Rapport fra tilsyn med Beboernes korrespondanse ved Aleris Ungplan & BOI AS Tromsø 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Beboernes korrespondanse, jf. Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon § 18

Eivind Pedersen
revisjonsleder

Eva Angell
revisor

Viggo Fossum
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aleris Ungplan & BOI AS Tromsø i perioden 19.10.2012 – 14.12.12 . Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjonene etter lov om barneverntjenester § 2-3 b tredje ledd og § 5-7, jf tilsynsforskriften § 7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Aleris Ungplan & BOI AS Tromsø er en godkjent barneverninstitusjon med hovedkontor i Tromsø sentrum, men med avdelinger spredt rundt i Tromsø og Karlsøy kommune. Institusjonsplanen fra 2009 gjelder for bofellesskapene i Movika, Fjordveien, Mjelde, Sommarøy, Hessfjord Rød, Hessfjord Blå og Lanes. Det er senere gitt godkjenning for etablering av en ny avdeling på Hansnes, hvoretter Hessfjord Blå ikke lengre benyttes. Totalt er institusjonen, jf. Rapport fra Bufetats etterfølgende kontroll 14.06.2012 godkjent for 21 plasser. Det kan tas inn barn og unge i alder 12-18 (23) år på grunnlag av vedtak etter bvl §§ 4-4.femte ledd, 4-12, 4-24, 4-25 og 4-26.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble 19.10.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble 28.11.2012.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 29.11.2012

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at myndighetskravene knyttet til håndtering av beboernes korrespondanse, ikke brytes.

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendt materiale, gjennomgang av dokumenter vi fikk under tilsynet og intervjuer av ansatte.

5. Funn

Det ble gitt to merknader.

Merknad 1:

• Aleris Ungplan Tromsø har uklare rutiner for behandling av innkommen post og for kontroll av beboernes korrespondanse.

Kommentar:

Rettighetsforskriften § 18 innebærer, med unntak for tilfelle der man har begrunnet mistanke om at posten inneholder rusmidler eller farlige gjenstander, forbud mot å føre kontroll med beboernes korrespondanse. Evt. kontroll krever vedtak og opplysning til beboer om retten til å klage.

Det er under ingen omstendigheter anledning til å åpne elektronisk post eller kontrollere utgående post.

Myndighet til å treffe vedtak er ihht. forskriften gitt leder/enhetsleder som i sitt fravær kan gi en annen ansatt på institusjonen fullmakt til å treffe vedtak. Denne personen må anses kompetent og være tilstede på institusjonen.

Av rutinen for merkantil assistent/sivilarbeider (revidert desember 2006) fremgår det at man skal «åpne all post hvor Ungplans navn står øverst». Denne rutinen følges ikke.

Institusjonen har en sentralt fastsatt rutine i rutinehåndbok A1.0 som fremstår som uklar både med hensyn til arbeidsoppgave, fremgangsmåte og ansvar. Denne rutinen harmonerer ikke med organisasjonskartet.

Vedtakskompetansen opplyses å være delt mellom 2 ledere (regiondirektør og leder Ungplan Tromsø) uten at ansvarsforholdet dem imellom er dokumentert gjennom delegasjon eller stedfortrederordning.

Stillingsbeskrivelse for regiondirektør (lønnspolitikk dok 3.5.) gir ikke spesifikk beskrivelse av direktørens ansvar for å treffe vedtak.

Prosedyren ved føring av tvangsprotokoll gjør det i tillegg uklart hvilken kompetanse avdelingslederne har i denne sammenheng.

Intervju viser likevel at ansatte vet hvem de skal henvende seg til når kontroll av korrespondanse skal vedtas.

Merknad 2:

• Institusjonen mangler rutiner som kan sikre lik praksis ved håndtering av ungdomstelefonen.

Kommentar:

Når institusjonens ungdommer benytter en felles mobiltelefon, er det viktig at institusjonen har rutiner som sikrer at bruken ivaretar ungdommens integritet ved at meldinger ikke gjennomgås av ansatte eller andre.

Det er ikke anledning for ansatte å åpne elektronisk post til beboerne ved institusjonen.

I intervju er opplyst at personalet er opptatt av at ingen andre enn den aktuelle beboer skal lese meldinger som sendes til ungdomstelefonen.

Praksis som kan forhindre at så skjer, er imidlertid ikke nedfelt i rutiner, f.eks. for tilfelle der man ikke vet hvem meldingen er ment for.

Det er ikke laget sletterutiner for meldinger eller anrop eller reist interne diskusjoner om hvordan denne problematikken skal håndteres.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. 100
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 15.11.2011
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003 nr. 1564.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan versjon 1-2009
• Organisasjonskart
• Opplæringsplan for 2009-2011
• Liste over ansatte
• Prosedyre for føring av tvangsprotokoll 01.03.12
• 2 protokoller § 18, 1 klagesak (12/4669)
• Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
• Rutinehåndbok A1.0 datert 01.03.12
• Rutine for merkantil assistent/sivilarbeider 2006
• A-perm og B-perm – nylig revidert
• Dokumentet «Lønnspolitikk 2006»

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev og epostkorrespondanse mellom Fylkesmannen og institusjonsleder Doornebal.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Viggo Fossum, Eva Angell og Eivind Pedersen med sistnevnte som revisjonsleder.