Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomførte i perioden 17.03.2008 – 25.09.2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Kristiansand kommune , bydel Vågsbygd.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten og dens utøvere har tilstrekkelig kunnskap om egne og hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenestenes undersøkelser/utredninger omfatter vurdering av behov for tjenester/tiltak fra andre relevante tjenester, og at tjenestene ved behov samarbeider om utredninger og følger opp barna/foreldrene mens utredningene pågår.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten ved behov informerer hverandre og samarbeider om gjennomføring av tjenester og tiltak.
  • Om kommunen sikrer at sosial- og barneverntjenesten forbereder og eventuelt gjennomfører overgang fra barnevern til sosialtjeneste.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten løpende evaluerer de samlede tjenester/tiltak som ytes det enkelte barn/foreldre.
  • Om kommunen sikrer evaluering av samarbeidet mellom helse-, sosial- og barneverntjenesten.

Ved dette tilsynet ble det gitt to avvik:

Avvik 1:


Kristiansand kommune sikrer ikke at de ansatte i helse-, sosial- og barneverntjenesten har tilstrekkelig kunnskap om hverandres tjenester og tiltak slik at utsatte barn/unge får rett tjeneste til rett tid.

Avvik 2:

Kristiansand kommune sikrer ikke at samarbeidet mellom helse-, sosial og barneverntjenesten ivaretas slik at barn og unge får hjelp på en samordnet måte.

Ved dette tilsynet ble det gitt en merknad:

Merknad:


Kristiansand kommune anbefales å sikre at barneverntjenesten fatter vedtak om tiltak til barn etter fylte 18 år. Dette gjelder både i saker der tjeneste(r) tilbys eller der ønske om tjeneste/oppfølging avslås.

Dato: 29.oktober 2008

Brede Skaalerud
revisjonsleder
Torhild Tallaksen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 17.03.2008 – 25.09.2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tilsynet med Kristiansand kommune ble gjennomført ved at tilsynet rettet seg mot å se på samhandlingen mellom helse-, sosial- og barneverntjenesten med utgangspunkt i Vågsbygd bydel. Vågsbygd er byen største bydel med over 20 000 innbyggere.

Kommunen har valgt en organisering av sine tjenester som innebærer at helsestasjon og enhet for psykisk helse er bydelsorganisert. Barneverntjenesten og sosialtjenesten er sentralisert. Barneverntjenesten er organisert i ulike avdelinger; barnevernvakt/mottak, undersøkelsesavdeling, tiltaksavdeling og avdeling for barn i fosterhjem eller i institusjon.

Sosialkontoret er også organisert i ulike avdelinger eller grupper; kuratorgruppe, økonomiske saksbehandlere og tiltaksavdelingen. Enheten DuVito fungerer som mottaksavdeling og foretar utredninger og gir bistand inntil 3 mnd. Dersom en bruker har behov for tjenester utover 3 mnd, blir saken overført sosialkontoret.

Ung Etat er en egen enhet som fungerer som et ”Nav-kontor” for brukere i aldersgruppen 18-25 år. Enheten er organisert med ansatte i ulike avdelinger; arbeid, trygd og sosial.

Under intervjuene fremkom det at samhandlingen var lettere å ivareta i den perioden da alle tjenestene var bydelsorganisert. Nærhet til hverandre ble fremhevet som et pluss for å få til god samhandling. Det ble også uttalt at de sentraliserte tjenestene hadde blitt så store og spesialiserte at dette gjorde det krevende å få til god samhandling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.03.2008 . Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 28.08.2008 .

Åpningsmøte ble avholdt 23.09.2008 .

Intervjuer
16 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25.09.2008 .

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det.

Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble gitt to avvik og en merknad ved tilsynet:

Avvik 1:

Kristiansand kommune sikrer ikke at de ansatte i helse-, sosial- og barneverntjenesten har tilstrekkelig kunnskap om hverandres tjenester og tiltak slik at utsatte barn/unge får rett tjeneste til rett tid.

Avvik fra: Sostj.l. § 2-3, bvl. § 2-1 og khl § 6-2 (opplæringsbestemmelsene) jf. internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremkom av intervjuene at tjenestene har for liten kunnskap om hverandres oppgaver og tiltak
  • Det er ikke etablert faste rutiner for møter mellom barneverntjeneste, sosialtjeneste og helsetjeneste der samarbeid drøftes og utvikles
  • De tverrfaglige gruppene på skolene fungerer bare unntaksvis i tråd med målsettingen og er personavhengig
  • Helsestasjonen har ikke et systematisk samarbeid med avdeling for psykisk helse
  • Helse- og sosialtjenesten uttalte i intervjuene at de ønsker et tettere samarbeid med barneverntjenesten
  • Det er ikke etablert faste rutiner for drøfting av samhandling mellom barneverntjenesten og sosialtjeneste
  • Det fremkom av intervjuene at samarbeid i enkeltsaker fungerer fordi folk har vært lenge i jobben og utviklet relasjoner

Avvik 2:

Kristiansand kommune sikrer ikke at samarbeidet mellom helse-, sosial og barneverntjenesten ivaretas slik at barn og unge får hjelp på en samordnet måte.

Avvik fra: Bv.l. § 2-1, jf. § 3-2, helsestasjonsforskriften § 2-1 tredje ledd og internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremkom av intervjuene og ved gjennomgang av mappene at sosialtjenesten ikke kartlegger barnas faktiske situasjon i de sakene hvor foreldrene søker om økonomisk samarbeid
  • Det fremkom ved gjennomgang av dokumentasjonen at det er utviklet rutiner for samarbeid, men intervjuene viste at disse rutinene ikke var kjent nedover i organisasjonen.
  • Det fremkom av intervjuene at det er for få meldinger fra sosial- og helsetjenesten til barneverntjenesten
  • Det fremkom av intervjuene at kommunen har mange satsinger i form av prosjekter rettet mot avgrensede målgrupper, men ikke praksis for løpende samarbeid
  • Det fremkom av intervjuene at flere tjenester kan være inne i samme sak uten å vite om hverandre.
  • Det fremkom av intervjuene at der er tilfeldig om barn med tjenester fra barnevernet blir opplyst om sin klageadgang ved behov/ønske om tjenester etter fylte 18 år.
  • Det fremkom av intervjuene at kommunens ledelse ikke systematisk etterspør erfaringer med tverrfaglig/tverretatlig samarbeid
  • Det fremkom av intervjuene at kommunens kvalitetssystem bl.a ved bruk av avviksmeldinger ikke var kjent for de ansatte

Ved dette tilsynet ble det gitt en merknad:

Merknad:

Kristiansand kommune anbefales å sikre at barneverntjenesten fatter vedtak om tiltak til barn etter fylte 18 år. Dette gjelder både i saker der tjeneste(r) tilbys eller der ønske om tjeneste/oppfølging avslås.

Tilsynsmyndigheten bemerker:

I alt 16 personer ble intervjuet. Tjenestene som var gjenstand for dette tilsynet var ulikt organisert der helsetjenestene var bydelsorganisert i motsetning til barneverntjenesten og sosialtjenesten som var sentralisert og organisert i spesialiserte avdelinger. Det kan stilles spørsmål om vi burde ha intervjuet også andre representanter for tjenestene enn de som ble plukket ut til intervju. Tilsynsmyndigheten er av den oppfatning at dette ikke ville ha rokket ved de funn som ble gjort under tilsynet.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for kommunen med detaljert oversikt over barneverntj, sosialtj, og helsetjeneste
  • Handlingsprogram 2008 -2011 Del 2/ Helse og sosial sektor 3
  • Virksomhetsbeskrivelse for barneverntjenesten i Kristiansand 2007
  • Utdrag fra Kvalitetssystemet – Nivå 2/ Rutiner for tverrfaglig team og avvikshåndtering
  • Samarbeidsavtale mellom barneverntjenesten og sosialtjenesten i Kristiansand v/Ung Etat
  • Barnevernstatistikk
  • Notat om implementering av ungdomssteamet ”Prosjekt oppfølgingsteam for unge lovbrytere”.
  • Veileder til arbeidsplan for barneverntjenesten
  • Årsrapport Kristiansand sosialkontor 2006
  • Informasjon om samarbeidsarenaer mellom barneverntjenesten og Vågsbygd helsetjeneste
  • Informasjon fra EBT med beskrivelse av ansvar og oppgaver/prosedyrer for individuell plan
  • Informasjon fra Ung Etat- rutiner, oversikt over oppgaver, samarbeidsavtaler og prosedyrer
  • Rutiner og veiledende regler for saksbehandling i sosialtjenesten
  • Årsrapport 2007 for Helse- og sosialsektoren

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 saker fra psykisk helse
  • 9 saker fra skolehelsetjenesten
  • 10 saker fra sosialkontoret
  • 5 saker fra DuVito (sosial)
  • 25 saker fra barneverntjenesten
  • Utdrag fra Kvalitetssystemet; Nivå 1 – 1.1 Kvalitetssystemet - Ansvar og oppbygging og Nivå 2 – 1.1 Individuell plan
  • Plan for habilitering og rehabilitering på system nivå
  • Veileder for saksbehandling EBT (enhet for behovsvurdering og tjenestetildeling)
  • Beskrivelse av faglig plattform for familiesentrene i Kristiansand

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn, brev av 17.03.2008
  • Brev fra kommunen med opplysninger om kontaktperson mottatt 10.04.2008
  • Anmodning om forhåndsdokumentasjon fra kommunen, brev av 19.06.2008
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen mottatt 09.07.2008
  • Program for tilsynsbesøket, brev av 17.09.2008

8. Deltakere ved tilsynet


I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Formøte

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Lisbeth Bergstøl

Enhetsleder EBT

X

Torunn Evensen

Avd leder FIA/bv tj

X

Monica Brunner

Avd leder bv vakt/mottak

X

x

x

Ida Hodnemyr

Avd leder EBT

X

x

x

x

Kristine L. Vigsnes

Avd leder RISK

X

Inger Ingebretsen

Enhetsleder Vågsbygd helsetjeneste

X

x

Terje Madsen

Nestleder Ung Etat

X

X

x

x

Heidy Døsvik

Konst enhetsleder sosialkontoret

X

Svein Ove Ueland

Enhetsleder barneverntjenesten

X

x

x

x

Åse E. Larsen

Avd leder tiltak/bv tj

X

x

x

Trine –Beth Rasmussen

Helsesøster

X

x

Jostein Kornbrekke

Enhetsleder rehabilitering/koordinator

X

x

x

Vegard Vige

Kommuneoverlege

X

x

Aina Kjær

Helsesøster

X

x

Linn Vigsø Stensager

OT koordinator

X

x

Morten Egelid

Psyk sykepleier

X

x

Torill Idsøe

Familieveileder

X

x

x

Mette Tangeraas

Barnevernkurator

X

x

Kurt Kristiansen

Avd leder bv tj

X

Marit Lee

Øk saksbehandler/sosial

X

x

x

Silje Aas Meyer

Barnevernkurator

X

x

x

Edth Simonsen

Avd leder sosial/økonomi

X

x

x

Jon Arne Karstensen

Avd leder sosial/kurator

x

x

Inger Margrete Aas

Ledende helsesøster

x

Torunn Brustad

Veileder Familiesenteret

x

Anne B. Willumsen

Familieveileder

x

Lars Dahlen

Helse og sosialdirektør

x

Karianne Hegrum Johanessen

Barnevernkurator

x


Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder Brede Skaalerud, seniorrådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder
Revisor Toril Hagerup – Jenssen, ass. fylkeslegge Helsetilsynet i Vest-Agder
Revisor Wenche I. Løland, seniorrådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder
Revisor Torhild Tallaksen, rådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder