Rapport fra tilsyn med Helsestasjonstjenester for barn 0 - 6 år i Storfjord kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte 17. – 19. juni 2013 tilsynsbesøk i Storfjord kommune med helsestasjonstjenester til barn 0 til 6 år. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Formålet med tilsyn gjennomført som systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet undersøkelse av om Storfjord kommune sikrer forsvarlige helse- og omsorgstjenester til barn 0 til 6 år gjennom sin helsestasjonstjeneste. Vi har særlig sett på følgende områder:

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• Om kommunen sikrer at helsestasjonen gir tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Under tilsynet ble det avdekket 2 avvik.

Avvik 1:

Storfjord kommune sikrer ikke at journalføringen i helsestasjonen ivaretar kontinuitet i helseundersøkelsene.

Avvik 2:

Storfjord kommune har ikke et system som sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn og familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud.

Eli Åsgård
revisjonsleder

Anders Aasheim
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Storfjord kommune i perioden 12.3.2013 – 3.7.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester etter lov om statlig tilsyn med helse og omsorgstjenesten § 2, jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Storfjord kommune har ca 1900 innbyggere og grenser til Lyngenfjellene i vest, og i sør og øst grenser kommunen mot Sverige og Finland. Administrasjonssenteret i kommunen ligger på Hatteng. Stedets andre senter er Skibotn. Befolkningen bor hovedsakelig ved disse to knutepunktene, langs fjorden og oppover Kitdalen og Signaldalen.

Det er to helsesøsterkontor i kommunen, et hovedkontor på Oteren og et avdelingskontor som ligger på Skibotn. Bemanningen ved helsestasjonen består av to helsesøstre; en 100 % stilling og en 50 % stilling. I en periode har bemanningen vært på en 100 % stilling og en

20 % stilling. Det fødes omtrent 14-18 barn pr. år i kommunen. Helsestasjonen er administrativt underlagt avdelingsleder/kommuneoverlege. Det er i hovedsak turnuslege som er ansvarlig for å yte legetjenester ved helsestasjonen. Fysioterapeut kontaktes ved behov.

På Skibotn er et det et privateid statlig mottak for asylsøkere.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.3.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18.6.2013.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring i helsestasjonens lokaler og gjennomgang av dokumentasjon 17.6.2013. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 19.6.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

I dette tilsynet har vi undersøkt kommunens helsestasjonstjeneste til barn fra 0 til 6 år. Vi har særlig sett på

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn og familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• Om kommunen sikrer at helsestasjonen gir tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Ved dette tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere 2 avvik.

Avvik 1:

• Storfjord kommune sikrer ikke at journalføringen i helsestasjonen ivaretar kontinuitet i helseundersøkelsene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 nr. 1 b jf. § 3-1, §§ 4-1, 4-2, 5-10 og journalforskriften §§ 5 og 8, jf. internkontrollforskriften §§ 3 til 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det foreligger ikke et felles journalsystem for helsestasjonstjenesten.
• Helsestasjonslegene fører ikke rutinemessig i helsestasjonens journal de helseundersøkelser som er gjennomført.
• Kommunens ledelse etterspør ikke jevnlig rutiner og praksis for journalføring.
• Navnet på barnets fastlege føres ikke rutinemessig i journalen.

 

Avvik 2:

 

 

• Storfjord kommune har ikke et system som sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn og familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-4 jf. § 3-1, § 4-1, 7-3, forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-1 tredje ledd og internkontrollforskriften §§ 3 til 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke etablert en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet som har overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorer.
• Kommunen har ikke utarbeidet samarbeidsavtaler mellom helsestasjonen og fastlegene.
• Helsestasjonen orienterer ikke fastlegene skriftlig når barnet henvises direkte til spesialisthelsetjenesten.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Journalføring

Kommunen må sørge for at helsestasjonstjenesten oppretter en samlet journal for den enkelte pasient selv om helsehjelp ytes av flere innen virksomheten. Videre må kommunen sørge for at helsestasjonstjenesten utvikler gode rutiner for journalføring slik at relevante og nødvendige opplysninger dokumenteres i pasientens journal. Et viktig element for å sikre gode faglige tjenester er tilgang til rett og relevant informasjon om pasienten via journalen.

Helhetlig tjenestetilbud til barn/familier med spesielle behov

Familier med barn som har spesielle behov har en særlig krevende omsorgssituasjon. Foreldrene kan i slike situasjoner oppleve å måtte være koordinatorer i det kommunale tjenestetilbudet. Nye bestemmelser i helse- og omsorgstjenesteloven tydeliggjør kommunens plikt til å organisere tjenestene slik at disse familiene mottar samordnede og koordinerte tjenester uten selv å måtte ta de ekstra arbeidsbyrdene dette medfører. Kommunen har ikke etablert en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet. Det avhenger derfor av enkeltpersoner hvordan brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester ivaretas.

Helsestasjonen må ha særlig oppmerksomhet rettet mot barn med spesielle behov, samt sårbare og utsatte grupper. Helsestasjonen kommer blant annet i kontakt med barn med kroniske sykdommer, premature barn, barn med nedsatt syn og/eller hørsel eller andre funksjonsnedsettelser. Kommunen skal derfor sørge for at helsestasjonstjenesten utvikler gode rutiner for samhandling med øvrige kommunale tjenester om barn med spesielle behov.

Ved behov for utredning av barn er helsestasjonens egne muligheter til dette begrenset. Ofte må helsestasjonen henvise til barnets fastlege for utredning og vurdering av videre tiltak. Kommunen må som ledd i sin internkontroll ha avklart hvilke oppgaver som skal tilligge helsestasjonen og hvilke som skal formidles til fastlegene. Kommunen må ta stilling til hvordan samarbeidet med fastlegene skal foregå i praksis. Et eksempel kan være fastlegens deltakelse i ansvarsgrupper. Skriftlige samarbeidsavtaler med fastlegene eller prosedyrer med omforent forståelse mellom partene kan være avklarende i konkrete saker.

7. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om helsepersonell
• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversendelsesbrev fra Storfjord kommune, helsesøstertjenesten
• Organisasjonskart for helse- og omsorgsetaten i Storfjord kommune
• Organisasjonskart for helseavdelingen i Storfjord
• Informasjon til nytilsatt eller vikar-helsesøster
• Informasjon om helsesøstertjenesten i Storfjord kommune
• Plan for helsestasjon og skolehelsetjenesten 2012/2013
• Mal for individuell plan
• Årsrapport 2012 for Storfjord helsestasjon
• Prosedyre: psykososialt arbeid barn og unge
• Program for foreldreveiledning
• Intern henvisning til fysioterapeut
• Internkontrollhåndbok Sjumilssteget
• Handlingsplan for helse i barnehager, skoler og fritidsklubber 4.12.2012 – «Sjumilssteget» internkontroll vedlegg
• Syke barn og barnehage – retningslinjer fra Folkehelseinstituttet
• Samarbeidsplan mellom Skibotn mottak og Storfjord kommune pr. april 2012
• Kommuneplan 2011-2023 – samfunnsdel
• Kommunedelplan for fysisk aktivitet og folkehelse 2012-2015 - «Et friskt og aktivt Storfjord»
• Kriseplan for Storfjord kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Avvik/komplikasjonsskjema
• Fylkesmannen gikk gjennom følgende pasientjournaler:
  - 22 journaler for barn som har fylt 6 måneder
  - 1 journal for premature barn
  - 11 journaler for barn som har gjennomført skolestartundersøkelsen
  - 3 journaler opprettet etter 2007 der det er forhold med barnet som tilsier at det er behov for flere tjenester, inkludert individuelle planer
  - 8 journaler som er opprettet i 2011 og 2012 for barn fra familier med fremmede kulturer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel fra Fylkesmannen i Troms datert 12.3.2013
• Dokumentasjon fra virksomheten mottatt 2.5.2013
• Program fra Fylkesmannen i Troms datert 23.5.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Eli Åsgård, revisjonsleder/jurist
Anders Aasheim, revisor/fysioterapeut

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013 Helsestasjonstjenester til barn 0-6 år

Søk etter tilsynsrapporter

Søk