Rapport fra tilsyn med Helsestasjonstjenester for barn 0 til 6 år i Salangen kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte 27. – 29. mai 2013 tilsynsbesøk i Salangen kommune. Tema for tilsynet var helsestasjonstjenester til barn 0 til 6 år. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Formålet med tilsyn gjennomført som systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet undersøkelse av om Salangen kommune sikrer forsvarlige helse- og omsorgstjenester til barn 0 til 6 år gjennom sin helsestasjonstjeneste. Vi har særlig sett på følgende områder:

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• Om kommunen sikrer at helsestasjonen gir tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik.

Avvik:

Salangen kommune har ikke et system som sikrer alle barn i aldersgruppen 0 – 6 år helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Eli Åsgård
revisjonsleder

Birgit Iversen
revisor

Anders Aasheim
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Salangen kommune i perioden 12.3. – 12.6. 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Salangen kommune ligger i indre Sør-Troms, og har et folketall på i overkant av 2200. Det ble i 2012 født 12 barn, mens det året før ble født 28 barn. Kommunen har hatt en reduksjon i folketallet de senere år. Administrasjonssenteret i kommunen er Sjøvegan.

Kommunen er organisert etter en to-nivå modell. Helsestasjonen er administrativt underlagt avdelingsleder for helse. Det er ansatt tre helsesøstre i helsestasjonen, til sammen 2,7 stillinger. Kommunen kjøper jordmortjeneste fra Universitetssykehuset Nord-Norge, Harstad (10 % stilling). Det er satt av en formiddag pr. uke til legetjeneste i helsestasjonen. Det er tre leger som rullerer på å gi tjenester, herav en turnuslege. Fysioterapeut er fast inne i helsestasjonen ved firemånederskontroller og ellers ved behov.

Kommunen har et statlig mottak for 124 asylsøkere, derav 28 enslige mindreårige, samt bosetting av ca. 54 enslige mindreårige.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.3.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 28.5.2013.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved helsestasjonens lokaler 27.5.2013.

Sluttmøte ble avholdt 29.5.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

I dette tilsynet har vi undersøkt kommunens helsestasjonstjeneste til barn fra 0 til 6 år. Vi har særlig sett på

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn og familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• Om kommunen sikrer at helsestasjonen gir tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Ved dette tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere ett avvik. Det ble ikke gitt merknader.

Avvik:

Salangen kommune har ikke et system som sikrer alle barn i aldersgruppen 0 - 6 år helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 nr. 1 b, 4-1, 4-2, 12-1 jf. 12-5, helsepersonelloven § 21 jf. § 16, journalforskriften § 8, internkontrollforskriften §§ 3 til 5 og pasient- og brukerrettighetsloven § 6-1.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Barn tilbys ikke 17 - 18 månederskontroller
• Navnet til barnets fastlege føres ikke rutinemessig i journal
• Mangelfull lydisolering mellom rom i helsestasjonens lokaler gjør at kommunikasjonen mellom helsestasjonens personale og barn og foreldre om personlige forhold kan høres av uvedkommende
• Veiing og måling foregår på helsestasjonens venterom

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer

Kjernen i helsekontrollene er helseundersøkelsene. De fleste helsekontrollene i helsestasjonsprogrammet utføres som individuelle konsultasjoner. Virksomheten skal legges opp slik at alle barn i aldersgruppen 0 – 6 år og deres foreldre tilbys undersøkelse, konsultasjoner og veiledning i samsvar med retningslinjer og oppdatert faglitteratur utarbeidet for helsestasjonstjenesten fra Helsedirektoratet.

Helseundersøkelse hos helsesøster og lege skal fange opp fysiske, psykiske og mentale utviklingsavvik, samt gi et bilde av barnets oppvekstforhold, samspill i familien og foreldres evne til å ivareta barnets interesser med mer. Helseundersøkelsene gir grunnleggende informasjon om det er behov for målrettet oppfølging utover helsestasjonens basistilbud i henhold til veilederne. Barn som ikke følger normal utvikling må undersøkes hyppigere enn det som er anbefalt program.

Hvis helsestasjonen planmessig hopper over kontroller og slår dem sammen, kan kjente milepæler bli undersøkt på andre tidspunkt enn når man vet barnet skal ha oppnådd en viss ferdighet. En slik arbeidsmåte kan øke risikoen for at tjenesten blir uforsvarlig. Når helsestasjonstilbudet reduseres flyttes ansvaret for å se og håndtere avvikende utvikling, mistrivsel og mangelfull omsorg over på foreldrene og andre instanser. De har kanskje ikke kompetanse til å gjøre de faglige vurderingene helsepersonell er trent på å gjøre.

7. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om helsepersonell
• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Salangen kommune
• Organisasjonskart for helseavdelingen
• Organisasjonskart for helsestasjonen
• Innholdsfortegnelse for kvalitetssikringsperm med rutiner og prosedyrer
• Plan for helsestasjonstjenesten 0-6 år 2013
• Ulike prosedyrer:
  - Hjemmebesøk spedbarn
  - 6 ukers konsultasjon
  - 3 måneders konsultasjon
  - Hofteundersøkelse ved 3 månederskonsultasjon
  - 4 måneders konsultasjon
  - 5 månederskonsultasjon
  - 6 månederskonsultasjon
  - 8 månederskonsultasjon
  - Hørselsundersøkelse ved 8 månederskonsultasjon
  - 10 månederskonsultasjon
  - 12 månederskonsultasjon
  - 15 månederskonsultasjon
  - 2 års konsultasjon
  - 4 års konsultasjon
  - Lengdevekst 0 – 6 år
  - Vekt 0 – 6 år
  - Hodeomkrets 0 – 1 år
  - Audiometri. Undersøkelse av hørsel
  - Undersøkelse av syn
  - Råd i forhold til forstoppelse hos barn
  - Råd i forhold til oppkast/diare
  - Vaksinasjon av barn/ungdom fra land utenfor Vest-Europa
  - Skolestartundersøkelse 5 - 6 år
  - 1. gangs helsestasjonsundersøkelse for barn fra land utenfor Vest-Europa
  - Forebygging av kjønnslemlestelse
• Samarbeidsavtale mellom helsestasjonstjenesten og tannhelsetjenesten
• Avviksskjema for Sjøvegan helsestasjon
• Årsmelding for helsesøstertjenesten 2011
• Spørreskjema om helsestasjons- og skolehelsetjenesten i Troms i 2011
• Samtykkeerklæring
• Oversikt over hjelpetiltak «Til deg som har barn med nedsatt funksjonsevne»
• Informasjonsfolder om helsestasjonen
• Informasjonsfolder om barselgruppe
• Informasjonsfolder om tverrfaglig forum og tillatelseserklæring – tverrfaglig forum

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Opplæringsplanens handlingsdel for 2013
• Årsmelding 2012 for helseavdelingen
• Fylkesmannen gikk gjennom følgende pasientjournaler
  - 12 journaler for barn født mellom januar 2011 og oktober 2012
  - 15 journaler for barn som skal ha gjennomført skolestartundersøkelsen
  - 3 journaler for barn som har behov for flere tjenester
  - 7 journaler for barn fra familier med fremmede kulturer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel fra Fylkesmannen i Troms datert 12.3.2013
• Dokumentasjon fra virksomheten mottatt 22.4.2013
• Program fra Fylkesmannen i Troms datert 26.4.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Eli Åsgård, revisjonsleder/jurist
Anders Aasheim, revisor/fysioterapeut
Birgit Iversen, revisor/helsesøster

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet