Helsetilsynet

Fylkesmannen i Troms har gjennomført tilsyn med Storfjord kommunes saksbehandling ved utredning og tildeling av avlastning til eldre. Tilsynet er en form for stikkprøve og baseres på gjennomgang av den skriftlige dokumentasjon i et antall saker.

Tilsynet er gjennomført på bakgrunn av skriftlig veiledning fra Statens Helsetilsyn. Dette brevet er tilbakemeldingen fra Fylkesmannen i Troms til Storfjord kommune.

Fylkesmannen ber også om tilbakemelding fra kommunen om hvordan man skal hindre at tilsvarende feil som vi påpeker, ikke gjentar seg i fremtiden. Dette kommer vi tilbake til mot slutten av brevet.

Fylkesmannens tilsynslag:

Fylkesmannens tilsynslag har bestått av rådgiver Marianne Hovde og rådgiver Sølvi Melum revisjonsleder).

Formålet med tilsynet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke at kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har særlig tyngende omsorgsarbeid overfor eldre. Tilsynet har fokusert på saksbehandlingen knyttet til

  • Utredningsplikten
  • Individuell vurdering
  • Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Innhenting av saker

I eget brev ba Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms om at kommunen sendte inn følgende dokumentasjon (sitat):

Tvpe saker:

Saker der kommunen har innvilget, delvis innvilget eller avslått avlastning til eldre etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b). Vi understreker at vi sikter til alle typer avlastning, selv om vi er oppmerksomme på at avlastning for eldre ofte gis i form av opphold på institusjon.

Saker om tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven, der behov for avlastning har vært blant vurderingstemaene. Saker om tildeling av korttidsplass som utelukkende begrunnes ut fra pasientens behov for tjenester skal ikke sendes inn.

Tidsrom:

Vi ber om alle saker der det er truffet vedtak i perioden 01.04.09-01.04.11.

Hvilke dokumenter:

Vi ber om all dokumentasjon knyttet til de aktuelle vedtak. Det vil si søknad, saksutredning, IPLOS-kartlegging, brev, vedtak, journalnotat mv. Dokumentasjon som bare er registrert på data, må naturligvis skrives ut. Dokumentasjonen skal ikke anonymiseres".

Innsendt dokumentasjon

Den 18.04.11 mottok vi dokumentasjon fra Storfjord kommune. Dokumentasjonen inneholder ingen saker vedrørende korttidsopphold etter kommunehelsetjenesteloven. Helsetilsynet i Troms har derfor ikke deltatt i den videre gjennomgang.

Innsendt dokumentasjon er knyttet til 7 tjenestemottakere innen målgruppen.

Veiledere i forhold til saksbehandlingen

Vår gjennomgang tar utgangspunkt i kravene som følger av lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) og lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Før vi går nærmere inn på de konkrete funn, vil vi nevne følgende veiledere fra tidligere Sosial- og helsedirektoratet:

  • IS-1382: Anbefalinger til saksbehandlingsprosessen. Lov om sosiale tjenester§ 4-2.
  • IS-1040: Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester Disse veilederne utdyper en del av de krav og anbefalinger som vi kommer inn på.

Fylkesmannens tilbakemelding

Fylkesmannens gjennomgang viser:

I all hovedsak er det mangelfull skriftlig utredning av sakene. Kommentar: Kravet til skriftlighet vil langt på vei kunne ivaretas av mer fyldige fremstillinger i enkeltvedtakenes begrunnelser, også i de sakene der avlastning innvilges. Vi anbefaler kommunen en slik praksis. Etter forvaltningsloven er likevel kravet til samtidig skriftlig begrunnelse ikke så strengt når søknader imøtekommes fullt ut. Det må imidlertid følge av prinsipper for god forvaltningsskikk og forsvarlig saksbehandling at de sentrale ledd av saksutredningen, og opplysninger av betydning for vedtakets innhold, uansett blir nedtegnet skriftlig. Skriftlighetskravet fremkommer direkte i forbindelse med muntlige konferanser, jf. forvaltningsloven § 11d annet ledd. Indirekte har det også betydning å notere underveis for å kunne ivareta partenes innsynsrett og for å være bedre forberedt dersom parten krever etterfølgende begrunnelse, jf forvaltningsloven § 27. I all hovedsak er det ikke tilknyttet annen dokumentasjon til vedtakene enn IPLOS-registreringer, og vi vil altså anbefale at det gis en samlet skriftlig fremstilling i alle enkeltvedtak. Eventuelt kan det også henvises til og vedlegges kopi av tidligere framstillinger, jf. forvaltningsloven § 25 andre ledd. Vi registrerer i den forbindelse at det heller ikke foreligger skriftlige søknader i sakene, selv om kommunen har utarbeidet et skjema for dette, og det kan derfor fremstå som uklart hvem som har søkt og hva det er søkt om.

Vedtakene om avlastning viser bare til sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b) og ikke til 4-3, som er bestemmelsen som regulerer vilkårene for å ha krav på tjenester. Vedtakene gjengir heller ikke innholdet av de reglene vedtakene bygger på.

Kommentar: Kravet her følger av forvaltningsloven § 25 første ledd. I tillegg til å vise til hjemmelen for avlastning som er sosialtjenesteloven § 4-3, jf § 4-2 bokstav b), vil det i utgangspunktet også være nødvendig å gjengi innholdet av disse reglene, for å sette parten i stand til å forstå vedtaket.

Det fremgår ikke alltid av enkeltvedtakene at sakens parter er underrettet om vedtaket.

Kommentar: I saker som omhandler avlastning, vi{ det alltid være to parter, dvs. både den som er hjelpetrengende og den som er omsorgsyter. I følge forvaltningsloven § 27 første ledd skal det sørges for at partene underrettes om vedtaket. Vi vil anbefale at vedtaket sendes til den av partene som har søkt om avlastning, og at kopi sendes til den andre.

Tilsynet vil for øvrig bemerke at i kommunens skjema "egensøknad" er det bare mulig å krysse av for om søknaden gjelder avlastning i institusjon. Vi har ikke kommentarer til at kommunen tilbyr avlastning på sykehjem, men vi vil gjøre oppmerksom på at regelverket ikke er til hinder for at avlastning også kan gis utenfor institusjon. Vi antar at dette kan være en aktuell problemstilling dersom det søkes avlastning uten at det er ledig plass på sykehjemmene, eller at avlastning utenfor institusjon er et ønske fra søkers side. Søknadsskjemaet bør derfor endres slik at søkerne gis anledning til å krysse av for andre avlastningsformer.

Videre må feltet om fullmakt på skjemaet "egensøknad" endres, slik at en underskrevet søknad ikke gir kommunen automatisk adgang til å innhente, sitat: "opplysninger som anses nødvendig for behandling av søknaden". For å oppfylle kravet om informert samtykke, må søkerne gis mulighet for å ha kontroll med hvilke instanser som kontaktes. Dette kan løses ved at kommunens saksbehandlere ber søkere fylle ut fullmaktskjema når slik innhenting av opplysninger fra andre instanser blir aktuelt.

Tilbakemelding fra kommunen

Funn fra fylkesmennenes stikkprøvetilsyn skal følges opp av de aktuelle kommunene. Vi viser til forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g).

Storfjord kommune bes gjøre rede for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at tilsvarende type feil gjentar seg i fremtiden.

Vi ber om kortfattet tilbakemelding innen 29. august 2011.

Ny lovgivning

Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) ble vedtatt 24.06.11, og trer i kraft når Kongen bestemmer. Pr. i dag er dato for dette ikke fastsatt, men når den nye helse- og omsorgstjenesteloven trer i kraft, blir någjeldende sosialtjenestelov og kommunehelsetjenestelov opphevet. Når den nye loven er trådt i kraft, må kommunen sørge for at det i saksbehandlingen henvises til bestemmelser i den nye loven.

Med hilsen

Nils Aadnesen
fung. avdelingsdirektør
Sølvi Melum
rådgiver

 

 

Kopi til:

Storfjord kommune, Pleie- og omsorgstjenesten, 9046 OTEREN
Statens helsetilsyn, Pb 8128 Dep, 0032 OSLO