Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har gjennomført tilsyn med Flekkefjord kommunes avlastning og støttekontakttjeneste i tidsrommet 25.01.07 til 14.05.2007. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med sosialtjenesten i 2007.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester etter sosialtjenesteloven
  • Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området.

Kommunen har vist at den innenfor disse tre områdene samlet sett har en forsvarlig tildeling av tjenester og at resultatet av tiltakene er i samsvar med det lovgivningen krever. Avlastningstiltak er ikke begrenset til spesielle grupper og avlastningstiltakene utføres både som privat avlastning (barn og unge), i spesielle avlastningsinstitusjoner og i sykehjem. Det gis informasjon til omsorgspersoner om mulighet for ulike former for avlastning, men det fremkommer en usikkerhet om hvorvidt enkelte omsorgspersoner får tilstrekkelig informasjon til å kunne nyttiggjøre seg tilbudet. Kommunen legger vekt på- og har system for brukermedvirkning i utforming av tiltakene. Rekruttering av støttekontakter er problematisk og det fører til at iverksetting av vedtak i enkelte tilfeller vanskeliggjøres. Det er prosedyrer for rekruttering og opplæring av private avlastere og støttekontakter samt for å innhente erfaringer/rapporter fra disse. Tilsynet finner at det systematiske arbeidet med å innhente samt nyttiggjøre seg slike erfaringer, kan bli bedre.

Det ble ikke funnet avvik. Det ble gitt 3 merknader

Merknad 1:

Tiltak for å sikre at alle omsorgspersoner får informasjon om mulighet for ulike former for avlastningstiltak kan bli bedre.

Merknad 2:

Systemet for iverksetting av vedtak om støttekontakt er sårbart

Merknad 3:

Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder å nyttiggjøre seg tilbakemeldinger fra tjenesteytere når det gjelder sikring av kunnskap hos tjenesteyterne..

Dato: 14.05.07

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder
Eli Gotteberg
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Flekkefjord kommune i perioden 25.01.07 – 14.05.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Flekkefjord kommune har ca 8900 innbyggere. Det er nedgang i folketallet og en høy andel eldre i befolkningen. Kommunen har en anstrengt kommuneøkonomi. Det har vært foretatt en administrativ omorganisering i kommunene. Det er opprettet 4 tjenesteområder

  • Oppvekst og kompetanse
  • Helse og velferd
  • Samfunn og kultur
  • Politiskstyring og administrasjon

Tjenesteområdet ”Helse og velferd” ledes av en kommunalsjef og består av ”Helsetjenester”, ”Pleie- og omsorg” og ”Sosialtjenesten” - alle med underliggende tjenestesteder. Hvert tjenestested har en tjenesteleder.

Vedtak om avlastning er lagt til ”Tjenester for funksjonshemmede” samt til tjenestestedet ”Tjørsvågheimen”– begge tjenestesteder under Pleie- og omsorg. Oppfølging av vedtakene er lagt til disse tjenestestedene.

Vedtak om støttekontakt gjøres i Pleie- og omsorg, tjenestested ”Tjenester for funksjonshemmede”. Ansvar for effektuering av vedtaket samt oppfølging er lagt til dette tjenestestedet samt til tjenestested ”Psykisk helsevern” som er et tjenestested under Helsetjenester

Kommunen er pilotkommune for Nav og den resterende sosialkontortjenesten rapporterer for tiden direkte til rådmannen. Det er ikke overført saker knyttet til sosialtjenestelovens kap 4 til Nav.

Kommunen har ordning med fritidsassistenter. Denne ordningen er ikke knyttet til sosialtjenesteloven.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.01.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet ”Dokumentunderlag”.

Åpningsmøte ble avholdt 28.03.07.

Intervjuer
14 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet ”Dokumentunderlag”.

Sluttmøte ble avholdt 29.03.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfatter 3 områder som til sammen skal si om kommunen har en forsvarlig tildeling av avlastnings- og støttekontakttjeneste etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c.

Område 1:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden,
  • Om kommunens sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder,
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere,
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer en praksis der det ikke kreves vederlag for avlastning,
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 2:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden,
  • Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder,
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere,
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres snarest mulig og i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at alternative tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles

Område 3:

Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf. sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.

  • Om kommunene sikrer at det skjer vurdering av krav til avlasteres og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter før oppdrag tildeles.
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet.
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert.
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget, samt at det settes
  • Når tilsynet har undersøkt om kommunen ”sikrer” tjenestene sine, innebærer dette undersøkelse av hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om den gir de resultater lovgivningen krever.

5. Funn

Merknad 1:

Tiltak for å sikre at alle omsorgspersoner får informasjon om mulighet for ulike former for avlastningstiltak kan bli bedre.

Merknaden er bygget på følgende:

  • Kommunen har system for informasjon om sine tjenester. Det fremkom under intervju at det gis informasjon om ulike avlastningsformer, men at informasjon om private avlastningsordninger i vesentlig grad var begrenset til å gjelde omsorgspersoner til barn og unge med funksjonshemming. Ved gjennomgang av klientmapper fantes liten dokumentasjon på at voksne/eldre fikk avlastningstjeneste andre steder enn i døgninstitusjon. Det fremkom usikkerhet om aktuelle tjenestemottakere ble informert om andre muligheter enn institusjonsavlastning.

Merknad 2:

Systemet for iverksetting av vedtak om støttekontakt er sårbart

Merknaden er bygget på følgende:

  • Under intervju fremkom at rekruttering av støttekontakt er vanskelig. Det ble opplyst at 2 vedtak om støttekontakt er pt ikke var iverksatt. Kommunen setter i verk midlertidige tiltak der dette er ønskelig fra brukerens side. Det fremkom videre at kommunen nytter ulike strategier for å rekruttere støttekontakter. Det er videre kjent i organisasjonen at det er avvik på dette området.

Kommentar:
Vedtak om støttekontakt etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstavene c som ikke iverksettes, er isolert sett avvik i forhold til retten til tjenester etter lovens § 4-3. Når kommunen har iverksatt alternative tiltak for å dekke samme behov, anses retten til tjenester oppfylt. Kommunen bør likevel vurdere om den kan gjøre tiltak i forhold til rekruttering eller organisering av støttekontakttjenesten slik at manglende iverksettelse av vedtak unngås.

Merknad 3:

Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder å nyttiggjøre seg tilbakemeldinger fra tjenesteytere når det gjelder sikring av kunnskap og ferdigheter hos tjenesteyterne

Merknaden er bygget på følgende:

  • Det er en prosedyre for å innhente erfaring og tilbakemelding fra private avlastere og fra støttekontakter. Rutinen er at utfylte skjema skal foreligge årlig, samt at tilbakemelding ellers skal skje ved behov/endringer. Ved gjennomgang av mapper samt i intervju fremkommer at den årlige tilbakemelding bare delvis skjer.

6. Regelverk

  • Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
  • Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven).
  • Forskrift 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tjenester m.v.
  • Forskrift 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for
  • tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (kvalitetsforskriften)
  • Forskrift 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for kommunen
  • Dokumenter som viser vedtatt delegasjon, samt forslag til nytt delegasjonsreglement
  • Økonomiplan (tekstdel) 2007-2010 for tjenesteområde Helse- og velferd
  • Budsjett 2007 med kommentarer
  • Prosedyrer for tildeling av tjenester
  • Rutinebeskrivelse for veiledning og informasjon til støttekontakter
  • Prosedyre for brukermedvirkning ved rekruttering av avlastningshjem og støttekontakter
  • Søknadsskjema
  • Vedtaksskjema
  • Beskrivelse av tjenestene avlastning, avlastning i sykehjem og støttekontakt
  • Arbeidsbeskrivelser for tjenesteledere og saksbehandler
  • Oversikt over enheter som fatter vedtak om støttekontakt og avlastning, antall vedtak om støttekontakt og avlastning
  • Oversikt over avlastningsinstitusjoner, samt antall ansatte avlastere og støttekontakter.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 6 klientmapper vedr støttekontakt til personer under 18 år
  • 6 klientmapper vedr støttekontakt til personer over 18 år
  • 5 klientmapper vedr de sist behandlede søknader om avlastning
  • 3 klientmapper til personer som hadde hatt privat avlastning i mer enn 2 år
  • 4 klientmapper hvor avlastning ble utført i kommunal bolig/institusjon
  • 3 mapper hvor avlastning var gjennomført i sykehjem

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev fra Fylkesmannen med varsel om tilsyn, 25.01.07
  • E-post fra Flekkefjord med opplysning om kommunens kontaktperson, 13.02.07
  • Oversendelse av dokumenter fra Flekkefjord kommune, 23.02.07
  • E-post fra Fylkesmannen hvor ytterligere informasjon ble etterspurt, 08.03.07
  • E-post fra Flekkefjord kommune med dokumentasjon om tjenestene, 16.03.07
  • Brev fra Fylkesmannen vedr dagsorden for tilsynet, oversikt over ansatte som ønskes intervjuet, samt hvilke typer klientmapper som ønskes fremlagt under tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Anne M. Grøtteland

Soneleder/saksbehandler

X

X

X

Siv Liland

Privat avlaster

X

X

X

Astrid Barlindhaug

Institusjonsleder

X

X

X

Elisabeth Spikkeland

Tjenesteleder

X

X

X

Svein Hermansen

Rådmann

X

X

Toralf Førland

Leder psykisk helse

X

X

X

Bernard Nilsen

Kommunalsjef

X

X

X

Alise Bjorland

Omsorgsarbeider avlastningsenhet

X

X

Wopke Roukema

Assistent avlastningsenhet

X

X

Ellen Marie Skåland

Boveileder avlastningsenhet

X

X

Arnfinn Olsen

Støttekontakt

X

X

X

Britt Monica Strømland

Avlaster

X

Liv Karin Snerthammer

Tjenesteleder

X

X

Grete Finnstad

Tjenestetorget

X

Mona Tollefsen

Privat avlaster

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Eli Gotteberg, underdirektør
Håkon Kiledal, rådgiver
Britt Møll Abrahamsen, seniorrådgiver, revisjonsleder