Rapport fra tilsyn med arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn ved Astafjord barneverntjeneste 2011

Sammendrag

Fylkesmennene skal i 2011 gjennomføre landsomfattende tilsyn med barneverntjenester i kommunene. Formålet med tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, jf. barnevernloven.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende 2 hovedområder:

• Område 1: Sikrer kommunen at undersøkelsen gjennomføres i tråd med lov og forskriftskrav?
• Område 2: Sikrer kommunen at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav?

Det ble avdekket 1 avvik og gitt 1 merknad ved dette tilsynet. De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten.

Avvik 1:

Astafjord barneverntjeneste sikrer ikke alltid barnets rett til medvirkning ved evaluering av hjelpetiltak

Merknad 1:

Astafjord barneverntjeneste dokumenterer ikke fortløpende alle nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger i alle undersøkelsessaker.

Dato: 26.07.2011

For revisjonsteamet

Kjersti Holum Karlstrøm fung. avdelingsdirektør

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Astafjord barneverntjeneste i perioden 25.02.2011 – 26.07.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2011.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Astafjord barneverntjeneste er et interkommunalt samarbeid innen for barnevernsområdet mellom kommunene Gratangen, Lavangen og Salangen. Vertskommune for tjenesten er Salangen. Samarbeidet trådte i kraft 01.01.08.

Tjenesten har en grunnbemanning på 6,6 stillinger for ordinært barnevern inkludert de to stillinger som tjenesten fikk etter tildeling fra Fylkesmannen i 2011 i forbindelse med satsning på kommunalt barnevern, og har i tillegg 2,7 stillinger som arbeider med enslige mindreårige. Kommunen er organisert etter en tonivåmodell med 6 avdelinger, hvorpå barnevernleder er avdelingsleder i avdeling Astafjord barnevern, som utgjør en egen avdeling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.02.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke holdt.

Dokumentgjennomgang/Verifikasjoner

Tjenesten hadde på forhånd sendt Fylkesmannen kopi av alle dokumentene i saksmappene, til sammen 31 saksmapper. Disse mappene ble gjennomgått av Fylkesmannen før åpningsmøte.

Åpningsmøte ble holdt 06.06.2011.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Dokumentasjon

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 07.06.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Det landsomfattende tilsynet omfatter kommunale barneverntjenester etter lov om barneverntjenester (heretter barnevernloven).

Tilsynet er avgrenset til følgende to hovedområder:

Hovedområde 1: Gjennomføring av undersøkelser, herunder 3 undertema

1. Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse?
2. Sikrer kommunen barns rett til medvirkning i undersøkelsesfasen?
3. Sikrer kommunen at det foretas en forsvarlig vurdering før undersøkelsen konkluderes?

Hovedområde 2: Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn, herunder 3 undertema

1. Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig evaluering?
2. Sikrer kommunen barns rett til medvirkning i evalueringsfasen?
3. Sikrer kommunen at det foretas en faglig forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes?

5. Funn

Under område 2 ble det gitt 1 avvik.

Avvik 1:

Astafjord barneverntjeneste sikrer ikke alltid barnets rett til medvirkning ved evaluering av hjelpetiltak

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om barneverntjenester § 6-3, FNs barnekonvensjon artikkel 12, Forvaltningsloven § 17, Internkontrollforskriften § 4 e, f og g

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

• Astafjord barneverntjeneste har ikke utarbeidet rutiner/prosedyrer vedrørende barns rett til medvirkning, herunder retningslinjer for når og på hvilket grunnlag det skal gjennomføres enesamtaler med barnet.
• Gjennomgangen av 16 saksmapper viste at barneverntjenesten kun hadde snakket med
• 1 barn over 7 år av de 5 sakene hvor barnet hadde rett til å uttale seg.
• I intervju ble det opplyst at barneverntjenesten ikke rutinemessig snakker med alle barn som har fylt 7 år i forbindelse med evaluering av hjelpetiltak.
• Barneverntjenesten har ikke etablert et system for melding og håndtering av avvik som kan fange opp lovbrudd angående barns rett til medvirkning.

Kommentar:

Barns rett til å bli hørt er et grunnleggende prinsipp som er nedfelt i FNs barnekonvensjon. Konvensjonen gjelder som norsk lov. Barns rett til å bli hørt vil således være den samme i undersøkelsesfasen som ved evaluering av hjelpetiltak. I begge fasene vil det være kommunen som må legge til rette for barnets deltakelse.

Barnvernloven § 6-3 første ledd presiserer at barn som har fylt 7 år og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelser i sak som berører han eller henne. Barnet skal få mulighet til å si hva det mener om situasjonen. Barnet skal likevel ikke føle seg presset til å uttale seg. Dette er det også viktig å informere barnet om.

Merknad 1:

Astafjord barneverntjeneste dokumenterer ikke fortløpende alle nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger i alle undersøkelsessaker.

Kommentar:

I intervju ble det opplyst at barneverntjenesten har et etterslep hva gjelder skriving av undersøkelsesrapporter i noen saker. Barneverntjenesten har i intervju opplyst at de har til hensikt å utarbeide undersøkelsesrapporter i alle saker de har undersøkt. Etterslep på dokumentasjon kan medføre en risiko for feil eller mangelfull dokumentasjon.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystemer

I dette tilsynet ble det gitt 1 avvik og 1 merknad. Ved dette tilsynet fikk Fylkesmannen fremlagt en perm med rutiner, som viste seg å være gamle og ikke lenger i bruk. Det viste seg imidlertid at tjenestens ansatte hadde betydelig med rutiner som ble fulgt, men som ikke var skriftliggjort. Det ble opplyst fra barnevernleder at oppdatering av rutinepermen ikke var blitt prioritert de siste årene på grunn av det arbeidspress og den bemanningssituasjon tjenesten hadde hatt. Det ble opplyst at det nå var satt på dagsorden, og at leder ville sette av tid til å få dette gjort så snart de to stillingene Astafjord hadde fått i forbindelse med tildelingen fra Fylkesmannen tidligere i år, ble besatt. Tjenesten var enig i at det er behov for å styrke internkontrollsystemet i tjenesten.

Barnevernloven § 2-1 annet ledd pålegger kommunen en internkontrollplikt. Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at kommunen, herunder barnverntjenesten, utfører oppgavene sine i samsvar med lovpålagte krav. I dette tilsynet innbærer det at barnverntjenesten må sikre at undersøkelser og evalueringer blir kontinuerlig planlagt, utført, kontrollert og korrigert. Fylkesmannen forutsetter at tjenesten prioriterer dette arbeidet.

Fylkesmannen vil understreke at kommunen i utgangspunktet selv bestemmer hvilke prosedyrer og andre administrative tiltak som skal innarbeides i internkontrollen, men kommunen må konkret vurdere hva som er nødvendig og må i fremtiden ha et internkontrollsystem som fanger opp situasjoner/praksis som ikke er i samsvar med de myndighetskrav som gjelder, og bruke denne erfaringen til å regelmessig gjennomgå og forbedre tjenestene.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester (barnevernloven)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FN’s barnekonvensjon om barnets rettigheter (FN’s barnevernkonvensjon)
• Internkontrollforskriften

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• K4 samarbeidet – felles barneverntjeneste
• Organisasjonskart for Salangen kommune
• Oversikt over bemanning ved Astafjord barneverntjeneste
• Årsmelding
• Budsjettkommentar
• Skriftlige rutiner fra rutineperm
• Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Rutineperm ”internkontrollperm”
• Protokoll fra fagmøter Astafjord barneverntjeneste fra 9.11.2010
• Rutiner – Enslige mindreårige

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om systemrevisjon 25.02.2011

• Brev fra Astafjord barneverntjeneste datert 28.04.2011 med oversendelse av dokumentasjon
• Brev fra Astafjord barneverntjeneste datert 05.05.2011 med tilleggsdokumentasjon
• Brev fra Astafjord barneverntjeneste datert 28.04.2011 med tilsynsdokumentasjon
• Fylkesmannens brev datert 20.05.2011 med detaljert plan for tilsynsbesøket

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Fagansvarlig Katrine Storeheier Seniorrådgiver Eivind Pedersen Rådgiver Kjersti Holum Karlstrøm