Rapport fra tilsyn med institusjonens rutiner og praksis vedrørende beboernes korrespondanse, jf. rettighetsforskriftens § 18 ved Tromsø ungdomssenter 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens rutiner og praksis vedrørende beboernes korrespondanse, jf. rettighetsforskriften § 18.

Dato: 14.12.2012

Silja Eriksen
revisjonsleder

Eva Angell
revisor

Linda Selnes
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tromsø ungdomssenter i perioden 22.10.2012 – 14.12.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 5-7. I tilhørende tilsynsforskrift er Fylkesmannen pålagt å føre tilsyn ved en systemrevisjon hvert år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tromsø ungdomssenter er en statlig barneverninstitusjon, som ligger på Håkøya ved Kvaløysletta i Tromsø kommune. Institusjonen er en del av Region nord sitt tiltaksapparat og er en av Bufetats fem institusjoner som drives etter MultifunC modellen. Målgruppen for tiltaket er ungdommer med alvorlige adferdsvansker og høy risiko for fortsatt negativ utvikling dersom de ikke mottar hjelp. Det tas i mot ungdommer for planlagt plassering iht. barnevernloven §§ 4-24 og 4-26 i alderen 14 - 18 år, evt. kombinert med § 4-12. I enkelte tilfeller kan det plasseres iht. § 4-25, jf. § 4-24 forutsatt at det er foretatt en målgruppevurdering. Institusjonen har plass til åtte ungdommer fordelt på to bodeler. Pr. i dag driftes institusjonen med en bodel med plass til fire ungdommer. I tillegg kan inntil åtte ungdommer motta hjemmebaserte tjenester etter endt institusjonsopphold.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.10.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 20.11.2012.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20.11.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at myndighetskravene knyttet til beboernes korrespondanse ikke brytes.

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendt materiale og intervju av ansatte.

5. Funn

Det ble påpekt 1 avvik og 1 merknad.

Avvik:

Tromsø ungdomssenter sikrer ikke at kontroll av post skjer ved at posten åpnes av institusjonens leder eller den leder gir fullmakt til.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Rettighetsforskriftens § 18, annet ledd og forskrift om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 12.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

• I følge institusjonsplanen pkt. 9.3.1. skal kontrollen foregå ved at posten åpnes av institusjonens leder eller stedfortreder.
• I følge institusjonsplanen pkt. 9.3.1 fremkommer en upresis formulering om at «Utover dette vurderes innhold i postforsendelser i henhold til institusjonens ansvar for beboerens trygghet og trivsel og formålet med institusjonsoppholdet.»
• I følge institusjonens skriftlige rutiner iht. § 18 skal kontroll med korrespondanse foregå ved at posten åpnes av institusjonens leder eller den leder gir fullmakt til.
• I følge institusjonens rutiner om oppretting, føring, gjennomgang og klagebehandling av tvangsprotokoll står det om iverksetting av tvang – delegasjonsmyndighet iht. forskriften, at: «leder/stedfortreder eller den leder gir fullmakt til skal alltid avgjøre vedr. § 15 kroppsvisitasjon, § 16 Ransaking av rom og eiendeler, § 18 Beboernes korrespondanse.»
• Det har ikke vært gjennomført opplæring i revidert rettighetsforskrift av 01.03.12
• Nytilsatte har ikke fått tilbud om opplæring eller kurs utover vergetrening.
• De ansatte har ulik oppfatning av prosedyren i institusjonsplanen.
• Det er gjennomført kontroll med beboers korrespondanse uten fullmakt fra leder/stedfortreder den 30.10.12, jf. protokoll nr. 43/2012.
• Tvangsprotokollen er mangelfull, det fremgår ikke hvem som fattet beslutningen, om ungdommen ønsket å klage samt at pkt. 3. i protokollen om beboerens oppfatning av tvangsbruken er ikke fylt ut. 

Avviket er ikke rapportert og rettet opp.

Kommentar: Bare når vilkårene i rettighetsforskriftens § 18 om kontroll med beboernes korrespondanse er oppfylt, er det anledning til å åpne beboernes inngående post.

Vedtak om kontroll av post skal treffes av leder eller den leder gir fullmakt til.

Åpning av post skal skje av institusjonens leder eller den leder gir fullmakt til, i nærvær av postens mottaker eller avsender. Dersom beboer klager på vedtaket, skal ikke posten åpnes før klagebehandlingen er avsluttet. Når skriftlige rutiner er uklare, og angir andre vurderingsalternativer enn forskriften, kan det oppfattes som om det er mulig å kontrollere post også utover det rettighetsforskriften åpner for.

Merknad:

Tromsø ungdomssenter mangler rutiner som kan sikre lik praksis ved ungdomssenterets håndtering av ungdomstelefonen.

Kommentar: Når institusjonens ungdommer benytter en felles mobiltelefon, er det viktig at institusjonen har rutiner som sikrer at bruken ivaretar ungdommens integritet, ved at meldinger ikke gjennomgås av ansatte eller andre.

Institusjonen må derfor sørge for å ha rutiner for bruk av ungdomstelefonen, slik at meldinger som mottas kommer frem til rette mottaker, og at både innkomne og sendte meldinger slettes regelmessig.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 15.11.2011 nr. 1103
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003 nr. 1564
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner av 10.06.2008 nr. 580

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan med organisasjonskart og prosedyrer
• Oppdatert liste over alle ansatte
• Rutine § 18 Beboernes korrespondanse
• Rutine oppretting, føring, gjennomgang og klagebehandling av tvangsprotokoll
• Rutine Kap. 3 §§ 12-13: Tvang og andre inngrep i den personlige integritet
• Prosedyre for opplæring og oppfølging av nytilsatte

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Rutineperm TUS
• Tvangsprotokoll 43/2012

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 22.10.2012
• Oversendelse av dokumenter, e-post av 13.11.2012
• E-post av 16.11.2012 vedrørende valg av informanter til intervju.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Silja Eriksen som revisjonsleder
Seniorrådgiver Eva Angell
Rådgiver Linda Selnes