Rapport fra tilsyn med samfunnsmedisinske oppgaver i Målselv kommune 2011

Sammendrag

Helsetilsynet i Troms gjennomførte våren 2011 tilsyn med samfunnsmedisinske oppgaver i Målselv kommune. Denne rapporten beskriver gjennomføring og resultat av tilsynet, basert på en systemrevisjon.

Tilsynet omfattet følgende områder:

1. System for helseovervåking / Helsetjenester til utsatte grupper

2. Helsemessig beredskap

3. Miljørettet helsevern

Følgende tre avvik ble avdekket under tilsynet:

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at helsetjenesten har oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som virker inn på denne.

Avvik 2:

Kommunen sørger ikke for planlegging av helsemessig og sosial beredskap, som skal sikre nødvendige helsetjenester ved kriser og katastrofer.

Avvik 3:

Kommunen ivaretar ikke oppgaver innen miljørettet helsevern på en systematisk måte.

Dato: 12.07.2011

Klaus Melf
ass. fylkeslege, revisjonsleder Anders Aasheim
seniorrådgiver, revisor

 

 

Lars Kristian Pettersen
juridisk rådgiver, revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Målselv kommune i perioden 02.03.2011 – 12.07.2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Troms gjennomfører i inneværende år. Lignende tilsyn gjennomføres ved tre kommuner i Troms våren 2011.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Målselv kommune dekker 3 322 kvadratkilometer. Den grenser i nord mot Lenvik, Balsfjord og Storfjord, i sør mot Bardu, og i vest mot Sørreisa. I øst løper riksgrensen mot Sverige. Innbyggertallet i 2010 var 6 510. Halvparten av befolkningen bor utenom tettbygde strøk, resten i tettstedene Moen, Andselv, Skjold og Andslimoen. Moen er administrasjonssenter.

Kommunen har sivil og militær flyplass på Bardufoss. E6 går gjennom kommunen og medfører stor trafikkbelastning. Næringslivet domineres av tjenesteytende næringer, og særlig er Forsvaret viktig. I kommunen finnes hovedkvarteret for Brigaden i Nord-Norge og 6. divisjon, og flere militære forlegninger for Hæren.

Kommunen er den største og viktigste skogbrukskommunen i Troms og Målselv er fylkets nest største jordbrukskommune. Driften baseres på storfehold, sau og høns. Industrien baseres på slakteri, sagbruk, trevareindustri og betongvarefabrikker, men har lite omfang. Kommunen har også flere bedrifter knyttet til IT-industrien. I Myrefjell har det skjedd en omfattende utbygging av hytter og alpinanlegg. Kommunen ønsker å videreutvikle turisme som næring.

I Bardufoss-området finnes videregående skole, idrettshall, svømmehall, kurs- og treningssenter for Norges Idrettsforbund (Bardufosstun) og samisk grunnskole. Kommunen har høy aktivitet innen FYSAK / folkehelsearbeidet, og har drift av frisklivssentral.

Kommunen var med i IK Samhelse, et interkommunalt prosjekt der 5 Midt-Troms kommuner samarbeidet for å få dekket sine samfunnsmedisinske oppgaver gjennom en felles kommuneoverlegestilling. IK Samhelse var et 2-årig prosjekt fra 2007 til 2009 med rådmennene i de involverte kommunene som overordnet organ. Prosjektet var finansielt støttet av Fylkesmannen i Troms.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.03.2011.

Åpningsmøte ble avholdt 07.04.2011.

Intervjuer:

7 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 08.04.2011.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, og dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Tema for tilsynet

Tilsynet hadde fokus på hvordan kommunen planlegger, utfører, kontrollerer og korrigerer sitt samfunnsmedisinske arbeid. Tilsynet omfattet undersøkelse av følgende forhold:

1. System for helseovervåking / Helsetjenester til utsatte grupper

2. Helsemessig beredskap

3. Miljørettet helsevern

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at helsetjenesten har oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som virker inn på denne.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-1 (Kommunens ansvar for helsetjeneste), § 1-4 (Planlegging, informasjon og samordning), § 3-5 (Medisinsk-faglig rådgivning)
• Forskrift om miljørettet helsevern § 5 (Oversikt, rådgivning og medvirkning)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (Innholdet i internkontrollen)

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen mangler en medisinskfaglig rådgiver for helsetjenesten.
• Helsestasjons- og skolehelsetjenesten har et godt utviklet kvalitetssystem, men det mangler et avvikssystem for læring og kvalitetsforbedring innen de andre samfunnsmedisinske oppgavene.
• Kommunen har gjennomført en kartlegging av rus og avhengighetsadferd blant innbyggere mellom 15 og 20 år, men det er ikke utarbeidet en oversikt over andre sentrale helseutfordringer i befolkningen.
• Det mangler et system for identifisering av utsatte grupper.
• Flere planer for helseområdet er utdatert:
  o Plan for helsestasjonsvirksomheten i Målselv 2007-2010
  o Psykiatriplan for Målselv kommune 2007-2010
  o Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Målselv kommune 2004-2007
  o Tiltaksplan for år 2006 for rusforebyggende arbeid i Målselv

Avvik 2:

Kommunen sørger ikke for planlegging av helsemessig og sosial beredskap, som skal sikre nødvendige helsetjenester ved kriser og katastrofer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-5 (Beredskapsplan) § 3-5 (Medisinsk-faglig rådgivning)
• Lov om helsemessig og sosial beredskap § 2-2 (Planlegging og krav til beredskapsforberedelser og beredskapsarbeid)
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid
• Smittevernloven § 7-1 (Kommunens oppgaver) og § 7-2 (Kommunelegens oppgaver)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (Innholdet i internkontrollen)

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen mangler en medisinskfaglig rådgiver for helsetjenesten.
• Det mangler et avvikssystem for læring og kvalitetsforbedring innen helsemessig og sosial beredskap.
• Det er ikke gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyser i helsetjenesten.
• Det mangler en plan for helsemessig og sosial beredskap.
• Underordnede planer er utdatert:
  o Atomberedskapsplan for Målselv kommune (sist oppdatert mai 2008)
  o Smittevernplan for Målselv kommune (2008)
• Smittevernlegen er ikke involvert i arbeidet med relevante planer, herunder smittevernplan og infeksjonskontrollprogram.

Avvik 3:

Kommunen ivaretar ikke oppgaver innen miljørettet helsevern på en systematisk måte.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-3 (Oppgaver under helsetjenesten), § 3-5 (Medisinsk-faglig rådgivning), Kap. 4a (Miljørettet helsevern)
• Forskrift om miljørettet helsevern § 4 (Kommunenes ansvar) og § 14 (Meldepliktige virksomheter)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (Innholdet i internkontrollen)

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen mangler en medisinskfaglig rådgiver for helsetjenesten.
• Det er ikke noen systematikk for å innhente medisinskfaglige råd i relevante saker innen miljørettet helsevern.
• Det mangler et avvikssystem for læring og kvalitetsforbedring innen miljørettet helsevern.
• Det er tilfeldig hvilke utfordringer innen miljørettet helsevern kommunen får kjennskap til. Oppgaver blir ikke identifisert og løst systematisk.
• Det finnes ingen oversikt over godkjenningspliktige virksomheter i kommunen.
• Det mangler en plan for tilsyn med godkjenningspliktige virksomheter.
• Kommunens ”Årsmelding helse 2010” påpeker at arbeidet med miljørettet helsevern er mangelfullt.

6. Regelverk

Følgende lover og forskrifter ligger til grunn ved tilsynet:

• Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 30.03.1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 02.07.1999 om etablering og gjennomføring av psykisk helsevern
• Lov av 05.08.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
• Lov av 23.06.2000 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift av 03.04.2003 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 15.12.2006 om etablering av tvunget psykisk helsevern
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 17.06.2005 om smittevern i helsetjenesten
• Forskrift av 21.06.2002 om tuberkulosekontroll
• Forskrift av 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging
• Forskrift av 25.04.2003 om miljørettet helsevern

7. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen mangler en kommuneoverlege og har varierende planstatus. Dette kompenseres et stykke på veg, men ikke fullt ut, med godt tverrfaglig samarbeid og innkjøp av deltjenester fra eksterne aktører. Regelmessige fagledermøter og politirådsmøter muliggjør en drøfting av enkelte samfunnsmedisinske problemstillinger.

Kommunen mangler også et system for å registrere og rapportere uønskete hendelser innen samfunnsmedisinke oppgaver, med unntak av helsestasjonsvirksomheten. Dette gir en risiko for at feil ikke blir oppdaget og rettet, og at samme feilen gjentas.

Planer som mangler eller er utdatert gir økt fare for svikt i tjenesten, noe som kan påvirke helsesituasjon i befolkningen.

Årsmeldingen blir brukt for rapportering av helsetjenestens status, resultater og utfordringer.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for helse
• Smittevernplan for Målselv kommune (2008)
• Plan for psykososialt kriseteam (oppdatert 2009)
• Psykiatriplan for Målselv kommune 2007-2010
• Boligsosial handlingsplan 2009-2013
• Atomberedskapsplan for Målselv kommune (sist oppdatert mai 2008)
• Alkoholpolitisk handlingsplan og alkoholpolitisk plattform 2008-2011
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Målselv kommune 2004-2007
• Tiltaksplan for år 2006 for rusforebyggende arbeid i Målselv
• Statusrapport for det rusforebyggende arbeidet (desember 2010)
• Årsmelding helse 2010
• Rehabiliteringsplan 2009-2011
• Plan for helsestasjonsvirksomheten i Målselv 2007-2010
• Delegasjonsreglement for administrasjonen i kommunen
• Prosedyre for fremstilling til tvunget legeundersøkelse etter § 3-1 (IK Samhelse, 2008)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Prosedyreperm: Helsestasjonsprogram 0-5 år
• Prosedyreperm: Rutiner skolehelsetjenesten
• Prosedyreperm: Rutiner for helsestasjons- og skolehelsetjenesten på klagesaker/avviksmelding vedr. ansatte samt skjema for registrering av avvik
• Prosedyreperm: Lege- og helsestasjonstjenester til asylsøkere
• Program for skolehelsetjenesten i Målselv kommune
• Arbeidsplan for skolehelsetjenesten (Bardufoss ungdomsskole)
• Arbeidsplan for skolehelsetjenesten (Fagerlidal skole)
• ”Vi passe på kverandre”, ungdomsundersøkelse i Målselv 2008-2009
• ”Rus - en nødvendig del av ungdomstiden?” (hefte)
• Møtereferat fra Politirådet 10.12.10 og 21.01.11
• Årsmelding fra tverrfaglig ressursgruppe, 2008 og 2010
• Oppdatert og delvis revidert utgave av psykososial kriseplan (mars 2011)
• Kommunens krisehåndteringsplan
• Kopi av brev fra Målselv kommune til Helfo, sendt 22. mars 2011: Individuell avtale om allmennpraksis i fastlegeordning for selvstendig næringsdrivende lege (gjelder Oddmund Eriksens funksjon som smittevernlege)
• Tekst til bruk på hjemmesiden til Målselv kommune - om FYSAK
• Stillingsutlysning for siste ansatte fysioterapeut (søknadsfrist 27.06.10)
• To utkast til artikler om folkehelsearbeid - til bruk i Nye Troms
• Avisoppslag Nye Troms 07.04.11 om frisklivssentral
• Stillingsbeskrivelse - resultatenhetsleder (2003)
• Stillingsutlysning - helsesjef (søknadsfrist 15.03.11)
• Referat fra fagledermøte 24.09.2010 og 28.01.2011
• Notat fra enhetsleder vei, vann og avløp om miljørettet helsevern innen vann- og avløpssektor, 01.04.11
• Prosedyremal for virksomheters meldings- og varslingsplikt etter kommunehelsetjenesteloven (IK Samhelse, utarbeidet 09.05.2008)

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Troms:

• Varsel om tilsyn, sendt 2. mars 2011
• Dokumenter fra Målselv kommune, mottatt 24. og 28. mars 2011
• Program for tilsynet, sendt 25. mars 2011

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ass. fylkeslege Klaus Melf, revisjonsleder
Juridisk rådgiver Lars Kristian Pettersen, revisor
Seniorrådgiver Anders Aasheim, revisor