Karlsøy kommune - Tilbakemelding til kommunen - stikkprøvetilsyn med den kommunale saksbehandlingen - avlastning til eldre 2011

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms har gjennomført tilsyn med Karlsøy kommunes saksbehandling ved utredning og tildeling av avlastning til eldre. Tilsynet er en form for stikkprøve og baseres på gjennomgang av den skriftlige dokumentasjon i et antall saker.

Tilsynet er gjennomført på bakgrunn av skriftlig veiledning fra Statens Helsetilsyn. Dette brevet er tilbakemeldingen fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms til Karlsøy kommune. Vi ber også om tilbakemelding fra kommunen om hvordan man skal hindre at tilsvarende feil som vi påpeker, ikke gjentar seg i fremtiden. Dette kommer vi tilbake til mot slutten av brevet.

Vårt tilsynslag har bestått av rådgiver Eli Åsgård, rådgiver Sølvi Melum og rådgiver Marianne Hovde (revisjonsleder).

Formålet med tilsynet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke at kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har særlig tyngende omsorgsarbeid overfor eldre. Tilsynet har fokusert på saksbehandlingen knyttet til

• Utredningsplikten
• Individuell vurdering
• Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Innhenting av saker

I eget brev ba Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms om at kommunen sendte inn følgende dokumentasjon (sitat):

Type saker:

Saker der kommunen har innvilget, delvis innvilget eller avslått avlastning til eldre etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b). Vi understreker at vi sikter til alle typer avlastning, selv om vi er oppmerksomme på at avlastning for eldre ofte gis i form av opphold på institusjon.

Saker om tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven, der behov for avlastning har vært blant vurderingstemaene. Saker om tildeling av korttidsplass som utelukkende begrunnes ut fra pasientens behov for tjenester skal ikke sendes inn.

Tidsrom:

Vi ber om alle saker der det er truffet vedtak i perioden 01.04.09-01.04.11.

Hvilke dokumenter:

Vi ber om all dokumentasjon knyttet til de aktuelle vedtak. Det vil si søknad, saksutredning, IPLOS-kartlegging, brev, vedtak, journalnotat mv. Dokumentasjon som bare er registrert på data, må naturligvis skrives ut. Dokumentasjonen skal ikke anonymiseres".

V

Innsendt dokumentasjon

Den 7.5.2011 mottok vi dokumentasjon fra Karlsøy kommune. Dokumentasjonen inneholder 8 vedtak vedrørende korttidsopphold etter kommunehelsetjenesteloven. Helsetilsynet i Troms har derfor deltatt i den videre gjennomgang.

Innsendt dokumentasjon er knyttet til6 tjenestemottakere innen målgruppen.

VVeiledere i forhold til saksbehandlingen

Vår gjennomgang tar utgangspunkt i kravene som følger av lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven), lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) og lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Før vi går nærmere inn på de konkrete funn, vil vi nevne følgende veiledere fra tidligere Sosial- og helsedirektoratet:

• IS-1382: Anbefalinger til saksbehandlingsprosessen. Lov om sosiale tjenester§ 4-2.
• IS-l 040: Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester

Disse veilederne utdyper en del av de krav og anbefalinger som vi kommer inn på.

Tilsynets tilbakemelding

I vår gjennomgang har vi forutsatt at kommunens "saksutredning" er sendt ut til de private parter, sammen med melding om vedtak/svar på søknad. Saksutredningen og melding om vedtak vurderes altså som et samlet enkeltvedtak i forhold til saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven kapittel IV-VI. Vi legger også til grunn at det er sendt ut eget vedlegg med "Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak" i sakene.

Vår gjennomgang viser:

• Den skriftlige utredning av sakene og den skriftlige underretningen til partene om vedtaket er ikke tilstrekkelig på alle punkter. Kommentar: Flere av sakene mangler skriftlige søknader, og enkelte inneholder heller ikke noen skriftlig nedtegnelse av en eventuell muntlig søknad. Det kan på denne bakgrunn ikke utledes med sikkerhet hvem som har søkt, og hva det er søkt om, og da heller ikke om vedtaket er en full innvilgelse eller et delvis avslag. Skriftlighetskravet fremkommer direkte i forbindelse med muntlige konferanser, jf forvaltningsloven § 11d annet ledd, og underretningen om vedtaket skal gi et svar på den fremsatte søknaden, jf fvl. § 27. Det vil videre kunne ha betydning for de krav som stilles til vedtakets begrunnelse hvorvidt det faktisk er gitt et delvis avslag, jf fvl. §§ 24 og 25. Kravet til skriftlig begrunnelse slqerpes når søker har klare ønsker om avlastnings/orm og avlastningstidspunkt som ikke imøtekommes. Slike ønsker har kommunen plikt til å avklare i utredningen av saken, jf forvaltningsloven § 17 og lov om sosiale tjenester § 8-4.
• Det foreligger ingen skriftlige avslag på avlastning i de dokumenter vi har fått oversendt. Kommentar: Tilsynet kan i hvert fall i en sak fastslå at det skulle vært gitt avslag på søknad om avlastning, selv om man innvilget korttidsopphold. Dersom avlastning avslås helt eller delvis, skal det begrunnes i skriftlig enkeltvedtak. Kravet til begrunnelsens innhold, samt kravene til underretningen til partene om vedtaket, fremkommer i forvaltningsloven §§ 25 og 27.
• En del vedtak om korttidsopphold er innvilget med hjemmel i kommunehelsetjenesteloven § 1-3. Kommentar: Riktig hjemmel for vurdering av korttidsopphold er kommunehelsetjenesteloven§ 2-1 første ledd, jf § 1-3 andre ledd nr. 6. Vedtaket må vise til riktig lifemmel, og i utgangspunktet vil det også være nødvendig å gjengi innholdet av reglene, for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, jf. fvl. § 25.
• Tilsynet vil bemerke at det i ett av vedtakene er vist til at hjemmelen for å unnta dokumentene offentlighet er offentlighetsloven § Sa. Flere av vedtakene inneholder ikke påtegning om dette overhodet. Vi gjør oppmerksom på at offentlighetsloven er endret slik at hjemmelen nå vil være offentleglova § 13,jf. forvaltningsloven § 13. Forkortelsen er offl. § 13, jf. fvl. § 13.
• Tilsynet vil for øvrig bemerke at kommunens "Egensøknadsskjema" for tildeling av pleie- og omsorgstjenester ikke inneholder avlastning (i eller utenfor institusjon) som tjenestealtemativ. Dette kan føre til at søkere som irealiteten ønsker å søke om avlastning krysser av for alternativet "korttidsopphold i institusjon". Søknadsskjemaet bør endres slik at søkerne gis anledning til å krysse av for dette. Som kjent vil avlastning kunne være ønskelig for parten, siden denne tjenesten er gratis.

Tilbakemelding fra kommunen

Funn fra våre stikkprøvetilsyn skal følges opp av de aktuelle kommunene. Vi viser til forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g).

Karlsøy kommune bes gjøre rede for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at tilsvarende type feil gjentar seg i fremtiden

Vi ber om kortfattet tilbakemelding innen 29. august 2011.

Ny lovgivning

Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) ble vedtatt 24.06.11, og trer i kraft når Kongen bestemmer. Pr. i dag er dato for dette ikke fastsatt, men når den nye helse- og omsorgstjenesteloven trer i kraft, blir någjeldende sosialtjenestelov og kommunehelsetjenestelov opphevet. Når den nye loven er trådt i kraft, må kommunen sørge for at det i saksbehandlingen henvises til bestemmelser i den nye loven.

Med hilsen

Nils Aadnesen
fung. avdelingsdirektør

Klaus Melf
fung. fylkeslege

Kopi til:

Statens Helsetilsyn, Postboks 8128 Dep, 0032 Oslo

Karlsøy kommune, Karlsøy sykehjem, 9130 Hansnes