Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram Lenvik kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Temaet for tilsynet er tildeling og gjennomføring av KVP. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammene er forsvarlig.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

· Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer

forsvarlig tildeling av KVP, herunder:

• om tjenesten er tilgjengelig
• om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• om tidsfrist for iverksetting overholdes

· Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer

forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder:

• om kommunen tilbyr tilpasset program
• om kommunen driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovkrav
• om kommunen sørger for at krav til programmets varighet blir ivaretatt

Det ble gitt ett avvik og èn merknad:

Avvik:

Lenvik kommune sørger ikke for at de innvilgede program oppfyller lovpålagte krav til innhold.

Merknad:

Kommunen bør utarbeide skriftlige rutiner for hvem som har vedtaksfullmakt på området for KVP.

Dato: 18.12.2013

Renate Kristiansen
fagansvarlig (revisjonsleder)

Marianne Hovde
seniorrådgiver

 

Marianne Pleym Arctander
rådgiver

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lenvik kommune i perioden 12.7.2013 – 18.12.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte

tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag for Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen plikter å føre tilsyn med kommunens virksomhet etter lov om sosiale tjenester i NAV kapittel 4, og skal påse at kommunens virksomhet drives i samsvar med loven og tilhørende forskrifter, jf. lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

NAV Lenvik har ansvar for kommunens tjenester og oppgaver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, jf. samarbeidsavtale mellom Lenvik kommune og NAV Troms. Lenvik kommune v/ rådmannen avholder hver 14. dag et fellesmøte med de kommunale lederne, hvor også NAV leder deltar. Utover dette er det kontakt mellom kommunen og NAV leder ved behov.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.7.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 19.11.2013.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20.11.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er en rettighet dersom vilkårene i lov om sosiale tjenester i NAV (STL) § 29 er oppfylt. Formålet med tjenesten er å bidra til at flere i målgruppen kommer i arbeid.

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, dvs. om tidsfrist for iverksetting overholdes,
• kommunen tilbyr tilpasset program og driver oppfølgingsarbeid i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Det ble funnet ett avvik under tilsynet:

Lenvik kommune sørger ikke for at de innvilgede program oppfyller lovpålagte krav til innhold.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

STL. §§ 29, 30 jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad § 1 og forskrift om interkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

§ 30. Kvalifiseringsprogrammets innhold

Programmet skal inneholde arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking og kan inneholde andre tiltak som kan være med på å støtte opp under og forberede overgang til arbeid.(…)

Innholdet i programmet skal tilpasses den enkeltes behov og forutsetninger. (…)

Programmet skal være helårig og på full tid.

Forskrift om kvalifiseringsprogram § 1 utdyper nærmere hva et kvalifiseringsprogram skal inneholde. Av bestemmelsens tredje og fjerde ledd følger blant annet at:

§ 1. Kvalifiseringsprogrammets innhold

(…) Programmet skal være på full tid. Det innebærer at deltakeren må sette av 37 ½ time per uke til programmet. Innenfor denne tidsrammen skal det utformes et individuelt program.

Kvalifiseringsprogrammets innhold skal evalueres i løpet av programperioden. Det skal fremgå av programmet på hvilke tidspunkt det skal foretas evalueringer. Evalueringene inngår i den kontinuerlige oppfølgingen av deltakeren. (…)

For at et program skal være forsvarlig må det være individuelt tilpasset. Programmet må inneholde arbeidsrettet tiltak, arbeidssøking og andre tiltak som støtter opp under og forbereder overgangen til arbeid. Samtidig må omfanget være forsvarlig, dvs. være på fulltid og strekke seg over lang nok tid.

Programmet skal ha en tidsramme på 37 ½ time per uke. Dette er den tiden deltakeren må ha disponibelt for programmet. Innenfor denne tidsrammen skal det utformet et individuelt program. Tidsbruken skal begrunnes og fremgå av saken.

Avviket bygger på følgende:

• Ingen felles rutine for utforming av program
  - omfang av de ulike tiltak blir ikke angitt i program
  - tidsbruken er ikke begrunnet, og fremgår ikke av saken
  - konkrete tidspunkt for evaluering fremgår ikke av program
• Internkontroll er ikke iverksatt på området:
  - det foretas ikke risikovurdering mht. om regelverkets krav til tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram tolkes likt, og etterleves.
  - ledelsen gjennomfører ingen systematisk kontroll på om det tilbys tilpasset program eller om krav til oppfølgingsarbeidet overholdes

Det ble påpekt èn merknad:

Kommunen bør utarbeide skriftlige rutiner for hvem som har vedtaksfullmakt på området for KVP.

Det følger av § 4 annet ledd bokstav a) i Forskrift om interkontroll i kommunalt NAV at «[d] skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.»

Av intervju går det fram at det er enighet i kontoret om at flere enn NAV leder har vedtaksmyndighet etter lov om sosiale tjenester i NAV, herunder til å treffe vedtak om kvalifiseringsprogram. Det foreligger imidlertid ingen skriftlig rutine for delegasjon av vedtaksmyndigheten. Av intervju fremgår også at rammen for delegasjonen er uklar, da det er ulik forståelse av hvem som formelt sett treffer vedtak.

6. Virksomhetens styringssystemer

I henhold til STL § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Forskrift om internkontroll for de kommunale tjenestene i NAV beskriver mer detaljert hvordan dette skal gjøres.

Kommunen har ikke et avvikssystem for kommunale tjenester i NAV som er kjent for de tilsatte. Melding av avvik er ikke et tema i NAV kontoret, og det er ikke etablert en felles forståelse av hva som er et avvik på området. Eventuelle mangler ved tjenesten etterspørres ikke av leder, og blir ikke systematisk fanget opp. Kommunens øverste ledelse forsikrer seg ikke om at interkontrollen fungerer som forutsatt ved å etterspørre eller gjennomføre gjennomgang av interkontrollen på det reviderte området.

Tilsynsmyndigheten finner derfor at styringstiltakene fremstår som tilfeldige, og at man i for stor grad er avhengig av arbeidet enkeltpersoner utfører.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids – og Velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids – og Velferdsforvaltningen
• Rundskriv – Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

• Kommunens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
• · Samarbeidsavtale (NAV Lenvik) – Lenvik kommune og NAV Troms
• · Oversikt over ansatte ved NAV Lenvik
• · Delegasjonsreglement fra rådmann til virksomhetsleder NAV Lenvik, datert 2.9.2013.
• · Utdrag fra «Mål- og disponeringsbrev 2013» fra NAV Troms
• · 3 vedtak om tildeling av kvalifiseringsprogram
• · «Innhold, Perm for Kvalifiseringsprogrammet»; innehold brukerveiledning for registeringer i saksbehandlersystemet Arena.
• · Udatert rutine for iverksetting av Kvalifiseringsprogrammet
• · Udatert rutine for registrering av søknad og vedtak av Kvalifiseringsprogrammet i Socio
• · Diverse interne rutiner for utbetaling av kvalifiseringsstønad/ lønnsopplysningskjema
• · Fremmøteskjema Kvalifiseringsprogrammet
• · Søknadsskjema «deltakelse i kvalifiseringsprogrammet NAV Lenvik»

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 9 saksmapper – langtidsmottakere av økonomisk stønad. Med langtidsmottakere av sosial stønad menes her mottakere av stønad over en periode utover 6 måneder i løpet av siste året.
• Gjennomgang av «aktivitetsplan» (program) for tre deltakere i kvalifiseringsprogram

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 12.7.2013
• Tilsynsdokumentasjon, mottatt 10.9.2013
• Møteplan datert 31.10.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Renate Kristiansen, revisjonsleder
Marianne Hovde, seniorrådgiver
Marianne Pleym Arctander, rådgiver

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk