Rapport fra tilsyn med behandling av søknad om økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19 ved Tranøy kommune 2011

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2011 videreføre fra 2010 det landsomfattende tilsynet med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav). Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav.
• Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema: Håndtering av henvendelser/søknader Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt ett avvik på følgende område:

Avvik 1

Tranøy kommune sikrer ikke at alle søknader som ikke innvilges fullt ut begrunnes i forhold til sosialtjenesteloven i Nav § 19.

Det ble påpekt en merknad:

Merknad 1

Det bør gis mer detaljert informasjon i enkeltvedtakene om hvilke utgifter det er ytt stønad til.

Dato: 20.05.11

Sølvi Melum rådgiver
(revisjonsleder)

Nils Aadnesen
fagansvarlig

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tranøy kommune i perioden 20.01.11 - 18.05.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tranøy kommune har 1527 innbyggere.

Nav Tranøy ble åpnet 11.03.09. De kommunale oppgavene som er lagt til Nav-kontoret er tjenester etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, lov om sosiale tjenester kapittel 6 og deler av kapittel 4, lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere, bistand med boveiledning og koordinering av tiltak innenfor introduksjonsprogrammet, samt godkjenning av brukere av TT-kort og parkeringskort, jf. samarbeidsavtale mellom Tranøy kommune og Nav Troms, samt delegeringsreglement i Tranøy kommune.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20. januar 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 31. mars 2011.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 1. april 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Tranøy kommune v/ Nav Tranøy undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønaden skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

5. Funn

Avvik 1

Tranøy kommune sikrer ikke at alle søknader som ikke innvilges fullt ut begrunnes i forhold til sosialtjenesteloven i Nav § 19.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 19.
• Lov om behandlingsmåter i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 25.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• I 6 vedtak hvor søknadene om økonomisk stønad var delvis innvilget etter § 18, var det ikke henvist til § 19 og det fremkom heller ikke at spørsmålet om ytterligere stønad var vurdert etter denne bestemmelsen.

Kommentar:

Lov om sosiale tjenester i Nav § 19 gir hjemmel for å yte stønad i tilfeller der betingelsene etter lovens § 18 ikke er oppfylt. Det kan blant annet gjelde utgifter som i det konkrete tilfellet faller utenfor rammen for § 18, og med andre ord ikke er nødvendige for søkerens livsopphold. Et annet eksempel er at ikke alle andre muligheter til selvforsørgelse er forsøkt.

Søknader som helt eller delvis avslås etter § 18, skal alltid vurderes etter § 19, og vurderingen må fremkomme i det skriftlige enkeltvedtaket.

Merknad 1

Det bør gis mer detaljert informasjon i enkeltvedtakene om hvilke utgifter det er ytt stønad til.

Kommentar:

Tilsynets gjennomgang viser at vedtakene ikke inneholder informasjon om hvilke utgifter som omfattes av den veiledende sats, og vedtakene om supplerende stønad beskriver ikke alltid hvordan beløpet er utregnet.

Det er opplyst at kommunen benytter statlig veiledende sats ved utmåling av økonomisk stønad til livsopphold, jf. rundskriv A-1/2010. I vedtakene bør det derfor, som en del av veiledningen til søkerne, komme frem hvilke typer utgifter som omfattes av den veiledende sats. Når det gis supplerende stønad, bør det alltid fremgå hvordan beløpet er utregnet, slik at søkerne blir informert om hva det er innvilget stønad til.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Forskrift av 19.11.10 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Tranøy kommune og Nav Troms
• Delegasjonsbestemmelser som berører lov om sosiale tjenester i Nav
• Oversikt over ansatte i Nav Tranøy, utdanning og fordeling arbeidsoppgaver
• Søknadsskjema økonomisk sosialhjelp
• Akutthjelpsrutine
• Rutine – behandling av søknader om stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller §§ 18 og 19

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Sosialstønadssatser i akuttsituasjoner og kortere perioder
• Vedtaksmal

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Nav Tranøys oversendelse av dokumenter, mottatt 24.02.11
• Fylkesmannens brev av 18.03.11 med endelig program for tilsynsbesøket.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Rådgiver Sølvi Melum (revisjonsleder) Fagansvarlig Nils Aadnesen