Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn etter barnevernloven ved Ibestad kommune 2012

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2012 gjennomføre landsomfattende tilsyn med barneverntjenester i kommunene. Formålet med tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, jf. barnevernloven.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Sikrer kommunen at undersøkelsen gjennomføres i tråd med lov og forskriftskrav?
• Sikrer kommunen at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov og forskriftskrav?

Det ble avdekket 1 avvik og gitt en merknad ved dette tilsynet. De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten.

Avvik 1:

Ibestad kommune sikrer ikke barnets rett til medvirkning i undersøkelsesfasen.

Merknad 1:

Ibestad kommune bør utvikle rutiner og prosedyrer som grunnlag for et internkontrollsystem som sikrer at kommunens arbeid planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester.

Dato: 18.09.2012

Eva Angell
revisjonsleder

Sølvi Melum
revisor

 

Eivind Pedersen
revisor

 

 

1. Innledning

 

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ibestad kommune i perioden 16.04.12 – 18.09.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 3-2 fjerde ledd, jf. 2-3b andre ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ibestad kommune hadde 1410 innbyggere pr. 31.03.12.

Kommunen er organisert etter en trenivåmodell med rådmann som øverste ansvarlig for oppgaver på barnevernområdet. Barneverntjenesten er 1 av 7 avdelinger/tjenester som er underlagt seksjonsleder oppvekst. I tillegg til barneverntjenesten inngår grunnskole, barnehage, kulturskole, voksenopplæring, kultur og Ibestad bofellesskap. Barnevernleder er faglig ansvarlig for barneverntjenesten, og rapporterer administrativt til seksjonsleder oppvekst.

I barneverntjenesten er det i dag 1 fast stilling som er tillagt barnevernlederfunksjonen. I tillegg er det ansatt en person i 50 % stilling i forbindelse med at kommunen har fått tildelt midler fra Fylkesmannen gjennom satsingen på kommunalt barnevern i 2011 og 2012. Med så vidt få ansatte er tjenesten sårbar ved endringer som oppstår. Kommunen henvendte seg i vår til en større nabokommune for drøfting av mulig samarbeid på barnevernområdet. Foreløpig foregår dialogen på rådmannsnivå.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.04.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 13.06.12.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Dokumentasjon

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.06.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Det landsomfattende tilsynet omfatter kommunale barneverntjenester etter lov om barneverntjenester (heretter barnevernloven).

Tilsynet er avgrenset til følgende to hovedområder:

Hovedområde 1: Gjennomgang av undersøkelser, herunder 3 undertema

1. Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse?

2. Sikrer kommunen barns rett til medvirkning i undersøkelsesfasen?

3. Sikrer kommunen at det foretas en forsvarlig vurdering før undersøkelsen konkluderes?

Hovedområde 2: Evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn, herunder 3 undertema

1. Sikrer kommunen at det gjennomføres en tilstrekkelig evaluering?

2. Sikrer kommunen barns rett til medvirkning i evalueringsfasen?

3. Sikrer kommunen at det foretas en faglig forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes?

5. Funn

Under område 1 og 2 ble det gitt til sammen 1 avvik og 1 merknad.

Avvik 1:

Ibestad kommune sikrer ikke barnets rett til medvirkning i undersøkelsesfasen

Avvik fra følgende myndighetskrav:

FNs barnekonvensjon artikkel 12, lov om barneverntjenester § 6-3, forvaltningsloven § 17, internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

• Ibestad kommune har ikke utarbeidet rutiner/ prosedyrer vedrørende barns rett til medvirkning i undersøkelsesfasen, herunder retningslinjer for hvordan, samt når og på hvilket grunnlag det skal gjennomføres enesamtale med barnet.
• Ved gjennomgang av 10 undersøkelsessaker var det i 8 av sakene ikke snakket med barna.
• I 3 av disse sakene var barna under 7 år.
• I undersøkelsessakene hvor det snakkes med barn finner vi ikke at det er dokumentert at kommunen har informert barna om undersøkelsessaken og hvordan den angår dem, slik at barna kan forstå hvorfor de blir spurt.
• Kommunen har ikke etablert et system for melding og håndtering av avvik som kan fange opp lovbrudd angående barns rett til medvirkning.

Kommentar:
Barnets rett til å bli hørt er et grunnleggende prinsipp som er nedfelt i FNs barnekonvensjon artikkel 12. Konvensjonen gjelder som norsk lov. Barns rett til å bli hørt og si sin mening gjelder også i undersøkelsesfasen. Det er kommunen som må legge til rette for barnets deltakelse.

Barnevernloven § 6-3 første ledd presiserer at barn som har fylt 7 år og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i sak som berører han eller henne. Dette forutsetter at tjenesten tilrettelegger for slik samtale med barnet.

Merknad 1:

Ibestad kommune bør utvikle rutiner og prosedyrer som grunnlag for et internkontrollsystem som sikrer at kommunens arbeid planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester.

Kommentar: Det følger av internkontrollforskriften §§ 3 og 4, jf. barnevernloven § 2-1 andre ledd, sitat:

«I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester.»

«Internkontrollen skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester.»

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Fylkesmannen fikk fremlagt «Prosedyre ved akuttsaker». Utover dette hadde ikke kommunen skriftlige rutiner eller prosedyrer knyttet til kommunens arbeid på barnevernområdet. Barneverntjenesten benytter seg av saksbehandlingsverktøyet Familia, men de ansatte har ikke fått nødvendig opplæring for å kunne implementere verktøyet fullt ut i det daglige arbeidet. Det ble vist til at det over tid hadde vært sykefravær i barneverntjenesten.

Barnevernloven § 2-1 annet ledd pålegger kommunen en internkontrollplikt. Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at kommunen, herunder barneverntjenesten, utfører oppgavene sine i samsvar med lovpålagte krav. I dette tilsynet innebærer det at barneverntjenesten må sikre at undersøkelser og evalueringer blir kontinuerlig planlagt, utført, kontrollert og korrigert. Fylkesmannen forutsetter at tjenesten prioriterer dette arbeidet.

Fylkesmannen vil understreke at kommunen i utgangspunktet selv bestemmer hvilke prosedyrer og andre administrative tiltak som skal innarbeides i internkontrollen. Kommunen må konkret vurdere hva som er nødvendig og må i fremtiden ha et internkontrollsystem som fanger opp situasjoner/ praksis som ikke er i samsvar med myndighetskrav som gjelder, og bruke denne erfaringen til regelmessig å gjennomgå og forbedre tjenestene.

Tilsynet avdekket avvik knyttet til barns medvirkning i undersøkelsessaker og tilsynet har gitt merknad knyttet til kommunens forbedringspotensiale vedrørende å utvikle rutiner og prosedyrer som grunnlag for et internkontrollsystem som sikrer at kommunens arbeid planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester. Kommunen må iverksette tiltak for å rette opp avviket, og gjennom sin internkontroll følge opp at iverksatte tiltak fungerer som forutsatt.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester (barnevernloven)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter (FNs barnekonvensjon)
• Internkontrollforskriften

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsberetning 2011, Oppvekst
• Organisasjonskart
• Administrativt delegasjonsreglement for Ibestad kommune, Sosial
• 20 klientmapper (10 undersøkelsessaker og 10 hjelpetiltakssaker)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Organisasjons- og styringssystem i Ibestad kommune (1999)
• Administrativt delegasjonsreglement i Ibestad kommune (2001)
• Akuttfullmakt fra barnevernleder til stedfortreder (2012)
• Prosedyre ved akuttsaker
• Oversikt over pågående undersøkelsessaker pr. 13.06.12.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om systemrevisjon 16.04.12.
• Brev fra Ibestad kommune 16.05.12 med oversendelse av dokumentasjon.
• E-post av 11.06.12 med detaljert plan for tilsynsbesøket.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Fagansvarlig Sølvi Melum Seniorrådgiver Eivind Pedersen Rådgiver Eva Angell