Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder/ Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomførte i perioden 17.1. 2008 til 8.4. 2008, tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Søgne kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten og dens utøvere har tilstrekkelig kunnskap om egne og hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenestenes undersøkelser/utredninger omfatter vurdering av behov for tjenester/tiltak fra andre relevante tjenester, og at tjenestene ved behov samarbeider om utredninger og følger opp barna/foreldrene mens utredningene pågår.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten ved behov informerer hverandre og samarbeider om gjennomføring av tjenester og tiltak.
  • Om kommunen sikrer at sosial- og barneverntjenesten forbereder og eventuelt gjennomfører overgang fra barnevern til sosialtjeneste.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten løpende evaluerer de samlede tjenester/tiltak som ytes det enkelte barn/foreldre.
  • Om kommunen sikrer evaluering av samarbeidet mellom helse-, sosial- og barneverntjenesten.

Fylkesmannen i Vest-Agder/Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomførte tilsyn med Søgne kommune i perioden 17.januar.2008 – 08. april.2008.

Ved dette tilsynet ble det gitt to avvik:

Avvik 1:

Søgne kommune sikrer ikke at de ansatte i helsetjenesten (helsestasjon/psykisk helse) har nødvendig kunnskap om barneverntjenestens arbeid/tiltak

Avvik 2:

Søgne kommune sikrer ikke samarbeidet mellom helse-, sosial- og barneverntjenesten ved at dette samarbeidet evalueres.

Ved tilsynet ble det gitt en merknad

Merknad:

Journaler/saksmapper er ikke utformet på en slik måte at det til enhver tid er mulig å vite hva som er gjort, hva som er planlagt, hvordan brukerne er involvert og hvem som deltar i samarbeidet. Dette kan føre til at barn/unge med sammensatte behov ikke får den tjenesten de har behov for.

4. juni 2008

Brede Skaalerud
revisjonsleder
Brede Skaalerud
revisjonsleder


 

 

1. Innledning


Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 17. januar 2008 - gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnende tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Søgne kommune har organisert sine tjenester i selvstendige resultatenheter. Tjenestesjefen er delegert ansvar fra rådmannen mht. oppfølging av de ulike enhetene som var gjenstand for dette tilsynet. Tilsynet omfattet derfor tre tjenesteenheter i kommunen. Sosial- og barneverntjenesten har felles enhetsleder. Helsetjenesten er egen enhet med en avdeling for forebyggende helsetjenester hvor blant annet helsestasjon og familiesenter er plassert. Systemkoordinator for individuell plan er plassert i avdeling for rehabilitering i samme enhet. Kommunen har også egen enhet for psykisk helse og habilitering som gir tjenester til barn/unge og deres foreldre.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.januar 2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 11.mars 2008.

Åpningsmøte ble avholdt 01.april 2008.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 03.april 2008.

Avklaringsmøte ble avholdt 08.april 2008. Det var under sluttmøtet ikke mulighet til å komme fram til en enighet om de funn revisjonslaget mente å ha gjort under selve revisjonen. Dette krevde et nytt møte med kommunen. Avklaringsmøtet skapte en enighet om de funn revisjonen hadde kommet fram til.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble gitt to avvik og en merknad ved tilsynet:

Avvik 1:

Søgne kommune sikrer ikke at de ansatte i helsetjenesten (helsestasjon/psykisk helse) har nødvendig kunnskap om barneverntjenestens arbeid/tiltak

Avvik fra: Lov om helsetjenestene i kommunene § 6-2 jf. internkontrollforskriften § 4 bokstav c.

Avviket bygger påfølgende observasjoner:

  • Det fremkom av dokumentene/saksmappene som ble gjennomgått under tilsynet at det var få meldinger fra helsetjenesten til barneverntjenesten
  • Intervjuene bekreftet at det var få meldinger fra helsetjenesten til barneverntjenesten.
  • Intervjuene bekreftet at helsetjenesten hadde begrenset kunnskap om barneverntjenestens oppgaver og tiltak.

Avvik 2:

Søgne kommune sikrer ikke samarbeidet mellom helse-, sosial- og barneverntjenesten ved at tverrfaglig/tverretatlig samarbeid evalueres.

Avvik fra: Lov om barneverntjenester § 4-1, jf § 3-1 og internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremkom under dokumentgjennomgangen at kommunen ikke har utarbeidet skriftlige rutiner for samarbeidet mellom helse-, sosial- og barnverntjenesten.
  • Det fremkom under intervjuene at tjenestene savnet rutiner for tverrfaglig/tverretatlig samarbeid.
  • Det fremkom under intervjuene at det ikke var rutiner eller praksis for hvordan tjenestene systematisk rapporterer erfaringer med tverrfaglig/tverretatlig samarbeid til kommunens ledelse v/tjenestesjef.
  • Det fremkom under intervjuene at tjenesten ikke var kjent med at det systematisk ble foretatt noen evaluering av det tverrfaglige/tverretatlige samarbeidet i kommunen.

Merknad:

Journaler/saksmapper er ikke utformet på en slik måte at det til enhver tid er mulig å vite hva som er gjort, hva som er planlagt, hvordan brukerne er involvert og hvem som deltar i samarbeidet. Dette kan føre til at barn/unge med sammensatte behov ikke får den tjenesten de har behov for.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

I dag er kommunens sosial- og barneverntjeneste samlokalisert og samorganisert under felles enhetsleder. I nær framtid vil sosialtjenesten bli organisert i Nav. Dette vil føre til behov for nye samhandlingsrutiner for å sikre at barn/unge får de tjenester de har behov for.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for kommunen
  • Stillingsbeskrivelser
  • Rutiner for melding til barneverntjenesten
  • Samarbeidserklæring for ungdomsskolen/ Tverrfaglig individrettet samarbeid
  • Visjon individuell plan
  • Prosedyrer individuell plan
  • Oversikt over IP kontakter i de forskjellige enhetene
  • Plan for helsestasjonen og skolehelsetjenesten
  • Eksempel på avviksskjema for sosial- og barneverntjenesten
  • Oversikt over skoler og barnehager i kommunen
  • Prosjektbeskrivelse Krutt – avlastning og støttekontakttjeneste for barn og unge med ADHD diagnose

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 20 saker/mapper fra barneverntjenesten
  • 10 saker/mapper fra sosialtjenesten
  • 7 saker/mapper fra enhet for psykisk helse og habilitering
  • 2 journaler fra helsestasjonen

Dokumenter overlevert 02.april 2008

  • Barn- og ungdomsplan Søgne kommune
  • Håndbok for tverrfaglig samarbeid barn unge i Søgne kommune. Håndboken var ikke tatt i bruk i kommunen.
  • Samordning av lokale kriminalitetsforebyggende tiltak (SLT) Handlingsplan 2007
  • Informasjon om MOT-pilot kommuneprosjektet
  • Oversikt over brukere med individuell plan

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn, brev av 17.januar 2008.
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen av 19. februar, 17.mars, og 18.mars 2008.
  • Program for tilsynsbesøket brev av 17.mars 2008.
  • Foreløpig rapport sendt kommunene 28. april 2008
  • Kommentarer på foreløpig rapport mottatt fra kommunen 15. mai 2008

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Formøte

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Gustav Skretting

Tjenestesjef

x

x

x

x

Jan Terje Einarsmo

Enhetsleder sosial- og barneverntjeneste

x

x

x

x

Finn Georg Birkeland

Kommuneoverlege/enhetsleder helse

x

x

x

x

Karin Elle

Fagleder sosialtjenesten

x

x

x

x

Inger Lill Laukvik

Saksbehandler sosialtjenesten

x

x

x

x

Cecilie Nordal

Fagleder barneverntjenesten

x

x

x

x

Heidi Thomassen

Saksbehandler barneverntjenesten

x

x

x

x

Jorunn Hille

Avdelingsleder psykisk helse

x

Marit Forseth Berg

Ledende helsesøster

x

x

x

x

Ingjerd Sjøvik Morell

Systemkoordinator Individuell plan

x

x

x

x - 9 -

Svein Resset

Enhetsleder psykisk helse

x

x

x

Ivar Indrebø

Fagleder familiesenteret

x

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Brede Skaalerud, seniorrådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder
Revisor Toril Hagerup-Jenssen, ass. fylkeslege Helsetilsynet i Vest-Agder
Revisor Wenche I. Løland, seniorrådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder
Revisor Torhild Tallaksen, rådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder