Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder


Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomførte i perioden 18.01.2008 – 11.06.2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Åseral kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten og dens utøvere har tilstrekkelig kunnskap om egne og hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenestenes undersøkelser/utredninger omfatter vurdering av behov for tjenester/tiltak fra andre relevante tjenester, og at tjenestene ved behov samarbeider om utredninger og følger opp barna/foreldrene mens utredningene pågår.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten ved behov informerer hverandre og samarbeider om gjennomføring av tjenester og tiltak.
  • Om kommunen sikrer at sosial- og barneverntjenesten forbereder og eventuelt gjennomfører overgang fra barnevern til sosialtjeneste.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten løpende evaluerer de samlede tjenester/tiltak som ytes det enkelte barn/foreldre.
  • Om kommunen sikrer evaluering av samarbeidet mellom helse-, sosial- og barneverntjenesten.

Fylkesmannen i Vest-Agder/Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomførte tilsyn med Åseral kommune i perioden 18.01.2008 – 11.06.2008.

Ved dette tilsynet ble det gitt to merknader:

Merknad 1:

Åseral kommune har en praksis der barnevernet oppbevarer referater fra ansvarsgruppemøter knyttet til enkeltpersoner i ringperm. Kommunen anbefales å endre denne praksisen slik at informasjon om enkeltpersoner oppbevares i den enkeltes saksmappe/journal.

Merknad 2:

Åseral kommune bør sikre jevnlig evaluering av tverrfaglig/tverretatlig samarbeid for å ivareta barn/unge ved at det etableres faste rutiner for dette som en del av kommunens internkontroll.

19. juni 2008

Brede Skaalerud
revisjonsleder
Torhild Tallaksen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 18.01.2008 - 11.06.2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Åseral kommune har organisert de tjenestene som var gjenstand for tilsyn under en enhet – avdeling for helse, sosial og omsorg. I nevnte avdeling er det organisert en tverrfaglig enhet. Denne enheten består av legekontor, sosialkontor og ei gruppe som kommunen har kalt psykososiale tjenester. Psykososiale tjenester har ansvar for barnevern, psykisk helsetjeneste, rusomsorg og tilbud til utviklingshemmede. De psykososiale tjenestene har også hovedansvar for tjenester/avlastning til barn/familier i nært samarbeid med helsesøster. Psykiatrisk sykepleier har koordineringsansvaret og har også funksjonen som barnevernleder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.01.2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 22.04.2008

Åpningsmøte ble avholdt 10.06.2008.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 11.06.2008.

4. Hva tilsynet omfattet


Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble gitt to merknader ved tilsynet:

Merknad 1:

Åseral kommune har en praksis der barnevernet oppbevarer referater fra ansvarsgruppemøter knyttet til enkeltpersoner i ringperm. Kommunen anbefales å endre denne praksisen slik at informasjon om enkeltpersoner oppbevares i den enkeltes saksmappe/journal.

Merknad 2:

Åseral kommune bør sikre jevnlig evaluering av tverrfaglig/tverretatlig samarbeid for å ivareta barn/unge ved at det etableres faste rutiner for dette som en del av kommunens internkontroll.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart pr. 01.01.2008
  • Stillingsbeskrivelser for barnevernkurator, psykiatrisk sykepleier/barnevernleder, helsesøster, miljøterapeut og sosialkurator
  • Delegasjonsreglement
  • Levekårsplan 2006 – 2008
  • Plan for skolehelsetjenesten
  • Rutiner for barneverntjenesten
  • Møteplan 2008 avdeling helse, sosial og omsorg
  • Internkontroll barneverntjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 12 mapper fra barneverntjenesten
  • 2 mapper fra sosialtjenesten
  • 4 mapper fra helsetjenesten

Dokumenter overlevert 10.06.2008

  • Opplæringsplan helse, sosial og omsorg 2008
  • Oversikt over samarbeidsmøter 2008
  • Oversikt over ansvarsgruppemøter
  • Prosedyrer/rutiner psykososiale tjenester
  • Kvalitetssystem/prosedyrer for ressursteam og helsestasjon

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn, brev av 18.01.2008
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen av 10.04.2008
  • Program for tilsynsbesøk, brev av 16.05.2008

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Formøte

STRONG>Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Rune Stokke

Rådmann

x

x

x

x

Anne Bjørnevåg

Helsesøster

x

x

x

x

Grete Bortelid

Psyk. Sykepleier/barnevernleder

x

x

x

x

Katrine Dahle

Barnevernskurator

X

x

x

x

Siv J. Sveindal

Miljøterapeut

x

Anna Kaddeberg

Avdelingssjef helse, sosial og omsorg

x

x

x

x

Ann-Margret Haaland

Kommunelege

x

x

x

x

Olga F. Oliegreen

Sosialkurator

X

x

x

x

Irlin F. Frigstad

Psykosialt team

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Brede Skaalerud, seniorrådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder
Revisor Toril Hagerup- Jenssen, ass.fylkeslege Helsetilsynet i Vest-Agder
Revisor Wenche I. Løland, seniorrådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder
Revisor Torhild Tallaksen, rådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder