Rapport fra tilsyn med institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang ved Silsand ungdomshjem 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang.

De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten. Det ble gitt en merknad.

Dato: 19.12.11

Sølvi Melum
fagansvarlig, revisjonsleder

Renate Kristiansen
rådgiver

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Silsand ungdomshjem i perioden 25.10.11 – 19.12.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Silsand ungdomshjem er en statlig barneverninstitusjon som ligger i Lenvik kommune. Institusjonen tar imot barn og unge etter lov om barneverntjenester §§ 4-4, 4-6, 4-12, 4-24 og 4-26. Det er til sammen 8 plasser i bodelen, og pr. 01.11.11 hadde institusjonen to institusjonsfamilieplasser. 4 barn og unge kan få oppfølging hjemme.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.10.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 01.12.11.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 01.12.11.

Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at myndighetskravene knyttet til føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang, ikke brytes.

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendt materiale, gjennomgang av dokumenter vi fikk under tilsynet og intervjuer av ansatte.

Funn

Det ble gitt en merknad.

Merknad 1:

Silsand ungdomshjem bør sikre at de skriftlige rutinene for føring av tvangsprotokoll blir i samsvar med gjeldende praksis ved institusjonen.

Kommentar:

Institusjonens skriftlige rutiner for føring av tvangsprotokoll fremgår flere steder. I den oppdaterte institusjonsplanen er det kun gitt rutiner for føring av tvangsprotokoll etter § 18 i rettighetsforskriften, og øvrige rutiner er ikke oppdatert. De skriftlige rutinene bør derfor samles, eventuelt i ett dokument.

Ved føring av tvangsprotokoll bør institusjonen sørge for at det fremgår mer tydelig i konklusjonen hvorvidt tvangsbruken var lovlig, dvs. om den har lov- eller forskriftshjemmel, og om den var forsvarlig, dvs. i samsvar med godt faglig og etisk skjønn. Dette bør inntas i de skriftlige rutinene.

I malen for tvangsprotokoll er det en rubrikk under ”barnets/ ungdommens syn på tvangsbruken”, og denne er ikke alltid fylt ut. Gjennom intervju kom det fram at det forstås ulikt hvorvidt rubrikken alltid skal fylles ut, og dette bør derfor avklares i de skriftlige rutinene.

Utgangspunktet er at i alle situasjoner hvor en skriver tvangsprotokoll skal lovligheten vurderes. Enkeltvedtaket skal begrunnes i samsvar med forvaltningsloven §§ 24 og 25 (regler, faktiske forhold og hovedhensyn som har vært avgjørende for skjønnsutøvelsen (forsvarligheten)). Ut fra internkontrollplikten, jf. forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 10, må institusjonen ha skriftlige rutiner for dokumentasjon av tvang, og gjennom vedtaket/protokollen må institusjonen vurdere hvorvidt tvangsbruken/ tvangsvedtaket er lovlig, det vil si om den har lov eller forskriftshjemmel og er forsvarlig.

Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr 100.
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 12.12.2002 nr 1594.
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003 nr 1564.
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner av 10.06.2008 nr 580.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Tvangsprotokoller
• Institusjonsplan, revidert november 2011
• Organisasjonskart med liste over ansatte
• Rutine om gjennomgang av tvang på personalmøter
• Prosedyre for føring av tvangsprotokoll
• HMS-plan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Rutineperm - tvangsprotokoller

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om systemrevisjon av 25.10.11
• Institusjonens oversendelse av dokumentasjon, mottatt 16.11.11

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Fagansvarlig Sølvi Melum, revisjonsleder
Rådgiver Renate Kristiansen