Helsetilsynet

Sammendrag

Helsetilsynet i Troms gjennomførte våren 2011 tilsyn med samfunnsmedisinske oppgaver i Lyngen kommune. Denne rapporten beskriver gjennomføring og resultat av tilsynet, basert på en systemrevisjon.

Tilsynet omfattet følgende områder:

1. System for helseovervåking / Helsetjenester til utsatte grupper

2. Helsemessig beredskap

3. Miljørettet helsevern

Under tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å påpeke tre avvik.

Avvik 1:

Kommunen har ikke et tilstrekkelig system for helseovervåking, og sikrer ikke tjenester til utsatte grupper.

Avvik 2:

Kommunen sørger ikke for planlegging av helsemessig og sosial beredskap som sikrer nødvendige helse- og sosialtjenester ved kriser og katastrofer.

Avvik 3:

Kommunen ivaretar ikke oppgaver innen miljørettet helsevern på en systematisk måte.

Dato: 30.06.2011

Klaus Melf
ass. fylkeslege, revisjonsleder

Anders Aasheim
seniorrådgiver, revisor

 

Lars Kristian Pettersen
juridisk rådgiver, revisor

<

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lyngen kommune i perioden 21.02.2011 – 30.06.2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i

Troms gjennomfører i inneværende år. Lignende tilsyn gjennomføres ved tre kommuner i Troms våren 2011.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lyngen kommune består av den nordlige del av halvøya mellom Ullsfjorden og Lyngenfjorden. Kommunen har ca. 3200 innbyggere. Kommunesenteret ligger på Lyngseidet, som har ca. 800 innbyggere.

Lyngen kommune er organisert med flat struktur med to nivåer, rådmannsnivået og driftsenhetsnivået. Til rådmannsnivået hører stab og støttefunksjoner. Kommuneoverlege er tilsatt i 50 % stilling og er del av rådmannens stab. Stillingen var tidligere lokalisert ved Lyngstunet og har fra årsskiftet 2010/2011 blitt overflyttet til kommunehuset.

Lyngstunet helse- og omsorgssenter er en egen driftsenhet og huser de fleste helsetjenester inklusiv helsestasjon og fastlegetjenester.

Det gikk et større kvikkleirras på Solhov ved Lyngseidet, 3. september 2010. Raset krevde en omfattende innsats fra kommunens beredskaps- og kriseapparat.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble utsendt  21.02.2011.
Åpningsmøte ble avholdt  29.03.2011.
Intervjuer: 7 personer ble intervjuet.
Sluttmøte ble avholdt  30.03.2011.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, og dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

 

4. Tema for tilsynet

Tilsynet hadde fokus på hvordan kommunen planlegger, utfører, kontrollerer og korrigerer sitt samfunnsmedisinske arbeid. Tilsynet omfattet undersøkelse av følgende forhold:

1. System for helseovervåking / Helsetjenester til utsatte grupper

2. Helsemessig beredskap

3. Miljørettet helsevern

 

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen har ikke et tilstrekkelig system for helseovervåking, og sikrer ikke tjenester til utsatte grupper.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Kommunehelsetjenesteloven § 1-1 (Kommunens ansvar for helsetjeneste), § 1-3a (Tilrettelegging m.v.), § 1-4 (Planlegging, informasjon og samordning)
  • Forskrift om miljørettet helsevern § 5 (Oversikt, rådgivning og medvirkning)
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (Kommunens ansvar)

Avviket bygger på følgende:

  • Organisasjonskart 2006 gjør ikke synlig hvor samfunnsmedisinske oppgaver er plassert.
  • Det finnes ingen møtestruktur hvor rådmannens stab kan koordinere arbeidet med samfunnsmedisinske oppgaver.
  • Kommunen har ikke utarbeidet en oversikt over helseutfordringer i befolkningen. Kommunens helsefremmende og forebyggende tiltak er ikke basert på en omforent analyse av lokale utfordringer og behov, men bestemmes i stor grad av tilgang på ekstern finansiering.
  • Årsmelding eller annet rapporteringssystem i tilknytning til samfunnsmedisinske oppgaver eksisterer ikke, med unntak av det som inngår i Lyngstunets årsmelding. Det finnes ikke et system for å sikre helsebehov til utsatte grupper.
  • Kommunens boligsosiale handlingsplan 2005-2008, rehabiliteringsplan 2007-2010, samt handlingsplan for psykisk helsearbeid 2007-2010 er ikke rullert eller oppdatert.

Avvik 2:

Kommunen sørger ikke for planlegging av helsemessig og sosial beredskap som sikrer nødvendige helse- og sosialtjenester ved kriser og katastrofer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a (Tilrettelegging m.v.), § 1-4 (Planlegging, informasjon og samordning), § 1-5 (Beredskapsplan)
  • Smittevernloven § 7-1 (Kommunens oppgaver) og § 7-2 (Kommunelegens oppgaver) Forskift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (Kommunens ansvar)

Avviket bygger på følgende:

  • Delegeringsreglementet er ufullstendig, og er på flere punkter uklart for de ansatte. Det finnes en kommunal kriseplan, men det mangler en plan for helsemessig og sosial beredskap.
  • Det er ikke gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyser for helsetjenesten. Smittevernplan er ikke ferdigstilt.
  • Infeksjonskontrollprogram for Lyngstunet (2008) mangler godkjenning av prosedyrer og tiltak.

Avvik 3:

Kommunen ivaretar ikke oppgaver innen miljørettet helsevern på en systematisk måte.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a (Tilrettelegging m.v.), § 3-5 (Medisinsk-faglig rådgivning), Kap. 4a (Miljørettet helsevern)
  • Forskrift om miljørettet helsevern § 14 (Meldepliktige virksomheter)
  • Forskift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (Kommunens ansvar)

Avviket bygger på følgende:

  • Ansvaret for miljørettet helsevern er fragmentert og utydelig for de ansatte. Det finnes ikke en skriftlig oversikt over godkjenningspliktige virksomheter i kommunen.
  • Det mangler plan for tilsyn med godkjenningspliktige virksomheter.
  • Det innhentes ikke systematisk uttalelse fra medisinskfaglig rådgiver i saker som gjelder miljørettet helsevern.
  • Det finnes ingen fullstendig stillingsbeskrivelse eller definisjon av arbeidsoppgaver innenfor miljørettet helsevern.
  • Det finnes ingen møtestruktur hvor kommunen kan koordinere arbeidet med miljørettet helsevern.
  • Årsmelding eller annet rapporteringssystem innen miljørettet helsevern eksisterer ikke.
  • Det mangler et fungerende avvikssystem innen samfunnsmedisinske oppgaver, herunder miljørettet helsevern.

6. Regelverk

Følgende lover og forskrifter ligger til grunn ved tilsynet: Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene Lov av 30.03.1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten

  • Lov av 02.07.1999 om etablering og gjennomføring av psykisk helsevern
  • Lov av 05.08.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
  • Lov av 23.06.2000 om helsemessig og sosial beredskap
  • Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift av 03.04.2003 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
  • Forskrift av 15.12.2006 om etablering av tvunget psykisk helsevern
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 17.06.2005 om smittevern i helsetjenesten
  • Forskrift av 21.06.2002 om tuberkulosekontroll
  • Forskrift av 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging
  • Forskrift av 25.04.2003 om miljørettet helsevern

7. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Vurderingen følger stadiene i Demings sirkel:

1. Planlegge

Planstatusen innen tilsynsområdet er mangelfull. I og med at kommunen ikke har en helse- og sosialsjef, har rådmannen ansvar for å sørge for oppdatering av relevant planverk innen tilsynsområdet. Etter Helsetilsynets vurdering har ikke rådmannens stab en samarbeidsstruktur som sørger for at rådmannen får en koordinert oversikt over status og utfordringer innen tilsynsområdet. Rolle- og ansvarsfordeling samt rapporteringsstruktur innen samfunnsmedisinske oppgaver ble ikke godt nok ivaretatt etter innføring av tonivåmodell i kommuneadministrasjonen.

2. Utføre

Det er ikke tilstrekkelig at relevante dokumenter (delegeringsreglement, planer) er ferdigstilt. Det er like viktig at dokumentene er kjent og forstått av de som skal utføre oppgavene som dokumentene gjelder. Vesentlige deler av samfunnsmedisinsk arbeid fungerer i praksis, men tjenesten er personavhengig og sårbar pga mangelfull organisering og skriftliggjøring.

3. Kontrollere

Rapporterings- og kontrollsystem innen samfunnsmedisinske oppgaver er ikke på plass, noe som fører til manglende oversikt over kvaliteten i tjenesten.

4. Korrigere

I og med at det ikke finnes et fungerende avvikssystem innenfor tilsynsområdet, benytter organisasjonen seg ikke av muligheten til systematisk å lære av feil eller uønskede hendelser.

8 Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart Lyngen kommune 2006
  • Arbeids- og delegeringsreglement 2010
  • Pandemiplan for Lyngen kommune 2009
  • Plan for atomberedskap for Lyngen kommune 2010
  • Kriseplan for Lyngen kommune 2010
  • Infeksjonskontrollprogram for Lyngstunet helse- og omsorgssenteret 2008
  • Lokal boligsosial handlingsplan for Lyngen kommune 2005-2008
  • Rehabiliteringsplan for Lyngen kommune 2007-2010
  • Handlingsplan for psykisk helsearbeid 2007-2010
  • Kommunal smittevernplan for Lyngen kommune (utkast ca. 2004) Turbeskrivelser og kart til Fysak-kassene i Lyngen kommune Aktiviteter oversikt 2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Administrativ organisering (organisasjonskart) hele kommunen fra høsten 2010 (skisse)
  • Årsmelding og årsregnskap 2008 Lyngstunet helse- og omsorgssenter
  • Internkontroll for Lyngstunet helse- og omsorgssenter
  • Rådmannens årsberetning 2009 – Lyngen kommune
  • Utfordringer i økonomiplanperioden - Notat fra enhetsleder Kjellaug Grønvoll til rådmannen, 2010
  • Individuelt kartleggingsskjema for arbeidsoppgaver
  • Smittevernplan for Lyngen kommune 2011–2015 – uferdig versjon
  • Individuell avtale om allmenpraksis i fastlegeordning mellom lege Carol Pascoe og Lyngen kommune (2000)
  • Individuell avtale om allmenpraksis i fastlegeordning mellom lege Carol Pascoe og Lyngen kommune (2005)

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Troms: Varsel om tilsyn, sendt 22.02.11

  • Dokumenter fra Lyngen kommune, mottatt 22.03.11
  • Program for tilsynet, sendt 23.03.11

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Carol Pascoe

Kommuneoverlege

X

X

X

Magnhild Grønvoll

FYSAK-koordinator, helseplanlegger

X

X

X

Hilde S. Valø

Helsesøster

X

X

X

Steinar Høgtun

Kommuneplanlegger

X

X

 

Kjellaug Grønvoll

Enhetsleder Lyngstunet

X

X

X

Harry Hansen

Byggesaksbehandler

 

X

X

Leif Egil Lintho

Rådmann

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Ass. fylkeslege Klaus Melf, revisjonsleder
Juridisk rådgiver Lars Kristian Pettersen, revisor
Seniorrådgiver Anders Aasheim, revisor