Rapport fra tilsyn med helse- og omsorgstjenester til barn og unge i barne- og avlastningsboliger ved Tromsø kommune, Nansenveien barnebolig 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte 17.- 18.04.2012 tilsynsbesøk ved Tromsø kommune, Nansenveien barnebolig. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Formål med tilsyn gjennomført som systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet undersøkelse av om Tromsø kommune sikrer forsvarlige helse- og omsorgstjenester til barn og unge i barne- og avlastningsboliger når det gjelder følgende områder:

• legemiddelhåndtering
• pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
• barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter

Under tilsynet ble det avdekket to avvik. Det ble gitt en merknad.

Avvik 1

Tromsø kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering ved Nansenveien barnebolig

Avvik 2

Tromsø kommune har ikke egnete lokaler i Nansenveien barnebolig som sikrer at barna f'ar et forsvarlig og verdig tjenestetilbud

Merknad

Virksomheten har et forbedringspotensial når det gjelder systematisk planlegging av fritidsaktiviteter og evaluering av gjennomførte fritidsaktiviteter

 

Dato: 14.05.2012

Tone Indergaard
revisjonsleder

Eli Åsgård
revisor

 

Lars Røslie
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tromsø kommune, Nansenveien barnebolig i perioden 13.02.2012 - 14.05.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er valgt for å følge opp landsomfattende tilsyn med barne- og avlastningsboliger som ble gjennomført i 2009.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten§ 2, jfr. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tromsø kommune er organisert etter en to-nivå modell. Nansenveien barnebolig ligger under enheten Omsorgstjenesten Sørøya som er en av 18 enheter i Tromsø kommune under byrådsavdeling for helse og omsorg. I mai 2010 flyttet tre barn fra Nansenveien barnebolig til nybygd Seines barnebolig. Nansenveien barnebolig er en del av et tun som ogsinnbefatter avlastningsbolig for barn og boliger for voksne utviklingshemmede. Barneboligen er p.t. en del av avdeling Miljøtjenesten og bemannes av personale derfra. Det bor tre barn/unge i barneboligen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.02.2012.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble holdt 17.04.2012

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nansenveien barnebolig 17.04.2012.

Sluttmøte ble holdt 18.04.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige helse- og omsorgstjenester til barn og unge i barne- og avlastningsboliger når det gjelder

• legemiddelhåndtering
• pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
• barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter

5. Funn

Ved dette tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere to avvik. Det ble gitt en merknad.

Avvik 1

Tromsø kommune har ikke et system som sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering ved Nansenveien bamebolig

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp§ 4 jf. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester§ 3-1, tredje ledd og Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Barneboligen har ikke gjeldende retningslinjer for legemiddelhåndtering som er tilpasset forholdene i boligen
• På signeringslisten for gitt medisin finnes åpne/usignerte rubrikker, og det framgår ikke om det skyldes at barnet ikke har :fatt medisin eller om det er andre årsaker til at det ikke er signert
• På signeringslisten for gitt medisin står det: «Eventuelt medisin: kontakt helsepersonell for å få klarsignal til å gi eventuell medisin». Det er i denne prosedyren uklart hva begrepet «helsepersonell» omfatter
• Ved istandgjøring av mikstur gjøres det ikke dobbeltkontroll

Avvik 2

Tromsø kommune har ikke egnete lokaler i Nansenveien barnebolig som sikrer at barna får et forsvarlig og verdig tjenestetilbud

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 4-1 og Kvalitetsforskriften § 3 jf.
• Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• To barn/unge med særskilte behov bor i samme leilighet
• Leiligheten gir ikke rom for individuell ivaretakelse og omsorg
• Bosituasjonen var etablert som en midlertidig ordning som nå har vart i ca et år

Merknad

Virksomheten har et forbedringspotensial når det gjelder systematisk planlegging av fritidsaktiviteter og evaluering av gjennomførte fritidsaktiviteter

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Det er satt av tid til fritidsaktiviteter, men det er ikke dokumentert at det gjøres systematisk evaluering av gjennomførte aktiviteter og eventuell korrigering av tilbudet
• Det gjøres registrering av aktivitet for en bruker, men det framgår ikke hva formålet med denne registreringen er

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunene har en lovfestet plikt til å ha styring og kontroll med sine helse- og omsorgstjenester. I dette inngår blant annet å ha oversikt over områder med fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Formålet med en systematisk analyse av risiko for svikt er å iverksette nødvendige tiltak for å kunne rette opp og forebygge svikt/overtredelse av helselovgivningen. Ved tidligere tilsyn (2009) er det påvist svikt (avvik) uten at dette har resultert i en systematisk oppfølging fra kommunenes side som er tydelig i dag. Det er kommuneledelsens ansvar å etterspørre og følge opp kvaliteten på tjenestene i hver enkelt barne- og avlastningsbolig.

7. Regelverk

• Lov 30. mars 1984 nr. 15om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m.
• Lov 24. juni 2011 nr. 30om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Forskrift 16. desember 2011 om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon
• Forskrift 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift 3. april2008 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
• Forskrift 21. desember 2000 om pasientjournal
• Forskrift 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte
• Turnusplaner
• Funksjonsbeskrivelse avdelingsleder
• Funksjonsbeskrivelse for miljøterapeut med utvidet administrative oppgaver, Tromsø kommune
• Funksjonsbeskrivelse for miljøterapeut, Tromsø kommune
• Funksjonsbeskrivelse for vernepleier, Tromsø kommune
• Funksjonsbeskrivelse for offentlig godkjent hjelpepleier, Tromsø kommune
• Funksjonsbeskrivelse for omsorgsarbeider, Tromsø kommune
• Retningslinjer for legemiddelhåndtering i institusjon, Tromsø kommune- utkast tilpasset bameboligen i april2010, men ikke i bruk nå
• Del av årsmelding for miljøtjenesten 2011 (som omfatter bameboligen)
• Internt notat 15.03.12 angående oppfølging av skademeldinger i miljøtjenesten
• Regler for brukerråd Tromsø kommune
• Prosjektdirektiv for Fagteam utviklingshemmede/yngre funksjonshemmede datert 27.01.2012
• Melding om vedtak for tre ham/unge i barnebolig
• Opplæringsplan for pleie og omsorg 2012, Tromsø kommune
• Veiledningsprogram trinn l (VIS Undervisning- Rådgivning- Veiledning)
• Velkommen til basiskurset «Ny i tjenesten»
• Kompetanseplan Omsorgstjenesten Sørøya
• Rutiner Omsorgstjenesten Sørøya- Miljøtjenesten - Drift-Bamebolig
• Opplæringsrutiner for bamebolig
• Daglige rutiner for barnebolig
• Rutiner for ansvarsvakt
• Husarbeid
• Hygiene
• Transport
• Rutiner for primær- og sekundærkontakt
• Avviksmeldinger
• Slik bruker du Kvalitetslosen
• Brukerveiledning Kvalitetslosen
• Rutiner og plikter ved nyansettelse
• Miljøregler
• Brukerperm for tre barn/unge

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Profil/daglig rapport for 3 brukere
• Rutineperm
• Medisinperm
• Liste over delegasjoner
• Medisinkardex for 2 brukere
• Signeringslister for gitt medisin
• Medisinperm signering
• Signeringslister for siste del av 2011, samt 2012
• Skolebok (kommunikasjon mellom skole og bolig) for 2 brukere
• Kvittering for dosett
• Rapportperm
• Registreingsperm
• Opplæringsperm for l bruker
• Møtereferatbok - personalmøter
• «Svartbok» - beskjedbok

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel fra Fylkesmannen i Troms datert 13.02.2012
• Dokumentasjon fra virksomheten mottatt 16.03.2012
• Program fra Fylkesmannen i Troms datert 20.03.2012
• Tilleggsdokumentasjon fra virksomheten mottatt pr e-post 20.03.2012 og 12.04.2012

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Tone lndergaard, ass. fylkeslege- revisjonsleder

Eli Åsgård, rådgiver/jurist- revisor

Lars Røslie, rådgiver/anestesisykepleier- revisor

Bård M. Pedersen, ass. fylkesmann- observatør