Rapport fra tilsyn med senterets arbeid i inntaksfasen ved Solbakken barne- og familiesenter 2013

Sammendrag

Tilsynet er gjennomført i form av en systemrevisjon, og det vil ved et slikt tilsyn kunne gis avvik og/eller påpekes merknader innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Senterets arbeid i inntaksfasen – fra det er besluttet at familien er tilbudt plass og i den første tiden etter at familien har flyttet inn.

Hvordan senteret styrer sin virksomhet for å sikre at det ytes forsvarlige tjenester i inntaksfasen.

Det ble ikke gitt avvik eller påpekt merknader ved dette tilsynet.

Dato: 24.09.2013

Eva Angell
revisjonsleder

Janne Pedersen
revisor

Grethe Siri Kalstad
revisor 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Solbakken barne- og familiesenter i perioden 28.06.2013 – 24.09.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn etter barnevernloven § 5-7 og forskrift for sentre for foreldre og barn. Tilsynsmyndigheten skal føre tilsyn med hvert senter så ofte som forholdene tilsier det, minimum annet hvert år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Solbakken barne- og familiesenter er et statlig tiltak for foreldre og barn og er godkjent for inntil 5 familier som får opphold på senteret på grunnlag av barnevernloven § 4-4, annet ledd. Solbakken barne- og familiesenter har i løpet av siste året vært igjennom en omstilling med formål å avvikle driften av barneverninstitusjonsavdelingen for inntil 5 barn under 13 år og samtidig øke volumet av driften ved senteret for foreldre og barn fra 2 til 5 plasser.

Endringene består derved i målgruppe, bygningsmessige forhold/ materielle krav, bemanning og kompetanse.

Senterets målgruppe er familier med barn i alderen 0-12 år, hvor de voksne strever med ulik problematikk som gjør at de i for liten grad klarer å holde fokus på barna og deres behov.

Senteret består av en ny bygningsmasse på et tun. I hovedhuset er det tre hybler som inneholder ett oppholdsrom, ett soverom og et lite bad med dusj. Disse tre hyblene har felles kjøkken og et felles oppholdsrom. I dette bygget er det også en selvstendig leilighet med soverom, kjøkken og bad. I nabobygget er det to leiligheter med stue, kjøkken, to soverom og bad. Senteret har uteareal med lekeplass, lekeapparater, sandkasse, ballplass og grillhytte.

Beliggenheten er i et rolig boligstrøk sentralt på Tromsøya. Det er gangavstand og kort vei til butikk, skole og bussholdeplass. I nærmiljøet er det mange fine turområder, museum tilrettelagt for barnefamilier og svømmebasseng.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselble utsendt 28.06.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 10.09.13.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.09.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Senterets arbeid i inntaksfasen – fra det er besluttet at familien er tilbudt plass og i den første tiden etter at familien er flyttet inn.

Hvordan senteret styrer virksomheten for å sikre at det ytes forsvarlige tjenester.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik eller påpekt merknader ved dette tilsynet.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynet har undersøkt om senteret gjennom sine styringstiltak og internkontroll sikrer forsvarlig inntak og at inntaksfasen utføres innenfor rammene av barnevernloven.

Det følger av forskrift om sentre for foreldre og barn § 14 at senteret skal ha internkontroll for å sikre at det utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. I forskriftens § 14, annet ledd, betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av barnevernloven.

Senterets internkontrollsystem er beskrevet i dokumentet «Internkontrollsystem Solbakken barne- og familiesenter, foreldre-barn 2013». Videre foreligger rutiner, sjekklister og prosedyrer som gjelder for inntaksfasen.

Senteret har en møtestruktur som gir ledelsen anledning til å sikre at det faglige arbeidet er godt nok. Det gjennomføres ukentlige teammøter. Alle saker blir løpende evaluert, samt at senteret utfører en egenevaluering etter at saken er avsluttet. Sjekklister er verktøy som benyttes i evalueringsprosessen.

Nye rutiner arbeides med på fagdager hvor personalgruppa deltar. Det er utarbeidet rutiner og sjekklister for inntaksfasen. I de ukentlige fellesmøtene gjennomgås rutinene når det er behov for det, for eksempel dersom behov for endringer i eksisterende rutiner.

Det er utarbeidet en opplæringsplan, samt en stillings- og kompetanseplan. Det gis veiledning hver 4./6. uke. Veiledningen er med på kvalitetssikre senterets faglige vurderinger. De ansatte har deltatt på Kvello-kurs.

Uønskede forhold og avvik meldes til nærmeste overordnede. Senteret har et avvikssystem (TQM) hvor uønskede forhold skal rapporteres. Det arbeides med å implementere dette systemet i senteret.

Gjennom møtestrukturen, tilgjengelig ledelse, systematisk gjennomgang og evaluering av rutiner/prosedyrer, sikrer senteret et inntak av nye familier blir gjennomført på en forsvarlig måte.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter
• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift for sentre for foreldre og barn
• Bufdir. 2011: Veileder for forskrift for sentre for foreldre og barn

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan for Solbakken barne- og familiesenter
• Organisasjonskart Solbakken foreldre og barnesenter
• Internkontrollsystem for Solbakken barne- og familiesenter, foreldre-barn 2013
• Inntaksrutiner og rutiner vedrørende de ulike fasene
• Samarbeidsavtale mellom Solbakken foreldre- og barneavdeling, foreldre/foresatte og barneverntjenesten
• Informasjon om forarbeid på foreldre- og barneavdeling, Solbakken
• Rutine for avgjørelse av plassering av barn i foreldre-/barntiltak – institusjon med regional funksjon
• Opplæringsplan 2012-2013
• Stillings- og kompetanseplan august 2013
• Utvalgte dokumenter i 3 saksmapper

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Ytterligere dokumenter til de 3 oversendte saksmappene
• Intern opplæringsplan
• Perm: «Struktur gruppa mai 2013»
• Retningslinjer for brukermedvirkning ved Solbakken barne- og familiesenter
• Gjennomgåelse av annet bakgrunnsmateriale:
• Kopi av Bufetats rapport fra årlig oppfølging av Solbakken barne- og familiesenter, 03.04.13

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Janne Pedersen, seniorrådgiver Grethe Siri Kalstad og fagansvarlig Eva Angell, med sistnevnte som revisjonsleder.