Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i Karlsøy komme 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Temaet for tilsynet er tildeling og gjennomføring av KVP. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammene er forsvarlig.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig tildeling av KVP, herunder:

• om tjenesten er tilgjengelig
• om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• om tidsfrist for iverksetting overholdes

Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder:

• om kommunen tilbyr tilpasset program
• om kommunen driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovkrav
• om kommunen sørger for at krav til programmets varighet blir ivaretatt

Det ble gitt ett avvik:

• Karlsøy kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Renate Kristiansen
(fagansvarlig) revisjonsleder

Marianne P. Arctander
rådgiver

Marianne Hovde
seniorrådgiver

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Karlsøy kommune i perioden 12.7.2013 – 28.11.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag for Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen plikter å føre tilsyn med kommunens virksomhet etter lov om sosiale tjenester i NAV kapittel 4, og skal påse at kommunens virksomhet drives i samsvar med loven og tilhørende forskrifter, jf. lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

NAV Karlsøy har ansvar for kommunens tjenester og oppgaver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, jf. samarbeidsavtale mellom Karlsøy kommune og NAV Troms. Karlsøy kommune avholder et månedlig fellesmøte med de kommunale lederne, hvor også NAV leder deltar.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.7.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 2.10.2013.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 3.10.2013 (videokonferanse).

4. Hva tilsynet omfattet

Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er en rettighet dersom vilkårene i lov om sosiale tjenester i NAV (STL) § 29 er oppfylt. Formålet med tjenesten er å bidra til at flere i målgruppen kommer i arbeid.

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, dvs. om tidsfrist for iverksetting overholdes,
• kommunen tilbyr tilpasset program og driver oppfølgingsarbeid i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Det ble gitt ett avvik under tilsynet:

• Karlsøy kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

STL. §§ 29, 30, 4, 5, 42 jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad § 1 og forskrift om interkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

En viktig side av et forsvarlig oppfølgingsarbeid er evaluering og justering av programmet. Dette må gjøres i samarbeid med søker. Viktige forhold som må evalueres er fremdrift, deltakernes utvikling, endringsbehov, behov for endring av tiltak, oppfølgingsmetode/ omfang og vurdering av forlengelse av program.

Av forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad § 1 siste ledd stilles følgende krav til oppfølging:

• Kvalifiseringsprogrammets innhold evalueres i løpet av programperioden. Det skal fremgå av programmet på hvilket tidspunkt det skal foretas evalueringer. Evalueringene inngår i den kontinuerlige oppfølgingen av deltakerne. Tiltakene i programmet og deltakernes progresjon skal vurderes og ved behov følges opp med endringer i programmets innhold.

Kommunen har ansvaret for at det settes av tilstrekkelig ressurser og tid i NAV kontoret til at den enkelte deltaker får forsvarlig bistand og oppfølging.

NAV kontoret kan kjøpe bistand til oppfølgingsarbeidet, men dette fratar ikke kommunen gjennom NAV kontoret ansvaret for den helhetlige oppfølgingen av deltakeren.

Avviket bygger på følgende:

• Ingen felles rutiner for hvordan arbeidet med oppfølging av deltakerne skal gjennomføres.
• Gjennom intervju fremgår at det er ulik praksis mht. vurdering av hva som anses som forsvarlig oppfølging. Det er ikke etablert en felles forståelse av oppgave/ ansvarsfordelingen mellom kommunen, deltaker og tiltaksplass. Det er også ulik oppfatning av hvor langt kommunens oppfølgingsansvar strekker seg i de tilfeller hvor deltaker er i et program via tiltaksarrangør.
• Av 5 gjennomgåtte programmer er det ikke angitt når en evaluering skal gjennomføres i noen av programmene.
• Skriftlige evalueringer av program foreligger ikke.
• Interkontroll er ikke iverksatt på området:
  - avvikssystem mangler
  - det er heller ikke etablert en felles forståelse av hva som er et avvik på området
  - det foretas ikke risikovurderinger mht. om regelverkets krav til gjennomføring av kvalifiseringsprogram tolkes likt, og etterleves.
  - ledelsen gjennomfører ingen systematisk kontroll på om det tilbys tilpasset program eller om krav til oppfølgingsarbeidet overholdes

6. Vurdering av enhetens styringssystem

I henhold til STL § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Forskrift om internkontroll for de kommunale tjenestene i NAV beskriver mer detaljert hvordan dette skal gjøres.

Kommunen har ikke et avvikssystem for kommunale tjenester i NAV som er kjent for de tilsatte. Melding av avvik er ikke et tema i NAV kontoret, og det er ikke etablert en felles forståelse av hva som er et avvik på området. Eventuelle mangler ved tjenesten etterspørres ikke av leder, og blir ikke systematisk fanget opp. Kommunens øverste ledelse forsikrer seg ikke om at interkontrollen fungerer som forutsatt ved å etterspørre eller gjennomføre gjennomgang av interkontrollen på det reviderte området.

Kommunen skal innføre et avvikssystem, men per i dag er dette ikke tatt i bruk. Tilsynsmyndigheten finner derfor at styringstiltakene fremstår som tilfeldige, og at man i for stor grad er avhengig av arbeidet enkeltpersoner utfører.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids – og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningen
• Rundskriv – Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale (NAV Karlsøy) – Karlsøy kommune og NAV Troms
• Oversikt over ansatte ved NAV Karlsøy, datert 16.8.2013
• «Reglement for styrer og utvalg i Karlsøy kommune», oppdatert etter kommunestyrevedtak 17/10
• HSU-Helses vedtak i sak 0005/10, vedtatt i møte 11.2.2010 «Delegasjon av myndighet»
• E-post fra rådmann av 24.7.2013 vedr. «ny administrativ organisering – nye anvisningsfullmakter pr. 1. august 2013»
• «Kvalifiseringsstønad og kvalifiseringsprogram», rutine NAV Karlsøy datert 3.11.2011
• Oversikt over løpende sosialsaker de siste 12 månedene
• 2 saksmapper – avslag/ stans kvalifiseringsprogram
• 3 saksmapper – løpende kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 3 saksmapper - nummerert liste (anonymisert) over langtidsmottakere av økonomisk stønad. Med langtidsmottakere av sosial stønad menes her mottakere av stønad over en periode utover 6 måneder i løpet av det siste året.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 12.7.2013
• Tilsynsdokumentasjon, mottatt 6.9.2013
• Møteplan datert 23.9.2013
• «organisasjonsplan» pr. 1.10.2013, mottatt per e-post 2.10.2013 fra kommunalsjef

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Renate Kristiansen, revisjonsleder Marianne Hovde, seniorrådgiver Marianne Pleym Arctander, rådgiver

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet