Bjarkøy kommune - Tilbakemelding til kommunen - stikkprøvetilsyn med den kommunale saksbehandlingen - avlastning til eldre 2011

Fylkesmannen i Troms har gjennomført tilsyn med Bjarkøy kommunes saksbehandling ved utredning og tildeling av avlastning til eldre. Tilsynet er en form for stikkprøve og baseres på gjennomgang av den skriftlige dokumentasjon i et antall saker.

Tilsynet er gjennomført på bakgrunn av skriftlig veiledning fra Statens Helsetilsyn. Dette brevet er tilbakemeldingen fra Fylkesmannen i Troms til Bjarkøy kommune.

Fylkesmannen ber også om tilbakemelding fra kommunen om hvordan man skal hindre at tilsvarende feil som vi påpeker, ikke gjentar seg i fremtiden. Dette kommer vi tilbake til mot slutten av brevet.

Fylkesmannens tilsynslag:

Fylkesmannens tilsynslag har bestått av rådgiver Sølvi Melum og rådgiver Marianne Hovde (revisjonsleder).

Formålet med tilsynet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke at kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har særlig tyngende omsorgsarbeid overfor eldre. Tilsynet har fokusert på saksbehandlingen knyttet til

• Utredningsplikten
• Individuell vurdering
• Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Innhenting av saker

I eget brev ba Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms om at kommunen sendte inn følgende dokumentasjon (sitat):

Type saker:

Saker der kommunen har innvilget, delvis innvilget eller avslått avlastning til eldre etter lov om sosiale tjenester§ 4-2 bokstav b). Vi understreker at vi sikter til alle typer avlastning, selv om vi er oppmerksomme på at avlastning/or eldre ofte gis iform av opphold på institusjon.

Saker om tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven, der behov for avlastning har vært blant vurderingstemaene. Saker om tildeling av korttidsplass som utelukkende begrunnes ut fra pasientens behov for tjenester skal ikke sendes inn.

Tidsrom:

Vi ber om alle saker der det er truffet vedtak i perioden 01.04.09-01.04.11.

Hvilke dokumenter:

Vi ber om all dokumentasjon knyttet til de aktuelle vedtak. Det vil si søknad, saksutredning, IPLOS-kartlegging, brev, vedtak, journalnotat mv. Dokumentasjon som bare er registrert på data, må naturligvis skrives ut. Dokumentasjonen skal ikke anonymiseres".

Innsendt dokumentasjon:

Den 13.4.2011 mottok vi dokumentasjon fra Bjarkøy kommune. Dokumentasjonen inneholder ikke vedtak vedrørende korttidsopphold etter kommunehelsetjenesteloven. Helsetilsynet i Troms har derfor ikke deltatt i den videre gjennomgang.

Innsendt dokumentasjon er knyttet til2 tjenestemottakere innen målgruppen.

Veiledere i forhold til saksbehandlingen

Vår gjennomgang tar utgangspunkt i kravene som følger av lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) og lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Før vi går nærmere inn på de konkrete funn, vil vi nevne følgende veiledere fra tidligere Sosial- og helsedirektoratet:

IS-1382: Anbefalinger til saksbehandlingsprosessen. Lov om sosiale tjenester § 4-2.

IS-l040: Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester

Disse veilederne utdyper en del av de krav og anbefalinger som vi kommer inn på.

Fylkesmannens tilbakemelding

Fylkesmannens gjennomgang viser:

• Til flere av vedtakene mangler en fullstendig skriftlig utredning. Kommentar: Kravet til skriftlighet vil langt på vei kunne ivaretas av mer fyldige fremstillinger i enkeltvedtakenes begrunnelser, også i de sakene der avlastning innvilges fullt ut. Vi anbefaler kommunen en slik praksis. Etter forvaltningsloven er likevel kravet til samtidig skriftlig begrunnelse ikke så strengt når søknader imøtekommes fullt ut. Det må imidlertid følge av prinsipper for god forvaltningsskikk og forsvarlig saksbehandling at de sentrale ledd av saksutredningen, og opplysninger av betydning for vedtakets innhold, uansett blir nedtegnet skriftlig. Skriftlighetskravet fremkommer direkte i forbindelse med muntlige konferanser, jf forvaltningsloven§ 11dannet ledd, og underretningen om vedtaket skal gi et svar på den fremsatte søknaden, jf. fvl. § 27. Indirekte har det også betydning å notere underveis for å kunne ivareta partenes innsynsrett og for å være bedre forberedt dersom parten krever etterfølgende begrunnelse, jf forvaltningsloven § 24. I flere tilfeller er det ikke tilknyttet annen dokumentasjon til vedtakene enn IPLOS- registreringer, og vi vil altså anbefale at det gis en samlet skriftlig fremstilling i alle enkeltvedtak. Eventuelt kan det også henvises til og vedlegges kopi av tidligere framstillinger, jf forvaltningsloven § 25 andre ledd. Flere av sakene mangler også skriftlige søknader, og enkelte inneholder heller ikke noen skriftlig nedtegnelse av en eventuell muntlig søknad. Det kan på denne bakgrunn ikke utledes med sikkerhet hvem som har søkt, og hva det er søkt om, og da heller ikke om vedtaket er en full innvilgelse eller et delvis avslag. Kravet til skriftlig begrunnelse s/gerpes når søker har klare ønsker om avlastningsform og avlastningstidspunkt som ikke imøtekommes. Slike ønsker har kommunen plikt til å avklare i utredningen av saken, jf forvaltningsloven § 17 og lov om sosiale tjenester § 8-4.
• I sak "A" mangler skriftlig vedtak for ett avlastningsopphold. Oppholdet "bekreftes" i et vedtak om langtidsopphold som ligger vedlagt. Kommentar: Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at en part underrettes om vedtaket så snart som mulig. Dette følger av forvaltningsloven § 27. Forvaltningsloven § 23 bestemmer videre at enkeltvedtak som hovedregel skal være skriftlige, og de unntak som loven åpner for er ikke aktuelle i denne saken. Skriftlighet har betydning i forhold til at avgjørelsene blir klare og utvetydige, og at parten får informasjon om klageadgang mv.
• Vedtakene gjengir ikke innholdet i de regler i sosialtjenesteloven som vedtaket bygger på. Kommentar: Kravet til utrykkelig hjemmelshenvisning følger av forvaltningsloven 25 første ledd. I utgangspunktet vil det også være nødvendig å gjengi innholdet av reglene for å sette parten i stand til å forstå vedtaket.
• Vedtakene inneholder påtegning om at dokumentet er unntatt offentlighet, og viser til "offentlighetsloven § 5A ". Kommentar: Riktig hjemmelshenvisning for unntak av offentlighet på bakgrunn av at dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger er for vedtak etter sosialtjenesteloven offentleglova § 13, jf sosialtjenesteloven § 8-8,og for vedtak etter kommunehelsetjenesteloven offentleglova § 13, jf kommunehelsetjenesteloven § 6-6.
• I et av vedtakene er det ikke spesifisert når avlastningen skal gjennomføres, men det henvises til at "oppholdene avtales fortløpende". Kommentar: Dersom det er spesielt viktig for dem det gjelder at tjenesten ytes på bestemte tidspunkter, bør dette tas inn i enkeltvedtaket, jf også lov om sosiale tjenester § 4-4. Tidspunkt for avlastning kan være av særlig betydning- for å gi ekstra trygghet til omsorgsyter, for å gjøre det mulig å planlegge ferie mv, jf "Veiledende retningslinjer for individuelle omsorgsplaner" side 9. Ved at tidspunkt presiseres i enkeltvedtaket, vil det også være mulig å påklage denne del av beslutningen. Fylkesmannen er samtidig oppmerksom på at både omsorgsyter og omsorgsmottaker kan ønske at tidspunktet ikke fastsettes lang tid i forveien, slik at man har større fleksibilitet i forhold til aktuelle behov. Dersom dette er årsaken til at tidspunkt ikke fastsettes i enkeltvedtaket, bør det forklares i vedtaksteksten.
• I de fleste vedtakene er det ikke opplyst om klagefrist. I ett av vedtakene er det opplyst om fire ukers klagefrist med hjemmel i kommunehelsetjenesteloven § 2-4. Kommentar: I underretning om enkeltvedtak skal det gis opplysning om klageinstans og klagefrist, jf forvaltningsloven § 27, tredje ledd Klagefrist er tre uker etter sosialtjenesteloven § 8-6, jf. fvl. § 29.

Tilbakemelding fra kommunen

Funn fra fylkesmennenes stikkprøvetilsyn skal følges opp av de aktuelle kommunene. Vi viser til forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g).

Bjarkøy kommune bes gjøre rede for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at tilsvarende type feil gjentar seg i fremtiden.

Vi ber om kortfattet tilbakemelding innen 29. august 2011.

Ny lovgivning

Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) ble vedtatt 24.06.11, og trer i kraft når Kongen bestemmer. Pr. i dag er dato for dette ikke fastsatt, men når den nye helse- og omsorgstjenesteloven trer i kraft, blir någjeldende sosialtjenestelov og kommunehelsetjenestelov opphevet. Når den nye loven er trådt i kraft, må kommunen sørge for at det i saksbehandlingen henvises til bestemmelser i den nye loven.

Med hilsen

Nils Aadnesen
fung. avdelingsdirektør

Kopi til:

Statens Helsetilsyn, Postboks 8128 Dep, 0032 Oslo
Bjarkøy kommune, 9426 BJARKØY