Rapport fra tilsyn med institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang ved Kvæfjord Ungdomssenter 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang.

Dato: 24.11.11

Eva Angell
revisjonsleder

Monica Solnes
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kvæfjord Ungdomssenter i perioden 04.10.11 – 24.11.11. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Troms gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 2-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kvæfjord Ungdomssenter er en statlig barneverninstitusjon. Institusjonen tar imot barn og unge etter lov om barneverntjenester §§ 4-4, 5. ledd, 4-6, 1. og 2. ledd, 4-12, 4-17, 4-24, 4-25 og 4-26. Institusjonen består av to avdelinger, Lilleheimen og Storheimen, og har totalt kapasitet til 8 plasser. I tillegg til plassene inne på institusjonen, har Kvæfjord Ungdomssenter institusjonsfamilie, samt familie- og nettverksavdeling.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 04.10.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 03.11.11.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 03.11.11.

Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at myndighetskravene knyttet til føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang, ikke brytes.

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendt materiale, gjennomgang av dokumenter vi fikk under tilsynet og intervjuer av ansatte.

Funn

Det ble gitt en merknad.

Merknad 1:

Kvæfjord ungdomssenter bør sikre at institusjonens egenvurdering av om tvangsbruken er lovlig, dvs. at den har lov eller forskriftshjemmel, og om den er forsvarlig, dvs. i samsvar med godt faglig og etisk skjønn, nedtegnes i tvangsprotokollen.

Kommentar: Utgangspunktet er at i alle situasjoner hvor en skriver tvangsprotokoll skal lovligheten vurderes. Enkeltvedtaket skal begrunnes i samsvar med forvaltningsloven §§ 24 og 25 (regler, faktiske forhold og hovedhensyn som har vært avgjørende for skjønnsutøvelsen (forsvarligheten)). Ut fra internkontrollplikten, jf. forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 10, må institusjonen gjennom protokollen kunne dokumentere at tvangsbruken/tvangsvedtaket er lovlig, det vil si har lov eller forskriftshjemmel og er forsvarlig.

Institusjonen opplyste i intervju at det ved bruk av tvang gjøres en lovlighetsvurdering av tvangsbruken, herunder om det er hjemmel for tvangsbruken og om den er faglig og etisk forsvarlig. Videre har institusjonen en prosedyre som indirekte viser til at det ved føring av tvangsprotokoller skal gjøres en faglig og etisk vurdering av tvangsbruken.

Merknaden bygger på dokumentinnsyn og opplysninger gitt i intervju ved vårt tilsyn. Tilsynet finner at Kvæfjord Ungdomssenter har et forbedringspotensiale hva gjelder dokumentasjon i tvangsprotokoll av faglig og etisk vurdering som er gjort når bruk av tvang besluttes.

Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 12.12.2002 nr. 1594
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003 nr. 1564
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner av 10.06.2008 nr. 580

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan med organisasjonskart og prosedyrer
• Oppdatert liste over ansatte
• Skriftlige rutiner for føring av tvangsprotokoll Skriftlige rutiner for opplæring av nytilsatte/studenter Rutine ved bruk av tvang og begrensninger i rettigheter Internkontroll KUS
• Referater fra personalmøter
• 2 tvangsprotokoller
• Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
• 2 rutinepermer

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Troms:

• Institusjonens oversendelse av dokumentasjon, mottatt henholdsvis 24., 28. og 31.10.2011.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Monica Solnes

Rådgiver Eva Angell (revisjonsleder)