Rapport fra tilsyn med Helsestasjonstjenester for barn 0 til 6 år i Tranøy kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte 2. – 4. april 2013 tilsynsbesøk i Tranøy kommune med helsestasjonstjenester til barn 0 til 6 år. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon. Formålet med tilsyn gjennomført som systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet undersøkelse av om Tranøy kommune sikrer forsvarlige helse- og omsorgstjenester til barn 0 til 6 år gjennom sin helsestasjonstjeneste. Vi har særlig sett på følgende områder:

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• Om kommunen sikrer at helsestasjonen gir tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik:

Avvik:

• Tranøy kommune har ikke et system som sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud.

Eli Åsgård
revisjonsleder

Anders Aasheim
revisor

Birgit Iversen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tranøy kommune i perioden 4.2. – 17.4.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tranøy kommune ligger på den sørøstlige delen av øya Senja, og har et folketall på ca 1550. Folketallet har vist en synkende tendens de senere år. I 2012 ble det født 7 barn i kommunen.

Kommunen er organisert etter en to-nivå modell. Helsesøster er administrativt underlagt virksomhetsleder i hjemmetjenesten. Det er to helsesøsterkontor i Tranøy, et hovedkontor som ligger på Stonglandseidet og et avdelingskontor som ligger i Vangsvik. Bemanningen ved helsestasjonstjenesten består av helsesøster i 100 % stilling, helsestasjonslege i 3,3, % stilling og jordmor i 10 % stilling. Jordmor-ressurser kjøpes fra Lenvik kommune. Helsesøster har blant annet ansvar for oppfølging av barn, bosatte flyktninger og helsetjeneste i skolen.

Det er igangsatt et samarbeid mellom kommunene Berg, Torsken og Tranøy om helsestasjonstjenesten. Målet er å få til et faglig nettverk i tillegg til et samarbeid ved sykdom, vakanser etc.

Kommunen er med i et legetjenestesamarbeid mellom kommunene Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy, kalt Senjalegen. Lenvik er vertskommune.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4.2.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Åpningsmøte ble avholdt 3.4.2013.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Det ble gjennomført befaring i helsestasjonens lokaler.

Sluttmøte ble avholdt 4.4.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

I dette tilsynet har vi undersøkt kommunens helsestasjonstjeneste til barn fra 0 til 6 år. Vi har særlig sett på

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn og familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• Om kommunen sikrer at helsestasjonen gir tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Ved dette tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere ett avvik. Det ble ikke gitt merknader.

Avvik:

• Tranøy kommune har ikke et system som sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester §§ 3-3, 3-4, 4-1 og 7-3, forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-1 tredje ledd og forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 til 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det er ikke etablert en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet i kommunen som har overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorer.
• Det er ikke etablert rutiner for samarbeid mellom helsestasjonen og fastlegene.
• Helsestasjonen sender ikke skriftlig melding til fastlegen der det er påvist sykdom eller risiko for sykdom under helseundersøkelsen.
• Helsestasjonen orienterer ikke fastlegen skriftlig når barnet henvises direkte til spesialisthelsetjenesten.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg

Kommunen har etablert rutiner og tiltak som sikrer at helsestasjonen tilbyr tolketjeneste ved behov.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Familier med barn som har spesielle behov har en særlig krevende omsorgssituasjon. Foreldrene kan i slike situasjoner oppleve å måtte være koordinatorer i det kommunale tjenestetilbudet. Nye bestemmelser i helse- og omsorgstjenesteloven tydeliggjør kommunens plikt til å organisere tjenestene slik at disse familiene mottar samordnede og koordinerte tjenester uten selv å måtte ta de ekstra arbeidsbyrdene dette medfører. Helsestasjonen må ha særlig oppmerksomhet rettet mot barn med spesielle behov, samt sårbare og utsatte grupper. Det er viktig at kommunen sørger for at helsestasjonstjenesten utvikler gode rutiner for samhandling med øvrige tjenester om barn med spesielle behov. Kommunen har selv identifisert mangel på koordinerende enhet, uten at det er iverksatt tiltak for å rette på det. Derfor avhenger det av enkeltpersoner hvordan brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester ivaretas.

7. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om helsepersonell
• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Tranøy kommune
• Navn, ansettelsesår, utdanning, stillingsbetegnelse og stillingsstørrelse på ansatte i helsestasjonen
• Stillingsinstruks for helsesøster, helsestasjonslege og jordmor
• Retningslinjer for oppfølging av nytilsatte i prøveperiode herunder evaluering av medarbeider
• Plan for pleie- og omsorgstjenesten i Tranøy kommune
• Skjema «Bestilling av telefontolk»
• Kontaktplan for oppfølging av barn 0 - 6 år
• Samarbeidsavtale mellom helsestasjonstjenesten og tannhelsetjenesten
• Ulike prosedyrer for helsestasjonen og oppfølging av barn
  - SATS – kartlegging av barnets språk ved toårskonsultasjon
  - SATS – screening av to-åringers språk – Spørsmål til mor/far
  - SPRÅK 4 – Kartlegging ved 4-årskonsultasjon på helsestasjonen
  - 1. klasseundersøkelse
  - Helseopplysninger fra hjemmet
  - Skolestartundersøkelse – kartlegging av motorikk
  - Henvisning av barn til synsundersøkelse
  - Henvisning av barn til hørselstest
  - Prosedyre: Oppfølging av for tidlig fødte barn
  - Prosedyre: Hjemmebesøk ved 0-2 ukers alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 2-4 ukers alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 6 ukers alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 3 måneders alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 4 måneders alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 5 måneders alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 6 måneders alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 7-8 måneders alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 10 måneders alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 11-12 måneders alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 15 måneders alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 18 måneders alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 2 års alder
  - Prosedyre: Konsultasjon ved 4 års alder
  - Prosedyre: Synstest ved 4 års alder
  - Prosedyre: Skolestartundersøkelsen
  - Prosedyre: Hjemmebesøk til nyankomne flyktningfamilier med barn
  - Prosedyre: Oppfølging av barn med nattevæting
  - Prosedyre: Forebygge blodsmitte ved stikkuhell på sprøytespisser/kanyler
  - Prosedyre: Barn som pårørende
  - Bekymringsmelding til barneverntjenesten
  - Beskrivelse av bemanning og økonomiske rammer for Helsesøstertjenesten
  - Beskrivelse av lover og forskrifter som regulerer helsesøstertjenesten
  - Målsetting for helsesøstertjenesten
  - Prosedyre: Registrering og behandling av avvik
  - Avviksmelding datert 18.5.2012
  - Prosedyre: Registrering og behandling av klager/tilbakemeldinger
  - Registreringsskjema – klager, tilbakemeldinger
  - Prosedyre: Bestilling og oppbevaring av vaksiner
  - Prosedyre: Anafylaksiberedskap ved vaksinasjon

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Målkort for hjemmebasert omsorg 2013, 1. kvartal
• Hjemmetjenesten - Årsmelding 2012

E-postkommunikasjon mellom kommuneoverlege Aslak Hovda Lien og rådmannen i Tranøy om prosedyrer, datert 31.05.12

• Fylkesmannen gikk gjennom følgende pasientjournaler
  - 17 journaler for barn født mellom januar 2011 og oktober 2012
  - 12 journaler for barn som skal ha gjennomført skolestartundersøkelsen
  - 3 journaler for barn som har behov for flere tjenester
  - 6 journaler for barn fra familier med fremmede kulturer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel fra Fylkesmannen i Troms datert 4.2.2013
• Dokumentasjon fra virksomheten mottatt 7.3. og 11.3.2013
• Program fra Fylkesmannen i Troms datert 12.3.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Eli Åsgård, revisjonsleder/jurist
*Anders Aasheim, revisor/fysioterapeut
Birgit Iversen, revisor/helsesøster

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet