Rapport fra tilsyn med institusjonens rutiner og praksis vedrørende beboernes korrespondanse, jf. rettighetsforskriftens § 18 ved Aleris Ungplan Nymogården 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens rutiner og praksis vedrørende beboernes korrespondanse, jf. rettighetsforskriften § 18.

Silja Eriksen
revisjonsleder

Solveig Bjørn
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aleris Ungplan Nymogården i perioden 24.10.2012 – 5.12.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 5-7. I tilhørende tilsynsforskrift er Fylkesmannen pålagt å føre tilsyn ved en systemrevisjon hvert år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Aleris Ungplan Nymogården er en privat barneverninstitusjon, og fra 01.05.2011 en del av Aleris Ungplan og BOI. Institusjonen er lokalisert i Målselv. Aleris Ungplan AS har vært representert i region nord siden 2000, og ansvarlig leder er regiondirektør Håkon Melseth. Aleris driver i tillegg til barnevern bolig og omsorgstilbud til voksne brukere etter sosialtjenesteloven. Aleris Ungplan, region nord, består av familiehjem, institusjonsenheter og ettervern. Aleris Ungplan Nymogården består av 10 ulike tiltak, hvorav godkjenningen for ett av tiltakene var knyttet til en ungdom som nå er flyttet. Totalt er institusjonen pr. i dag godkjent for 22 plasser.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.10.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 27.11.2012.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.11.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at myndighetskravene knyttet til beboernes korrespondanse ikke brytes.

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendt materiale og intervju av ansatte.

5. Funn

Det ble påpekt 2 merknader.

Merknad 1:

Aleris Ungplan Nymogården bør utarbeide rutiner som kan sikre lik praksis ved institusjonens håndtering av ungdomstelefonen.

Merknaden bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

• Institusjonen har ikke rutiner som omhandler bruk av ungdomstelefon.
• Det er ulikt hvordan det håndteres når det kommer inn meldinger på telefonen.
• Det praktiseres ulike sletterutiner for telefonen.
• Det er ulikt hvordan ungdom informeres om bruk av telefonen.

Kommentar:

Når institusjonens ungdommer benytter en felles mobiltelefon, er det viktig at institusjonen har rutiner som sikrer at bruken ivaretar ungdommens integritet, ved at meldinger ikke gjennomgås av ansatte eller andre. Institusjonen må derfor sørge for å ha rutiner for informasjon om, og bruk av ungdomstelefonen, slik at meldinger som mottas kommer frem til rette mottaker, og at både innkomne og sendte meldinger slettes regelmessig.

Merknad 2:

Aleris Ungplan Nymogården bør sørge for at skriftlige rutiner vedrørende beboernes korrespondanse (rettighetsforskriftens § 18) er i samsvar med institusjonens praksis.

Merknaden bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

• Rutinehåndbok nr. A1.0 om beboernes korrespondanse angir at «avdelingsleder eller bemyndiget miljøterapeut» er ansvarlig for «Etablering av og begrunnelse for mistanke om at forsendelse inneholder rusmidler eller farlige gjenstander»
• Rutinehåndbok nr. A1.0 om beboernes korrespondanse angir at «Regionleder» er ansvarlig for å fatte enkeltvedtak.
• Rutinehåndbok nr. A1.0 om beboernes korrespondanse angir at «Regionleder /stedfortreder» er ansvarlig for kontroll med forsendelse, klage og klagebehandling.
• Institusjonens praksis er at vedtak treffes, og post åpnes av leder eller avdelingsleder ved leders fravær.
• I institusjonens prosedyre ved føring av tvangsprotokoll benyttes begrepene nærmeste leder, avdelingsleder og daglig leder.

Kommentar:

Når skriftlige rutiner er uklare vedrørende hvem som har beslutningsmyndighet kan dette føre til ulik praksis blant personalet. Institusjonen bør derfor revidere sine skriftlige rutiner om beboernes korrespondanse og føring av tvangsprotokoll da disse gir rom for misforståelser.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 15.11.2011 nr. 1103
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003 nr. 1564
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner av 10.06.2008 nr. 580

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan med organisasjonskart
• Oppdatert liste over alle ansatte
• Prosedyre ved føring av tvangsprotokoll med Rutinehåndbok A1.0 (ISO-dok)
• Opplæringsplan Aleris ungplan 2009-2011

Dokumentasjon som ble gjennomgått i forkant av revisjonsbesøket:

• Godkjenningsvedtak av 25.4.2012
• Tilleggs vedtak om godkjenning av 26.6.2012

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• V>arsel om tilsyn av 24.10.2012
• Oversendelse av dokumenter, e-post av 14.11.2012 og 22.11.2012
• E-post av 22.11.2012 vedrørende valg av informanter til intervju.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Silja Eriksen som revisjonsleder
Seniorrådgiver Solveig Bjørn