Rapport fra tilsyn med samfunnsmedisinske oppgaver i Tranøy kommune 2011

Sammendrag

Helsetilsynet i Troms gjennomførte våren 2011 tilsyn med samfunnsmedisinske oppgaver i Tranøy kommune. Denne rapporten beskriver gjennomføring og resultat av tilsynet, basert på en systemrevisjon.

Tilsynet omfattet følgende områder:

1. System for helseovervåking / Helsetjenester til utsatte grupper

2. Helsemessig beredskap

3. Miljørettet helsevern

Følgende tre avvik ble avdekket under tilsynet:

Avvik 1:

Kommunen sørger ikke for at helsetjenesten har systematisk oversikt over helsetilstanden i befolkningen, og sikrer derfor ikke tjenester til utsatte grupper.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke helsemessig beredskap for smittsomme sykdommer.

Avvik 3:

Kommunen sikrer ikke befolkningen mot faktorer i miljøet som kan ha negativ innvirkning på helsen, og oppfyller dermed ikke lovens krav innen miljørettet helsevern.

Dato: 12.07.2011

Klaus Melf
ass. fylkeslege, revisjonsleder Anders Aasheim
seniorrådgiver, revisor

 

 

Lars Kristian Pettersen
juridisk rådgiver, revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tranøy kommune i perioden 02.03.2011 – 12.07.2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Troms gjennomfører i inneværende år. Lignende tilsyn gjennomføres ved tre kommuner i Troms våren 2011.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tranøy kommune ligger på sørøstlige del av Senja og omfatter et landareal på ca 550 km2. Folketallet er på ca 1 550 innbyggere. Det er lange avstander i Tranøy kommune, og ei spredt bosetting med mange mindre bygder langs kystlinja og i innlandet. Nord-kommunen ligger innenfor dagpendlingsomlandet til regionsenteret Finnsnes.

Næringslivet omfatter jordbruk og fiske /fiskeoppdrett, og ellers en stor del offentlig og privat tjenesteyting, transport, småindustri, bygg og anlegg mv. Av større bedrifter nevnes Solli Trappefabrikk AS og Nicopan AS. Ånderdalen naturpark og de ulike kulturelle attraksjonene gir grunnlag for en rekke bedrifter som tilbyr overnatting og bespisning.

Frivillige lag og foreninger står sterkt i kommunen. Et tiltak som aktiviserer mange er prosjektet ”Til topps i Tranøy”. Dette gir folk anledning til å følge merkede turstier til noen av fjelltoppene i kommunen.

Tranøy kommunes administrasjon befinner seg i administrasjonsbygget i Vangsvik, med rådmann, kommunalsjefer og stabsfunksjoner som økonomi, plan og næring, personal, it-drift og fellestjenester. Enheten Drift og vedlikehold har ansvaret for oppgavene innenfor tekniske områder, vedlikehold mv.

Kommunen har 2 skoler; Stonglandet skole og Vikstranda skole. Det er barnehagerpå Stonglandseidet, i Vangsvik og i Solli.

Helse- og sosialetatens administrasjoner også påkommunehuset, mens sykehjem, legekontor, fysioterapi, helsesøster, sosialkontor, tjenesten for psykisk utviklingshemmede og hjemmetjenesten finnes ved helsesenteret på Stonglandseidet.

Fastlegetjenester blir kjøpt inn via Senjalegen fra vertskommunen Lenvik. Senjalegen har hovedkontor på Silsand, som ligger nært kommunesenteret Finnsnes.

Kommunen var med i IK Samhelse, et interkommunalt prosjekt der 5 Midt-Troms kommuner samarbeidet for å få dekket sine samfunnsmedisinske oppgaver gjennom en felles kommuneoverlegestilling. IK Samhelse var et 2-årig prosjekt fra 2007 til 2009 med rådmennene i de involverte kommunene som overordnet organ. Prosjektet var finansielt støttet av Fylkesmannen i Troms.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.03.2011.

Åpningsmøte ble avholdt 19.05.2011.

Intervjuer:

8 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 20.05.2011.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, og dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Tema for tilsynet

Tilsynet hadde fokus på hvordan kommunen planlegger, utfører, kontrollerer og korrigerer sitt samfunnsmedisinske arbeid. Tilsynet omfattet undersøkelse av følgende forhold:

1. System for helseovervåking / Helsetjenester til utsatte grupper

2. Helsemessig beredskap

3. Miljørettet helsevern

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sørger ikke for at helsetjenesten har systematisk oversikt over helsetilstanden i befolkningen, og sikrer derfor ikke tjenester til utsatte grupper.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-1 (Kommunens ansvar for helsetjeneste), § 1-4 (Planlegging, informasjon og samordning), § 3-5 (Medisinsk-faglig rådgivning)
• Forskrift om miljørettet helsevern § 5 (Oversikt, rådgivning og medvirkning)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (Innholdet i internkontrollen)

Avviket bygger på følgende:

• I intervjuene kommer det frem at fordelingen av oppgaver og ansvar innen samfunnsmedisinske tjenester i kommunen er uklar.
• Kommunens administrative delegeringsreglement er utdatert.
• Det er uklart for kommunalt ansatte hvilken avtale som foreligger om samarbeid i tilknytning til Senjalegen mellom Tranøy og Lenvik.
• Kommunen har per i dag ingen fungerende medisinskfaglig rådgiver.
• Kommunen har ikke utarbeidet en oversikt over sentrale helseutfordringer i befolkningen.
• Det mangler et system for å identifisere og ivareta helsebehovet til utsatte grupper.
• Fastlegene i Senjalegen som jobber på Stonglandseidet og på Silsand har fulle lister. For innbyggere i Tranøy kommune som trenger fastlege er nærmeste tilgjengelige tilbud på Gibostad, inntil 90 km unna og uten daglig bussforbindelse. Dette gjelder også for nybosatte flyktninger, eldre (inkl. hjemmeboende personer med demens) og andre utsatte grupper i befolkningen.
• Kommunens helsesøstertjeneste er sårbar. Det er kun en person ansatt og det finnes ikke et system som sikrer forsvarlige tjenester ved sykdom eller annet fravær.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke helsemessig beredskap for smittsomme sykdommer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 3-5 (Medisinsk-faglig rådgivning)
• Smittevernloven § 7-1 (Kommunens oppgaver) og § 7-2 (Kommunelegens oppgaver)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (Innholdet i internkontrollen)

Avviket bygger på følgende:

• I intervjuene kommer det frem at fordelingen av oppgaver og ansvar innen samfunnsmedisinske tjenester i kommunen er uklar.
• Kommunens administrative delegeringsreglement er utdatert.
• Det er uklart for kommunalt ansatte hvilken avtale som foreligger om samarbeid i tilknytning til Senjalegen mellom Tranøy og Lenvik.
• Kommunen har per i dag ingen fungerende smittevernlege.
• Tilsynslegen er ikke involvert i arbeidet med smittevernplan og infeksjonskontrollprogram i sykehjemmet.

Avvik 3:

Kommunen sikrer ikke befolkningen mot faktorer i miljøet som kan ha negativ innvirkning på helsen, og oppfyller dermed ikke lovens krav innen miljørettet helsevern.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-3 (Oppgaver under helsetjenesten), § 3-5 (Medisinsk-faglig rådgivning), Kap. 4a (Miljørettet helsevern)
• Forskrift om miljørettet helsevern § 4 (Kommunenes ansvar) og § 14 (Meldepliktige virksomheter)
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 (Innholdet i internkontrollen)

Avviket bygger på følgende:

• I intervjuene kommer det frem at fordelingen av oppgaver og ansvar innen samfunnsmedisinske tjenester i kommunen er uklar.
• Kommunens administrative delegeringsreglement er utdatert.
• Det er uklart for kommunalt ansatte hvilken avtale som foreligger om samarbeid i tilknytning til Senjalegen mellom Tranøy og Lenvik.
• Kommunen har ikke et system som identifiserer alle relevante utfordringer innen miljørettet helsevern.
• Det innhentes ikke medisinskfaglige råd i relevante saker innen miljørettet helsevern.
• Det finnes ingen oversikt over godkjenningspliktige virksomheter i kommunen.
• Det mangler en plan for tilsyn med godkjenningspliktige virksomheter.

6. Regelverk

Følgende lover og forskrifter ligger til grunn ved tilsynet:

• Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 30.03.1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 02.07.1999 om etablering og gjennomføring av psykisk helsevern
• Lov av 05.08.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
• Lov av 23.06.2000 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift av 03.04.2003 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 15.12.2006 om etablering av tvunget psykisk helsevern
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 17.06.2005 om smittevern i helsetjenesten
• Forskrift av 21.06.2002 om tuberkulosekontroll
• Forskrift av 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging
• Forskrift av 25.04.2003 om miljørettet helsevern

7. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Innen tilsynsområde har kommunen relevant planverk, som er gyldig og i all hovedsak oppdatert. Rådmannen har møter annenhver uke med ledergruppen, der kommunalsjef for familie, helse og omsorg inngår. Kommunalsjefen har møter med sine to virksomhetsledere (sykehjem og hjemmetjeneste) månedlig, samt et årlig utvidet møte som også omfatter helsesøster og fysioterapeut.

Kommunen har et system for avviksmelding. Dette brukes i varierende grad av de ulike tjenestene. Åtte ansatte fra kommunen har nylig vært på kurs i videreutvikling og bruk av et fungerende avvikssystem.

Kommunen har ingen skriftlig system for årsrapportering fra helsetjenestene til administrativ eller politisk ledelse. Rapporteringen skjer muntlig gjennom møtestrukturen og lett tilgjengelighet i det daglige arbeidet. På grunn av kommunens størrelse er det mindre behov for prosedyrer og skriftlighet. Styringsstrukturen er relativ oversiktlig.

Fra 2010 har kommunen ikke hatt en fungerende kommuneoverlege. Denne funksjonen er ikke inkludert i Senjalege-avtalen fra 2009, men ble ivaretatt av IK Samhelse i 2008-2009. Senjalegen planlegges utvidet fra august 2011 til å omfatte også samfunnsmedisinske tjenester. Tranøy kommune har intensjon om å kjøpe disse tjenestene fra Senjalegen. Rådmannen har også henvendt seg til nabokommunene for å få til en avtale som skal sikre samarbeid om helsesøstertjenesten.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Boligsosial handlingsplan 2009-2012
• Helse- og sosial beredskapsplan 2008-2011
• Infeksjonskontrollprogram for Tranøy sykehjem
• Smittevernplan for Tranøy (IK Samhelse 2009)
• Atomberedskapsplan for Tranøy (IK Samhelse 2009)
• Organisasjonskart Tranøy kommune
• Delegasjon for kommunalsjef familie, helse og omsorg
• Varslingsliste fra overordnet kriseplan
• Eksempel på godkjenningsdokument av virksomhet etter forskrift om miljørettet helsevern (Solli barnehage 2009)
• Eksempel på folkehelsetiltak ”Til topps i Tranøy”, søknad til Fylkesmannen i Troms, datert 14.04.2010
• Notat fra Nav Tranøy/sosialtjenesten og hjemmetjenestene/PU ”Oversikt over helsetjenestebehov og tilbud til rusmisbrukere og psykiatriske pasienter” datert 04.04.2011
• Plan for ettervem for rusmisbrukere fra 2006
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan 2009 - 2012 (ikke vedtatt)
• Psykiatriplan 2007 – 2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Kvalitetssikringsperm for helsestasjonstjenesten
• Samling av rutinebeskrivelser vedr. helsetjenester til asylsøkere og flyktninger
• Avtale mellom Lenvik, Berg, Tranøy og Torsken kommune om vertskommunesamarbeid om legetjenester (Senjalegen 2009).
• Massevaksinasjonsplan for Tranøy kommune
• Samlet oversikt over prioriterte grupper for pandemivaksine, Tranøy
• Tranøy kommune – Administrativ delegering, Fordeling av myndighet og ansvar
• Kriseplan Tranøy kommune, versjon 2009

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Troms:

• Varsel om tilsyn, sendt 2. mars 2011
• Dokumenter fra Tranøy kommune av 22. og 25. mars, 7. og 18. april 2011
• Program for tilsynet, sendt 5. mai 2011

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Ass. fylkeslege Klaus Melf, revisjonsleder
Seniorrådgiver Anders Aasheim, revisor
Juridisk rådgiver Lars Kristian Pettersen, revisor