Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tema for tilsynet er midlertidig botilbud etter lov om sosiale tjenester i Nav § 27. Tilsynet skal undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer informasjon om rettigheten og at slike tilbud – innen en forsvarlig tidsramme - vurderes, tildeles og iverksettes.

Tilsynet påpekte 2 avvik og 1 merknad:

1. Avvik:

Tromsø kommune sikrer ikke at søknader om midlertidig botilbud behandles innen en forsvarlig tidsramme.

2. Avvik:

Tromsø kommune sikrer ikke at midlertidig botilbud tildeles gjennom et utfyllende skriftlig enkeltvedtak.

1. Merknad:

Tromsø kommune bør utarbeide generell informasjon om retten til midlertidig botilbud.

Dato: 02.12.11

Nils Aadnesen
fagansvarlig (revisjonsleder)

Eva Angell
rådgiver

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tromsø kommune i perioden 04.04.11 – 02.11.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tromsø kommune har i 2011 utarbeidet skriftlige saksbehandlingsrutiner vedrørende midlertidige botilbud. Fylkesmannen har mottatt presiseringer av innholdet i rutinene den 25.10.2011. Rutinene omfatter Nav Tromsø og Boligkontoret.

Når det gjelder Natthjemmet i Tromsø kommune, defineres ikke dette av kommunen som et midlertidig botilbud etter lov om sosiale tjenester i Nav § 27. I rutinene åpnes det imidlertid for at ”dersom søker henvender seg etter kl. 13.00 og det ikke finnes et umiddelbart ledig botilbud, henvises enslige og husstander uten barn, til Natthjemmet inntil saken kan løses neste virkedag”.

Kommunen arbeider for å få etablert flere midlertidige botilbud i 2012.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.04.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 18.10.11.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 19.10.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet er midlertidig botilbud etter lov om sosiale tjenester i Nav § 27.

Tilsynet skal undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer informasjon om rettigheten og at slike tilbud – innen en forsvarlig tidsramme - vurderes, tildeles og iverksettes.

Fylkesmannen konkretiserer kravene slik:

  • Kommunen sikrer at det finnes tilgjengelige botilbud som kan dekke midlertidige behov
  • Kommunen sikrer at personer med akutt behov for botilbud kan forholde seg til Nav-kontoret
  • Kommunen sikrer at Nav-kontoret fremskaffer et konkret tilbud til de som trenger det, eventuelt gjennom samarbeid med andre deler av kommunen
  • Kommunen sikrer at det gis informasjon om muligheten til å få midlertidig botilbud
  • Kommunen sikrer at det gis veiledning slik at søknader om midlertidig botilbud identifiseres
  • Kommunen sikrer at tjenestemottakers/ dennes representants synspunkter og ønsker innhentes
  • Kommunen sikrer at det foretas en vurdering av om vilkårene er oppfylt uavhengig av årsaken til nødsituasjonen
  • Kommunen sikrer at det foretas en konkret utredning av hjelpebehovet
  • Kommunen sikrer at det foretas en vurdering av om vedkommende har andre muligheter
  • Kommunen sikrer at det foretas en vurdering av om vedkommende kan klare å finne tilbud selv
  • Kommunen sikrer at avslag begrunnes ut fra at vilkårene ikke er oppfylt
  • Kommunen sikrer at det foretas en vurdering av om midlertidig botilbud må tilbys samme dag
  • Kommunen sikrer at det foretas en vurdering av om vedkommende har et sted og oppholde seg det neste døgn
  • Kommunen sikrer at avslag oppfyller krav til begrunnelse
  • Kommunen sikrer at det treffes skriftlige enkeltvedtak med opplysning om klageadgang
  • Kommunen sikrer at midlertidig botilbud tilstås som en klar og utvetydig rett i enkeltvedtaket
  • Kommunen sikrer at det konkrete botilbudet fremkommer i enkeltvedtaket
  • Kommunen sikrer at det ved behov gis forsvarlig tilbud tilpasset barnefamilier
  • Kommunen sikrer at det gis tilbud som ikke innebærer at beboer må være ute på dagtid
  • Kommunen sikrer at det vurderes å inngå avtaler om kvalitetskrav med overnattingssteder
  • Kommunen sikrer at tilbudet evalueres i samarbeid med tjenestemottaker
  • Kommunen sikrer at det vurderes hvorvidt det skal ytes økonomisk stønad til dekning av midlertidig botilbud

Tilsynet omfatter ikke en nærmere vurdering av kvaliteten på de tilbud som kommunen benytter, eksempelvis på Ørettholmen.

Tilsynet omfatter ikke tema som reguleres gjennom annet lovverk, eksempelvis husleieloven.

5. Funn

Tilsynet påpeker 2 avvik og en merknad.

1. Avvik:

Tromsø kommune sikrer ikke at søknader om midlertidig botilbud behandles innen en forsvarlig tidsramme.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 27, jf § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

  • Ifølge kommunens rutine (presisert versjon av 25.10.11) skal søknader om midlertidig botilbud behandles i løpet av samme dag som søknaden er levert. Det heter at ”dersom dette er etter kl. 13.00 skal søknaden behandles senest neste virkedag. Ved forlenget saksbehandlingstid skal begrunnelse fremkomme av journalnotat og vedtak. Dette avhenger også av medvirkning fra søkers side, dvs at vedkommende er å treffe personlig hos Nav eller på telefon”.
  • Ansatte ved Nav Tromsø har en noe ulik oppfatning av hvilken saksbehandlingstid som er akseptabel for slike saker.
  • Gjennomgang av 10 saker viste at i 4 saker var det truffet vedtak samme dag eller neste.

Kommentar:

Kommunale tjenester i Nav-kontor skal være åpen for publikum til vanlig kontortid 5 dager i uken, på lik linje med andre kommunale kontor (jf rundskriv I-1/93 punkt 2.3.2). Saksbehandlingstiden utgjør et viktig moment når det gjelder forsvarlighet, jf sotjl Nav § 4, og hva som er forsvarlig vil variere ut fra tjenestemottakers situasjon og tjenesten det søkes om.

Tjenestemottakere som ikke har et sted å sove og oppholde seg det neste døgnet, og ikke finner løsninger på dette selv, har krav på midlertidig botilbud. Det ligger i sakens natur at dette i utgangspunktet må vurderes og avklares samme dag.

Etter tilsynets vurdering innebærer Tromsø kommunes rutine at det fort vil bli sentralt for saksbehandlingstiden hvorvidt søknaden fremmes før eller etter klokken 13:00, og vi ser ikke at regelverket åpner for et slikt utgangspunkt.

Tilsynet er innforstått med at i noen tilfeller forsinkes saksbehandlingen på grunn av manglende medvirkning fra den som søker. Dette bør i så fall nedtegnes, slik kommunens rutine legger opp til. Vi minner samtidig om at kommunen, som et utgangspunkt, ikke kan stille samme krav til dokumentasjon i forbindelse med nødssituasjoner.

2. Avvik:

Tromsø kommune sikrer ikke at midlertidig botilbud tildeles gjennom et utfyllende skriftlig enkeltvedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav § 27 og § 4, jf forvaltningsloven § 17 første ledd og § 27 første ledd.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

  • Vedtak fra Nav-kontoret som tilsynet har fått fremlagt, konkluderer med at vedkommende ”fyller vilkårene for rett til midlertidig bolig, jfr lov om sosiale tjenester i Nav § 27”. Søker henvises til Boligkontoret for konkret tilbud.
  • Det treffes ikke enkeltvedtak om hvilket tilbud vedkommende får og gjeldende rutine legger heller ikke opp til det.

Kommentar:

Lov om sosiale tjenester i Nav § 27 innebærer en plikt til å gi en naturalytelse, noe som innebærer at Nav-kontoret må fremskaffe et konkret og tilgjengelig botilbud til den som ikke klarer det selv. Det inngår i utredningen av saken å avklare hvilket tilbud som skal gis og konklusjonen må fremkomme i enkeltvedtaket. Dette har også sammenheng med at den enkelte har adgang til å påklage kommunens valg av tilbud.

Etter Fylkesmannens vurdering følger det av Nav-loven § 13 at slike vedtak må utformes av Nav-kontoret.

1. Merknad:

Tromsø kommune bør utarbeide generell informasjon om retten til midlertidig botilbud.

Kommentar: Tilsynet viser her til at informasjonen på kommunens hjemmeside er svært kortfattet og til dels feil. Det er for øvrig ikke utarbeidet egne brosjyrer eller lignende, som kan være tilgjengelig for eksempel på Natthjemmet.

6. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i Nav

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

Forvaltningsloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Rutine: ”Tromsø kommune, interne saksbehandlingsrutiner for Boligkontoret og Nav Tromsø. Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 27, midlertidig bolig”
  • ”Oversikt over ansatte hos Nav Tromsø som jobber med saksbehandling i forbindelse med midlertidig bolig, Lov om sosiale tjenester i Nav § 27”
  • Oversikt: ”Ansatte som arbeider med saksbehandling og tildeling av boliger”
  • Dokumentasjon fra Boligkontoret og Nav Tromsø i 10 enkeltsaker knyttet til saksbehandling etter sotjl Nav § 27

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Informasjon om midlertidig botilbud fra kommunens hjemmeside

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn av 04.04.11.
  • Program for tilsynsbesøket av 03.10.11.
  • Revidering av kommunens rutine (mottatt her 25.10.11)

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Ivar Sæther

Leder Nav Tromsø

X

X

X

Lille Hege Lundell

Avdelingsleder Nav

X

X

X

Roar Stangnes

Enhetsleder, Boligkontoret

X

X

X

Ellen Bergli

Enhetsleder, Boligkontoret

X

X

X

Trude H. P. Karlsen

Veileder

X

X

X

Espen Sjong Slette

Veileder, Mottak

X

X

 

Synnøve Samuelsen

Veileder, Ungdomsteam

X

X

X

Arne T. Solheim

Avdelingsleder, Miljøarbeidertjenesten (Rus- og psykiatritj.)

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Eva Angell
Fagansvarlig Nils Aadnesen