Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomførte i perioden 17. mars 2008 – 10. september 2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Flekkefjord kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten og dens utøvere har tilstrekkelig kunnskap om egne og hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenestenes undersøkelser/utredninger omfatter vurdering av behov for tjenester/tiltak fra andre relevante tjenester, og at tjenestene ved behov samarbeider om utredninger og følger opp barna/foreldrene mens utredningene pågår.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten ved behov informerer hverandre og samarbeider om gjennomføring av tjenester og tiltak.
  • Om kommunen sikrer at sosial- og barneverntjenesten forbereder og eventuelt gjennomfører overgang fra barnevern til sosialtjeneste.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten løpende evaluerer de samlede tjenester/tiltak som ytes det enkelte barn/foreldre.
  • Om kommunen sikrer evaluering av samarbeidet mellom helse-, sosial- og barneverntjenesten.

Ved dette tilsynet ble det gitt tre avvik:

Avvik 1:

Flekkefjord kommune sikrer ikke at de ansatte i helse-, sosial- og barneverntjenesten har tilstrekkelig kunnskap om hverandres tjenester slik at utsatte barn/unge får rett tjeneste til rett tid.

Avvik 2:


Flekkefjord kommune sikrer ikke en systematisk evaluering av hvordan samarbeidet mellom helse-, sosial- og barneverntjenesten ivaretas med tanke på å utarbeide nødvendige rutiner for å sikre at barn/unge får rett hjelp til rett tid.

Avvik 3:

Flekkefjord sikrer ikke at tjenestenes vurderinger av barn/unges situasjon blir godt nok dokumentert i sakene.

Ved dette tilsynet ble det gitt en merknad:

Merknad: Flekkefjord kommune har jobbet aktivt med ta i bruk individuell plan som et verktøy i kommunens tjenesteapparat. Det fremgikk av intervjuene at det var ulik praksis knyttet til utarbeidelsen av individuelle planer og at ulike dataprogrammer også var en hindring for felles praksis. Kommunen anbefales å arbeide videre med å sikre felles forståelse og felles praksis ved utarbeidelse av individuelle planer.

Kristiansand, 27. oktober 2008

Brede Skaalerud
revisjonsleder
Torhild Tallaksen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 17. mars 2008 - 10. september 2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Flekkefjord kommune har organisert sine tjenester ved at rådmannen har delegert myndighet til tre kommunalsjefer som har ansvar for å følge opp den daglige driften av de ulike tjenestene. Dette tilsynet berørte ansvarsområdet til kommunalsjef for oppvekst og kompetanse (skole, barnehage, PPT, helsestasjon og barneverntjeneste) og kommunalsjef for helse og velferd (helsetjenester herunder psykisk helseenhet for voksne, pleie og omsorg og Nav). Kommunen har også etablert et eget ressurssenter for barn og unge (RBU) med egen tjenesteleder. Ressurssenteret har ansatte fra helsestasjonen, barnevernet og PPT. Familiesenteret er en del av ressurssenteret som også har ansvar for å ivareta barn og unges psykiske helse.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.03.2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 27.08.2008.

Åpningsmøte ble avholdt 09.09.2008.

Intervjuer
12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.09.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble gitt tre avvik og en merknad ved tilsynet:

Avvik1:


Flekkefjord kommune sikrer ikke at de ansatte i helse-, sosial- og barneverntjenesten har tilstrekkelig kunnskap om hverandres tjenester slik at utsatte barn/unge får rett tjeneste til rett tid.

Avvik fra: Sostl.l. § 2-3, bvl. § 2-1 og khl § 6-2 (opplæringsbestemmelsene) jf. internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremgikk av intervjuene at sosialtjenesten/Nav har for liten kunnskap om helsetjenesten
  • Det fremgikk av intervjuene at det var uklart for de ansatte hvor ansvaret for barn- og unges psykiske helse er plassert.
  • Det fremgikk av intervjuene at helsetjenesten har for liten kunnskap om barneverntjenesten

Avvik 2:


Flekkefjord kommune sikrer ikke en systematisk evaluering av hvordan samarbeidet mellom helse-, sosial- og barneverntjenesten ivaretas med tanke på å utarbeide nødvendige rutiner for å sikre at barn/unge får rett hjelp til rett tid.

Avvik fra: Bvl. § 2-1, jf. § 3-2, helsestasjonsforskriften § 2-1 tredje ledd og internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremkom av intervjuene at de ansatte ikke var kjent med at det foretas noen systematisk evaluering av det tverrfaglige samarbeidet mellom tjenestene.
  • Det fremkom også av intervjuene at kommunens ledelse ikke systematisk etterspør erfaringer med tverrfaglig/tverretatlig samarbeid.
  • Det fremkom heller ikke av mottatt dokumentasjon fra kommunen at systematisk evaluering av samarbeidet mellom tjenestene foretas.

Avvik 3:
Flekkefjord kommune sikrer ikke at tjenestenes vurderinger av barn/unges situasjon blir godt nok dokumentert i sakene.

Avvik fra: Fvl. § 17, jf. internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremgikk i liten grad av de fremlagte sakene (55) at barn/unges situasjon var vurdert.
  • Det fremgikk av intervjuene at vurderinger ble muntlig formidlet mellom tjenestene uten at det var sikret at disse opplysningene ble skriftlig nedtegnet.

Merknad:

Flekkefjord kommune har jobbet aktivt med å ta i bruk individuell plan som et felles verktøy i kommunens tjenesteapparat. Det fremgikk av intervjuene at var ulik praksis knyttet til utarbeidelsen av individuelle planer og at ulike dataprogrammer også var en hindring for felles praksis. Kommunen anbefales å arbeide videre med å sikre felles forståelse og felles praksis ved utarbeidelse av individuelle planer.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

  • Flekkefjord kommune har jobbet aktivt med å etablere ulike felles arenaer for tjenestene slik at barn og unges behov skal bli ivaretatt. Dette vil kreve etablering av nødvendige rutiner for å sikre en best mulig samhandling.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for kommunen
  • Oversikt over de ansatte og deres ansvarsområder
  • Rutiner for basisteam barnehage/skole
  • Rutiner for taushetsplikt i det tverrfaglige samarbeidet
  • Eksempel på samtykkeerklæring for basisteam
  • Eksempel på meldeskjema til barnevernet
  • Orientering om Ressurssenter for barn og unge (RBU) inkl. familiesenteret
  • Orientering om forum for tverrfaglig samarbeid – TVERS
  • Orientering om koordinerende enhet
  • Eksempel på individuell plan og ”bruksanvisning” for individuell plan
  • Orientering om implementering av Åpne samtaler som verktøy
  • Utdrag av økonomiplanen 2008 – 2010 – Ressurssenter for barn og unge
  • Rutinehåndbok for barneverntjenesten
  • Orienteringshefte om førskoleundersøkelsen
  • Plan for psykisk helsearbeid 2007-2010
  • Rusmiddelpolitisk handlingsplan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 20 saker/mapper fra barneverntjenesten
  • 15 saker/mapper fra helsestasjon/skolehelsetjenesten
  • 10 saker/mapper fra Nav
  • 10 saker /mapper fra psykisk helse

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn, brev av 17.03.2008.
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen av 18.08., og 04.09.2008.
  • Program for tilsynsbesøket, brev av 31.08.2008.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Formøte

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Tone Marie Nybø Solheim

Rådmann

X

X

x

Bernhard Nilsen

Kommunalsjef (helse og velferd)

X

X

x

x

Sara Aamodt

Kommunalsjef (oppvekst og kompetanse)

X

X

x

x

Anne-Lise Aagedal

Leder RBU

X

x

x

Einar Frank Svendsen

Kommunelege

X

x

x

Terje Johannessen

Teamleder PPT

X

Solveig Mydland

Barneverntjenesten

X

x

Olaug Sønnevik

Nav

X

x

Bodil Glendrange

Helsesøster

X

x

x

Inger Lill Grimestad

Helsesøster

X

x

x

Randi Berghøiden

Student/barnevern

X

x

Cathrine Mathiassen

Barneverntjenesten

x

x

Monica Aase

Barneverntjenesten

X

x

x

Toralf Førland

Leder psykisk helse

X

x

x

Elisabeth G. Spikkeland

Tjenesteleder, funksjonsh./psykisk helse

X

x

Anne M. Grøtteland

Soneleder, tjeneste for funksjonsh.

x

x

x

Sylvi A. Karlsen

Barnevernleder

X

x

x

Magnus Jonsson

Nav

X

x

Jessie P. Jansen

Leder Nav

x

x

x

Anne Marie Sand Bakken

Kommunepsykolog

x

x

May Linn Løvik Hjelleset

Nav

x

Rita Tårnes

Nav

x

Britt Birkeland

Helsesøster

x

Gitte M. Johannessen

PPT

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Brede Skaalerud, seniorrådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder
Revisor Toril Hagerup-Jenssen, ass. fylkeslege Helsetilsynet i Vest-Agder
Revisor Wenche I. Løland, seniorrådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder
Revisor Torhild Tallaksen, rådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder