Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV - behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn i Kvænangen kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tema for tilsynet er behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

Kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar

Kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

Det ble påpekt en merknad:

Kommunen bør vurdere om det i større grad skal klargjøres hvordan vedtaksmyndigheten er delegert.

Dato: 16.10.2012

Renate Kristiansen
rådgiver (revisjonsleder)

Marianne Hovde
seniorrådgiver

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kvænangen kommune i perioden 21.5.2012 – 16.10.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen plikter å føre tilsyn med kommunens virksomhet etter lov om sosiale tjenester i NAV kapittel 4, og skal påse at kommunens virksomhet drives i samsvar med loven og tilhørende forskrifter, jf. lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

NAV Kvænangen har ansvar for kommunens tjenester og oppgaver etter Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, jf. samarbeidsavtale mellom Kvænangen kommune og NAV Troms. NAV leder deltar i faste møter med kommunen en gang per måned.

Etter kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2011 har Kvænangen kommune gjeninnført ordningen med klientutvalg. Dette innebærer blant annet at saker om sosiale lån over en viss størrelse skal behandles av kommunens klientutvalg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.5.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 4.9.2012.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 5.9.2012 (videokonferanse).

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med NAV Kvænangen sin behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn, jf. §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Tilsynet var avgrenset til temaet forsvarlig behandling, herunder om kommunen sikrere at søkers og barnas situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad, og om det gjøres individuelle vurderinger også i forhold til barnas situasjon, før det tas beslutning om økonomisk stønad.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

Kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar.

Kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Med personer med «forsørgeransvar for barn» menes personer som har forsørgeransvar etter lov om barn og foreldre, og inkluderer både søkere som har daglig omsorg for sine barn og personer som har samvær med sine barn

5. Funn

Det ble påpekt en merknad:

Kommunen bør vurdere om det i større grad skal klargjøres hvordan vedtaksmyndigheten er delegert.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Det følger av § 4 annet ledd bokstav a) i Forskrift om internkontroll i kommunalt NAV at «Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.»
• Av intervju går det fram at det er enighet i kontoret om at flere enn NAV leder har vedtaksmyndighet etter lov om sosiale tjenester i NAV. Det er videre enighet om hvem som har fått delegert denne myndigheten, og at denne gjelder selv om NAV leder er tilstede på kontoret.
• Det foreligger imidlertid ingen skriftlig rutine for delegasjon av vedtaksmyndigheten. Av intervju fremgår også at rammen for delegasjonen er uklar, hvorvidt den gjelder i alle saker eller ikke. Gjennomgang av vedtak viser også ulik praksis når det gjelder hvilken fullmakt som benyttes ved signatur, dette kan være som «stedfortreder», «saksbehandler» og i enkelte vedtak medsignerer også NAV leder.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids – og Velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Rundskriv – Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV
• FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids – og Velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Kommunens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale (NAV Kvænangen) – Kvænangen kommune og NAV Troms
• Oversikt over ansatte ved NAV Kvænangen
• Informasjonsskriv: «Økonomisk sosialhjelp! Dette kan du gjøre selv»
• Skjema: «Søknad om økonomisk stønad»
• «Enhetens kompetanseplan»
• Rutine: «Rutine for økonomisk sosialhjelp», fastsatt 21.06.12
• Rundskriv A-1/2011 «Statlig veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 9 saksmapper

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 21.5.2012
• Plan for tilsyn av 24.8.2012

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Marianne Hovde
Rådgiver Renate Kristiansen (revisjonsleder)