Rapport fra tilsyn med behandling av søknad om økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19 i Lenvik kommune 2011

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2011 videreføre fra 2010 det landsomfattende tilsynet med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav). Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav.

Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt ett avvik på følgende område:

Avvik 1

Lenvik kommune sikrer ikke at beslutninger om økonomisk stønad foretas etter en individuell vurdering

Det ble påpekt to merknader:

Merknad 1

Relevant tolkningsmateriell (rundskriv, veiledere, tolkingsbrev mv) bør gjøres tilgjengelig for de ansatte på en mer samordnet måte.

Merknad 2

Det bør gis mer utfyllende informasjon til søkere om hvilke opplysninger kommunen trenger fra den enkeltes kontoutskrift og hvorfor man trenger den.

Dato: 20.06.11

Nils Aadnesen
fagansvarlig (revisjonsleder)

Eva Angell
rådgiver

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lenvik kommune i perioden 04.02.11 – (dato for endelig rapport). Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en videreføring fra 2010 av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og saksinnsyn.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nav Lenvik var det første Nav-kontoret som ble etablert i Troms fylke. Kontoret ivaretar også kommunale oppgaver etter lov om sosiale tjenester kapittel 6.

Kontoret har retningslinjer knyttet til saker vedrørende økonomisk sosialhjelp, men disse skal revideres i forbindelse med kommende nytt rundskriv.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4. februar 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18. mai 2011.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 19. mai 2011.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Lenvik kommune v/ Nav Lenvik undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønaden skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

 

5. Funn

Avvik 1

Lenvik kommune sikrer ikke at beslutninger om økonomisk stønad foretas etter en individuell vurdering

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18, 19 og 21 fjerde ledd

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• I brosjyren ”Hva er sosialhjelp” står det at man skal være 18 år for å få sosialhjelp.
• De ansatte har ulik oppfatning om hvorvidt man kan søke og kan ha rett på sosialhjelp, uten å ha fylt 18 år.
• Gjeldende kommunal retningslinjer sier at ”krisehjelp kan bare gis når helt spesielle, uventede og tvingende årsaker ligger til grunn”.
• Kommunens retningslinjer knyttet til stønad til samboere, har ingen henvisning til gjeldende rundskriv på området (IS-17/2005 mv)
• Nav Lenvik legger til grunn at flere utgifter skal dekkes av den statlige veiledende sats enn det statens retningslinjer sier, jf rundskriv A-1/2010. Det gjelder visse utgifter til lege/ egenandeler, tannbehandling, innboforsikring og ferie.
• Gjeldende kommunale retningslinjer opererer med veiledende satser for boutgifter, samt maksimalbeløp til etablering, bilhold, briller og tannbehandling. Flere ansatte oppfatter en del av disse beløpene som bestemmende for hvor høy stønad som kan innvilges.
• Stønad utbetales ofte direkte til kreditorer uten at det i vedtaket er begrunnet at vilkår i lov om sosiale tjenester i Nav § 21 fjerde ledd er oppfylt, eller at det fremkommer at søker ønsker en slik løsning.

Kommentar:

Enkelte av observasjonene over innebærer for så vidt direkte feil lovanvendelse, men etter tilsynets vurdering vil de alle kunne hindre den individuelle og konkrete vurdering som loven krever. Vi har derfor valgt å samle observasjonene under ett avvik. Vi utdyper også følgende:

Det er ikke et krav i loven at man må være 18 år for å kunne søke økonomisk sosialhjelp. Det kan også tenkes situasjoner der personer under 18 år har krav på stønad eller bør få det. Kommunen må derfor ikke avskjære dem som ønsker å søke fra å få en individuell vurdering.

Vi viser til Ot.prp. nr. 29 (1990-91) side 79. Her vises det til at ”en søker kan etter gjeldende rett – ut fra alminnelige nødrettsbetraktninger – ha krav på nødhjelp i en akutt krisesituasjon uavhengig av årsaken til hjelpebehovet”. Søknader om nødhjelp kan derfor ikke avslås utelukkende begrunnet i årsaken til nødssituasjonen og igjen må en individuell vurdering sikres.

Den individuelle vurdering av stønad til samboere må skje i samsvar med gjeldende rundskriv på området, senest rundskriv IS-17/2005. De kommunale rutinene bør henvise til gjeldende rundskriv og må i hvert fall ikke være i strid med gjeldende tolking.

Generelt kan det også slås fast at kommunen ikke kan operere med absolutte maksimalsatser for størrelsen på hvilke utgifter som kan godtas eller dekkes. Det skal tas individuelle hensyn og resultatet skal være forsvarlig i det enkelte tilfelle.

Den individuelle vurdering må også ivaretas i forhold til beslutning om utbetaling av stønad. Når det ikke er truffet vedtak som nevnt i § 21 fjerde ledd, er utgangspunktet at stønaden skal utbetales til den som har søkt, jf § 22. Dersom vedkommende ønsker at stønaden anvises direkte til kreditor, kan dette aksepteres, men i så fall bør det fremkomme i sakens dokumenter at søker ønsker dette, jf § 42. Kommunen kan også vurdere å sette vilkår om at vedkommende fremviser kvittering før videre stønad utbetales, for eksempel til husleie.

Merknad 1

Relevant tolkningsmateriell (rundskriv, veiledere, tolkingsbrev mv) bør gjøres tilgjengelig for de ansatte på en mer samordnet måte.

Merknad 2

Det bør gis mer utfyllende informasjon til søkere om hvilke opplysninger kommunen trenger fra den enkeltes kontoutskrift og hvorfor man trenger den.

Kommentar:

Tilsynet viser til rundskriv U-4/2003 av 29.04.2003 fra tidligere Sosialdepartementet. Rundskrivet omtaler kommunens adgang til å kreve kontoutskrift fremlagt ved behandling av søknad om økonomisk stønad.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Forskrift av 19.11.10 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale Lenvik kommune og Nav Troms
• ”Delegering fra rådmannen til leder av Nav Lenvik” av 30.06.10
• Oversikt over medarbeidere Nav Lenvik
• Brosjyre; ”Hva er sosialhjelp?”
• Brosjyre; ”Når alt annet er prøvd…”
• Skjema; ”Søknad om økonomisk stønad”
• Skjema; ”Forenklet søknad om økonomisk stønad”
• Kompetanseplan for Nav Lenvik våren 2011
• Retningslinjer for sosialavdelingens behandling av enkeltsaker versjon 4
• Utkast til retningslinjer for sosiale tjenester i Nav for behandling av enkeltsaker versjon 1
• Retningslinjer for oppfølgingsvedtak i Nav (utarbeidet av Arbeids- og velferdsdirektoratet)
• Organisasjonskart
• Kommunestyresak 0010/02 – ”Oppjustering av satser for hjelp til livsopphold for sosialkontoret i Lenvik kommune”

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Skjema; ”Fullmakt” (i forbindelse med gjeldsforhandlinger mv)
• Brev (mal) vedrørende innhenting av ytterligere dokumentasjon
• ”Rutiner for kartlegging, behovsvurdering og saksbehandling vedrørende økonomisk sosialhjelp for Nav Lenvik” (punkt 1-8)
• 21 søknader/vedtak i ulike mapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Nav Lenviks oversendelse av dokumenter, mottatt 05.04.11
• Fylkesmannens brev av 15.04.11 med endelig program for tilsynsbesøket.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Eva Angell

Fagansvarlig Nils Aadnesen (revisjonsleder)