privat barneverninstitusjon som er godkjent av Barne-, ungdoms- og familieetaten. Institusjonen kan ta imot 21 barn og unge i alderen 13-23 år. Institusjonen er godkjent for plasseringer etter lov om barneverntjenester § 4-4 femte ledd, § 4-6, § 4-12, § 4-24, § 4-25 og 4-26.

Institusjonens hovedkontor er plassert i Tromsø sentrum. Det er syv avdelinger/ bofellesskap som ligger spredt i Tromsø kommune, og kan nås med bil innen en time.

Tilsynet har fått opplyst at det er gjort endringer i eierstrukturen ved at Nymogården, som hittil har vært en selvstendig godkjent barneverninstitusjon, nå er blitt en avdeling i Aleris Ungplan Nord AS.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.04.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 09.06.11.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 09.06.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at myndighetskravene knyttet til føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang, ikke brytes.

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendt materiale, gjennomgang av dokumenter vi fikk under tilsynet og intervjuer av ansatte.

5. Funn

Det ble ikke påpekt avvik eller gitt merknader.

Tilsynet fikk opplysninger om forhold som skal bidra til at myndighetskrav etterleves innen de reviderte områder, blant annet:

• Institusjonens har i vår evaluert og revidert ”prosedyrer ved føring av tvangsprotokoll”.
• En tvangsprotokoll pr. tvangshandling (paragraf) selv om tvangstiltakene springer ut av samme episode.
• I de 10 gjennomgåtte tvangsprotokollene er alle feltene fylt ut.
• Institusjonen har et system for føring og oppfølging av tvangsprotokoller, herunder at protokollene gjennomgås med beboerne og evalueres med personalet.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr 100.
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 12.12.2002 nr 1594.
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003 nr 1564.
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner av 10.06.2008 nr 580.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Tvangsprotokoller
• Institusjonsplan, versjon 1-2009

- Herunder oppdatert organisasjonskart og liste over ansatte

• Opplæringsplan for 2011
• Referater fra personalmøter hvor tvang har vært tema
• Prosedyre for føring av tvangsprotokoll
• Prosedyre for registrering og behandling av avvik
• Prosedyre for forebyggende tiltak
• Prosedyrer vedrørende rettighetskravene
• Overlappingsstruktur

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Det ble ikke gjennomgått ytterligere dokumentasjon enn det som var tilsendt i forkant.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om systemrevisjon 28.04.11

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Fagansvarlig Sølvi Melum, revisjonsleder
Rådgiver Monica Solnes
Rådgiver Eva Angell