Rapport fra tilsyn vedrørende brukerstyrt personlig assistanse (BPA) Karlsøy kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende område: Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav a).

Tilsynet skulle undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer informasjon om ordningen og at slikt tilbud vurderes, iverksettes og evalueres.

Det ble ikke påpekt avvik.

Det ble påpekt én merknad:

Karlsøy kommune bør vurdere nærmere hvilke skriftlige rutiner som er nødvendige for å ivareta ordningen med BPA.

Dato: 11.11.2011

Nils Aadnesen
fagansvarlig (revisjonsleder)

Renate Kristiansen
rådgiver

Maria Eidhammer
rådgiver

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Karlsøy kommune i perioden 6.7.2011 – 11.11.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Karlsøy kommune foretas saksbehandlingen vedrørende BPA i enheten ”Helse og barnevern”, men utredningen skjer i samarbeid med enheten ”Åpen omsorg”. Det avholdes ukentlige koordineringsmøter for fagtjenestene.

Kommunen har ikke hatt nye søknader om BPA i 2010/2011. Kommunen har imidlertid tatt initiativ til ansettelse av pårørende med særlig tyngende omsorgsarbeid, som et alternativ til omsorgslønn, i flere saker.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6.7.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 11.10.2011.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 12.10.2011 (videokonferanse).

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet brukerstyrt personlig assistanse (BPA) etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav a). BPA er en alternativ organisering av praktisk og personlig hjelp for sterkt funksjonshemmede som har behov for bistand i dagliglivet, både i og utenfor hjemmet. Ordningen er nærmere beskrevet i rundskriv I-20/2000 og I-15/2005, fra Helse- og omsorgsdepartementet.

Tilsynet skulle undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer informasjon om ordningen og at slikt tilbud vurderes, iverksettes og evalueres. Fylkesmannen konkretiserer kravene slik:

• Kommunen sikrer at det gis informasjon om ordningen med brukerstyrt personlig assistanse
• Kommunen sikrer at BPA kan tilbys i de tilfeller vilkårene er oppfylt
• Kommunen sikrer at tildeling av BPA vurderes innenfor de samme rettslige rammene som andre sosiale tjenester
• Kommunen sikrer at tjenestemottakers/ dennes representants synspunkter og ønsker innhentes
• Kommunen sikrer at det vurderes om tjenestemottaker er i stand til å ha arbeidslederrollen
• Kommunen sikrer at det vurderes om andre enn tjenestemottaker kan bistå med å ivareta arbeidslederrollen
• Kommunen vurderer om evt. andre enn tjenestemottaker har de nødvendige fullmakter til å bistå ved arbeidsledelse
• Kommunen sikrer at det tas stilling til hvem som skal ha arbeidsgiveransvaret
• Kommunen sikrer at avslag oppfyller krav til begrunnelse
• Kommunen sikrer at enkeltvedtaket angir rammen for bistanden som tildeles
• Kommunen sikrer at det ikke treffes vedtak som er for kortvarige
• Kommunen sikrer at det vurderes om deler av bistanden krever medisinsk faglig kompetanse og om denne bør holdes utenfor BPA
• Kommunen sikrer at det vurderes om BPA kan gis i kombinasjon med andre tjenester
• Kommunen sikrer at det vurderes om pårørende og andre nærstående i stedet innvilges kompensasjon i form av omsorgslønn
• Kommunen sikrer at assistentene får basisopplæring i fht. etiske problemstillinger, taushetsplikt mv.
• Kommunen sikrer at assistentene kjenner kommunens beslutning om hva det er innvilget hjelp til
• Kommunen sikrer at tjenesten evalueres i samarbeid med tjenestemottaker
• Kommunen dekker utgifter til annonser, opplæring mv
• Kommunen sikrer at eventuelt vederlag vurderes i henhold til forskriften
• Kommunen dekker utgifter som er nødvendige for å yte tjenesten

Kommunen kan selv velge om assistenten skal ansettes i kommunen, eller om de praktiske sidene skal overlates til brukeren selv eller andelslag. På dette punkt omfattet tilsynet bare om kommunen sikrer at slikt valg blir tatt. Tilsynet omfattet ikke arbeidsrettslige forhold, som ikke reguleres av lov om sosiale tjenester.

5. Funn

Det ble ikke påpekt avvik.

Det ble påpekt én merknad:

Karlsøy kommune bør vurdere nærmere hvilke skriftlige rutiner som er nødvendige for å ivareta ordningen med BPA.

Kommentar:
Etter lov om sosiale tjenester § 2-1, andre ledd, har kommunen en plikt til å føre internkontroll for å sikre at blant annet BPA-tjenesten er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Det ligger i plikten blant annet å sikre at det er vurdert hvilke rutiner som er nødvendige for virksomheten. Vi viser til at veileder IS-1183 kan være til hjelp i forhold til disse vurderingene, og da særlig side 21 og 24. Karlsøy kommune har enkelte skriftlige rutiner, men tilsynet mener at kommunen mer jevnlig bør vurdere om disse dekker behovet kommunen har for dokumentasjon.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift til lov om sosiale tjenester m.v., kapittel 8 (vederlag)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Mal: ”Melding om administrativt vedtak”
• Skjema: ”Egensøknad – Tildeling av pleie- og omsorgstjenester i Karlsøy kommune”
• Administrativ organisasjonsplan pr 1.6.2011.
• Skjema: ”Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak”
• Kvalitetssikringsdokument: ”Saksbehandling Profil”
• Skjema: ”Kartlegging av tjenestebehov”
• Kvalitetssikringsdokument: ”Prosedyrer for tildeling av tjenester for psykisk utviklingshemmede”
• Aktuelle dokumenter knyttet til BPA i 2 saker (søknad, vedtak, referat fra evaluering mv)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Dokument ”2.1. Rutiner sosialtjenesten”
• Utskrift fra kommunens hjemmesider: ”Brukerstyrt personlig assistanse”

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 6.7.2011
• Plan for tilsyn av 15.9.2011

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Maria Eidhammer

Rådgiver Renate Kristiansen

Fagansvarlig Nils Aadnesen (revisjonsleder)