Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2011 videreføre fra 2010 det landsomfattende tilsynet med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav). Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav.
  • Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

  • Håndtering av henvendelser/søknader
  • Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
  • Vurderinger og beslutninger

Det ble ikke avdekket avvik eller påpekt merknader ved dette tilsynet.

Dato: 06.04.2011

Eva Angell
rådgiver
(revisjonsleder)

Sølvi Melum
rådgiver

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Torsken kommune i perioden 13.01.11 – 06.04.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en videreføring fra 2010 av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og saksinnsyn.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble først innført 1. januar 2010 i lov om sosiale tjenester i Nav, jf. § 5. Videre vises det til forskrift av 19.11.10 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen. Kommunen har på andre tjenesteområder innenfor helse- og sosiallovgivningen over flere år hatt en generell plikt til internkontroll, jf. veileder IS-1183.

Rapporter etter systemrevisjoner omhandler eventuelle avvik som avdekkes og/eller merknader som påpekes under tilsynene og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av en virksomhets arbeid innenfor de områder tilsynet omfatter.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Torsken kommune har litt i overkant av 900 innbyggere og 8 % av befolkningen er over 80 år. Kommunen har siden 2001 hatt en nedgang i folketallet på ca. 200 personer.

Nav Torsken ble offisielt åpnet 8. april 2008. De kommunale oppgavene som er lagt inn i Nav er: lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, lov om sosiale tjenester kapittel 6 og deler av kapittel 4, samt lov om barneverntjenester, jf. samarbeidsavtale mellom Torsken kommune og Nav Troms.

Tre av de ansatte i Nav kontoret er alle tidligere ansatte i kommunen. Den fjerde ansatte er jurist.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.01.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 21. mars 2011.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22. mars 2011.

Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Torsken kommune v/ Nav Torsken undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønaden skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

Funn

Det ble ikke avdekket avvik eller påpekt merknader ved vårt tilsyn med Torsken kommune.

Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Forskrift av 19.11.10 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over ansatte i Nav kontoret
  • Søknadsskjema – søknad om økonomisk stønad
  • Skriftlige rutiner: 
    -  Rutine – økonomisk stønad
    -  Rutine – akuttsaker/nødhjelp
    -  Rutine – utbetaling 
    -  Rutine – utforming av gjeldsbrev
  • Sjekkliste økonomisk dokumentasjon
  • Maler:
    - Mal – hovedvedtak
    - Mal – vedtak nødhjelp
    - Mal – vedtak avslag
    - Mal – forvaltningsbrev
  • Papirutgave på manuell utbetalingsanvisning
  • Delegering av budsjettmyndighet NAV
  • Delegasjon kommunen vedtak K-sak 17/10, vedtak F-sak 74/08
  • Myndighet og delegasjon vedrørende sosialtjenesten i Torsken, datert 03.01.06
  • Delegering av anvisningsmyndighet datert 11.01.10
  • Organisasjonsoversikt, politisk og administrativ, siste utgave
  • Samarbeidsavtale Nav Troms og Torsken kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Rutineperm
  • Oppdaterte maler for vedtak
  • 23 søknader/vedtak i ulike mapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Nav Torskens brev av 22.02.11 med oversendelse av dokumentasjon
  • Fylkesmannens e-post av 14.03.11 med vedlagt møteplan for tilsynsbesøket

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Lena Hansson

Rådmann

X

X

X

Hege Rudi Grande

Nav-leder

X

X

X

Herdis Myrvang

Veileder

X

X

X

Marlen Sørensen

Veileder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Eva Angell (revisjonsleder)
Rådgiver Sølvi Melum