Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms har gjennomført tilsyn med Skjervøy kommunes saksbehandling ved utredning og tildeling av avlastning til eldre. Tilsynet er en form for stikkprøve og baseres på gjennomgang av den skriftlige dokumentasjon i et antall saker.

Tilsynet er gjennomført på bakgrunn av skriftlig veiledning fra Statens Helsetilsyn.

Dette brevet er tilbakemeldingen fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms til Skjervøy kommune. Vi ber også om tilbakemelding fra kommunen om hvordan man skal hindre at tilsvarende feil som vi påpeker, ikke gjentar seg i fremtiden. Dette kommer vi tilbake til mot slutten av brevet.

Fylkesmannens og Helsetilsynets tilsynslag har bestått av rådgiver Eli Åsgård, rådgiver Sølvi

Melum og rådgiver Marianne Hovde (revisjonsleder).

Formålet med tilsynet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke at kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har særlig tyngende omsorgsarbeid overfor eldre. Tilsynet har fokusert på saksbehandlingen knyttet til

  • Utredningsplikten
  • Individuell vurdering
  • Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Innhenting av saker

I eget brev ba Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms om at kommunen sendte inn følgende dokumentasjon (sitat):

Type saker:

Saker der kommunen har innvilget, delvis innvilget eller avslått avlastning til eldre etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b). Vi understreker at vi sikter til alle typer avlastning, selv om vi er oppmerksomme på at avlastning/or eldre ofte gis iform av opphold på institusjon.

Saker om tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven, der behov for avlastning har vært blant vurderingstemaene. Saker om tildeling av korttidsplass som utelukkende begrunnes ut fra pasientens behov for tjenester skal ikke sendes inn.

Tidsrom:

Vi ber om alle saker der det er truffet vedtak i perioden 01.04.09-01.04.11.

Hvilke dokumenter:

Vi ber om all dokumentasjon knyttet til de aktuelle vedtak. Det vil si søknad, saksutredning, IPLOS-kartlegging, brev, vedtak, journalnotat mv. Dokumentasjon som bare er registrert på data, må naturligvis skrives ut. Dokumentasjonen skal ikke anonymiseres

Innsendt dokumentasjon

 

Den 7.5.2011 mottok vi dokumentasjon fra Skjervøy kommune. Dokumentasjonen inneholder 11 vedtak vedrørende korttidsopphold etter kommunehelsetjenesteloven. Helsetilsynet i Troms har derfor deltatt i den videre gjennomgang.

Innsendt dokumentasjon er knyttet til 8 tjenestemottakere innen målgruppen.

Veiledere i forhold til saksbehandlingen

Vår gjennomgang tar utgangspunkt i kravene som følger av lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven), lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) og lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Før vi går nærmere inn på de konkrete funn, vil vi nevne følgende veiledere fra tidligere Sosial- og helsedirektoratet:

  • IS-1382: Anbefalinger til saksbehandlingsprosessen. Lov om sosiale tjenester § 4-2.
  • IS-l 040: Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester

Disse veilederne utdyper en del av de krav og anbefalinger som vi kommer inn på.

Tilsynets tilbakemelding

Vår gjennomgang viser:

  • I all hovedsak mangler en skriftlig utredning av sakene. Kommentar: Kravet til skriftlighet vil langt på vei kunne ivaretas av mer fyldige fremstillinger i enkeltvedtakenes begrunnelser, også i de sakene der avlastning innvilges. Vi anbefaler kommunen en slik praksis, og er samtidig oppmerksomme på at noen av de innsendte enkeltvedtakene refererer enkelte faktiske forhold. Etter forvaltningsloven er ikke kravet til samtidig skriftlig begrunnelse fullt så strengt når søknader imøtekommes fullt ut. Det må imidlertid følge av prinsipper for god forvaltningsskikk og forsvarlig saksbehandling at de sentrale ledd av saksutredningen, og opplysninger av betydning/or vedtakets innhold, uansett blir nedtegnet skriftlig. Skriftlighetskravet fremkommer for øvrig direkte i forbindelse med muntlige konferanser, jf forvaltningsloven § 11dannet ledd. Indirekte har det også betydning å notere underveis for å kunne ivareta partenes innsynsrett og for å være bedre forberedt dersom parten krever etterfølgende begrunnelse, jf forvaltningsloven § 24. Vi er. oppmerksomme på at noe løpende informasjon fremkommer i Profil og uttalelser fra helsetjenesten, men vil altså anbefale at det gis en samlet skriftlig fremstilling i alle enkeltvedtak. Eventuelt kan det også henvises til og vedlegges kopi av tidligere framstillinger, jf forvaltningsloven§ 25 andre ledd. Omsorgsyters og den hjelpetrengendes situasjon, herunder deres behov og ønsker, vil også være en del av utredningen.
  • Det foreligger saker hvor det er gitt helt eller delvis avslag på avlastningsopphold og søknad om kortidsopphold, og disse er ikke begrunnet i samsvar med regelverket. Kommentar: Helt eller delvis avslag skal begrunnes og krav til begrunnelsens innhold fremkommer i forvaltningsloven § 25. Tilsynet kan i hvert fall i to saker fastslå at søknadene ikke ble innvilget fullt ut. Det fører for langt å redegjøre nærmere om detaljene i regelverket her, men det understrekes at avlastning eller kortidsopphold ikke kan avslås bare fordi man ikke har en ledig institusjonsplass. Begrunnelsen må være knyttet til at vilkårene i sosialtjenesteloven §§ 4-3 og 4-4 eller kommunehelsetjenesteloven §§ 1-3 og 2-1 ikke er oppfylt, og at man vurderer det som forsvarlig å gi avlastning/korttidsopphold på et annet tidspunkt enn det vedkommende ønsker og/eller at man ivaretar behovet for avlastning/kortidsopphold gjennom tiltak i hjemmet mv.
  • I flere enkeltvedtak skilles det ikke klart i forhold til om saken gjelder søknad om avlastningsopphold eller korttidsopphold. Videre er begrepene avlastningsopphold og korttidsopphold brukt om hverandre i samme vedtak. Kommentar: En vesentlig forskjell mellom avlastning etter sosialtjeneste/oven og korttidsopphold etter kommunehelsetjenesteloven er reglene om egenbetaling. Ved korttidsopphold etter kommunehelsetJenesteloven er det anledning til å kreve vederlag/egenbetaling. Det er det ikke ved avlastning, jf forskrift om vederlag for sosiale tjenester, hJemmesykepleie og for opphold i institusjon mv. § 8-2 nr. 3. Søknader om avlastningsopphold skal vurderes ihht. sosialtjenesteloven § 4-3 og 4-4, jf § 4-2 bokstav b). Søknader om kortidsopphold skal vurderes ihht. kommunehelsetjenesteloven § 2-l,jf § 1-3. Det skal i enkeltvedtak vises uttrykkelig til den, eller de, bestemmelser vedtaket bygger på, og som utgangspunkt skal også innholdet av reglene gjengis for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, jf fvl. § 25, første ledd.
  • Ingen av enkeltvedtakene informerer om retten til å se sakens dokumenter. Kommentar: I underretning om enkeltvedtak skal det gis opplysning om retten etter forvaltningsloven § 18, jf § 19 til å se sakens dokumenter, jf forvaltningsloven § 27 tredje ledd.
  • Både enkeltvedtakene om avlastning og enkeltvedtakene om kortidssopphold gir uriktig opplysning om klageinstans. Kommentar: I underretning om enkeltvedtak skal det gis opplysning om hvem som er klageinstans, jf forvaltningsloven § 27, tredje ledd. Klageinstans for vedtak om avlastning er Fylkesmannen, jf sosialtjenesteloven § 8-6. Klageinstans for vedtak om korttidsopphold er Helsetilsynet i fylket, jf kommunehelsetjenesteloven § 2-4.
  • I en sak er det truffet vedtak om avslag på avlastning uten at det er opplyst om retten til å påklage vedtaket, klagefrist og klageinstans. Kommentar: Det følger av forvaltningsloven § 27, tredje ledd, at den skriftlige underretningen til partene skal inneholde opplysninger om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåten ved klage.
  • I hvert fall i to av enkeltvedtakene er det ikke spesifisert når avlastningen skal gjennomføres. Kommentar: Dersom det er spesielt viktig for dem det gjelder at tjenesten ytes på bestemte tidspunkter, bør dette tas inn i enkeltvedtaket, jf også lov om sosiale tjenester § 4-4. Tidspunkt for avlastning kan være av særlig betydning- for å gi ekstra trygghet til omsorgsyter, for å gjøre det mulig å planlegge ferie mv, jf "Veiledende retningslinjer for individuelle omsorgsplaner" side 9. Ved at tidspunkt presiseres i enkeltvedtaket, vil det også være mulig å påklage denne delen av beslutningen. Vi er samtidig oppmerksomme på at både omsorgsyter og omsorgsmottaker kan ønske at tidspunktet ikke fastsettes lang tid i forveien, slik at man har større fleksibilitet i forhold til aktuelle behov. Dersom dette er årsaken til at tidspunkt ikke fastsettes i enkeltvedtaket, bør det forklares i vedtaksteksten.
  • Tilsynet vil for øvrig bemerke at kommunens skjema "Søknad om avlastningsplass" ikke inneholder noe eget alternativ for søknad om avlastning utenfor institusjon. Vi har ikke kommentarer til at kommunen tilbyr avlastning på sykehjem, men vi vil gjøre oppmerksom på at regelverket ikke er til hinder for at avlastning også kan gis utenfor institusjon. Vi antar at dette kan være en aktuell problemstilling dersom det søkes avlastning uten at det er ledig plass på sykehjemmene, eller at avlastning utenfor institusjon er et ønske fra søkers side. Søknadsskjemaet bør derfor endres slik at søkerne gis anledning til å krysse av for andre avlastningsformer.

Tilbakemelding fra kommunen

Funn fra våre stikkprøvetilsyn skal følges opp av de aktuelle kommunene. Vi viser til forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g).

Karlsøy kommune bes gjøre rede for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at tilsvarende type feil gjentar seg i fremtiden

Vi ber om kortfattet tilbakemelding innen 29. august 2011.

Ny lovgivning

Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) ble vedtatt 24.06.11, og trer i kraft når Kongen bestemmer. Pr. i dag er dato for dette ikke fastsatt, men når den nye helse- og omsorgstjenesteloven trer i kraft, blir någjeldende sosialtjenestelov og kommunehelsetjenestelov opphevet. Når den nye loven er trådt i kraft, må kommunen sørge for at det i saksbehandlingen henvises til bestemmelser i den nye loven.

Med hilsen

Nils Aadnesen
fung. avdelingsdirektør

Klaus Melf
fung. fylkeslege

 

 

Kopi til:

Statens Helsetilsyn, Postboks 8128 Dep, 0032 Oslo
Skjervøy sykestue og sykehjem Sandvåghaugan l 9180 SKJERVØY