Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomførte i perioden 18.01.2008 – 17.04.2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Songdalen kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten og dens utøvere har tilstrekkelig kunnskap om egne og hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenestenes undersøkelser/utredninger omfatter vurdering av behov for tjenester/tiltak fra andre relevante tjenester, og at tjenestene ved behov samarbeider om utredninger og følger opp barna/foreldrene mens utredningene pågår.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten ved behov informerer hverandre og samarbeider om gjennomføring av tjenester og tiltak.
  • Om kommunen sikrer at sosial- og barneverntjenesten forbereder og eventuelt gjennomfører overgang fra barnevern til sosialtjeneste.
  • Om kommunen sikrer at helse-, sosial- og barneverntjenesten løpende evaluerer de samlede tjenester/tiltak som ytes det enkelte barn/foreldre.
  • Om kommunen sikrer evaluering av samarbeidet mellom helse-, sosial- og barneverntjenesten.

Fylkesmannen i Vest-Agder/Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomførte tilsyn med Songdalen kommune i perioden 17.01.2008 – 17. 04.2008.

Ved dette tilsynet ble det gitt to avvik:

Avvik 1:

Songdalen kommune sikrer ikke at de ansatte i helse-, sosial- og barneverntjenesten har tilstrekkelig kunnskap om hverandres tjenester slik at utsatte barn/unge får rett tjeneste til rett tid.

Avvik 2:

Songdalen kommune sikrer ikke samordnede tjenester mellom helse-, sosial- og barneverntjeneste. Kommunen har ikke rutiner for systematisk evaluering av samarbeidet for å sikre at barn/unge får rett hjelp til rett tid.

Ved tilsynet ble det gitt to merknader:

Merknad 1:

Songdalen kommune bør avklare ansvarsfordelingen mellom barneverntjenesten og familiesenteret nærmere, slik at barn/unge sikres rett tjeneste. Uklar ansvarsplassering kan føre til at barn/unge ikke får den tjenesten de har krav på/behov for.

Merknad 2:

Songdalen kommune anbefales å sikre at i saker der det er foretatt vurderinger knyttet til barn/unges behov, bør dette fremgå av saksdokumentene i den enkelte tjeneste.

5. juni 2008

Brede Skaalerud
revisjonsleder
Torhild Tallaksen
revisor


 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 18.01.2008 – 17.04.2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Songdalen kommune har organisert sine tjenester i selvstendige resultatenheter. Tilsynet omfattet tre av tjenesteenhetene i kommunen. De fleste tjenestene som har tiltak for utsatte barn er organisert i enhet for oppvekst: barneverntjenesten, skolehelsetjenesten, PPT og familiesenteret (psykiatritjeneste for barn og unge). Kommuneoverlege, skolelegen og systemkoordinator for individuell plan er organisert under enhet for helse og omsorg. Sosialtjenesten og psykiatritjenesten (for voksne) er organisert under enhet for levekår.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.01.2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 06.03.2008.

Åpningsmøte ble avholdt 15.04.2008.

Intervjuer
12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 17.04.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble gitt to avvik og to merknader ved tilsynet:

Avvik 1:

Songdalen kommune sikrer ikke at de ansatte i helse-, sosial- og barneverntjenesten har tilstrekkelig kunnskap om hverandres tjenester slik at utsatte barn/unge får rett tjeneste til rett tid.

Avvik fra: Sosialtjenestelovens § 2-3, barnevernlovens § 2-1 og kommunehelsetjenestelovens § 6-2 (opplæringsbestemmelsene) jf. internkontrollforskriften § 4 bokstav c.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Flere uttalte i intervjuene at kunnskapen om andres tjenester er for liten.
  • Det fremgikk også av intervjuene at det var lite strukturert samarbeid mellom tjenestene utover den enkelte sak.
  • Det fremgikk også av intervjuene at mangelen på samarbeid eller kunnskap om andres tjenester ikke skyldtes mangel på ressurser.
  • Det fremgikk av intervjuene at det var få meldinger til barneverntjenesten fra helsestasjon, sosialtjenesten og familiesenteret.

Avvik 2:

Songdalen kommune sikrer ikke samordnede tjenester mellom helse-, sosial- og barneverntjeneste. Kommunen har ikke rutiner for systematisk evaluering av samarbeidet for å sikre at barn/unge får rett hjelp til rett tid.

Avvik fra: Barnevernlovens § 2-1, jf. § 3-2, helsestasjonsforskriften § 2-1 tredje ledd og internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremkom i intervjuene at de ansatte ikke var kjent med om det foretas noen evaluering av det tverrfaglige samarbeidet mellom enhetene. Det fremkom også i intervjuene at møtene mellom enhetslederne og rådmannen i liten grad benyttes til å drøfte tverrfaglig samarbeid. Det fremkom heller ikke av mottatt dokumentasjon fra kommunen at evaluering av samarbeidet mellom tjenestene foretas.
  • Kommunen har etablert et eget samhandlingsprosjekt med egen prosjektleder for å sikre samarbeidet mellom tjenestene. Kommunen deltar også i Kvalitetskommuneprosjektet. Det fremgikk av intervjuene at enhetene levekår og oppvekst ikke var involvert/delaktig i prosessen knyttet til oppstarten av prosjektene, eller at de hadde hatt innflytelse på utformingen av dem. Det fremgikk også av intervjuene at samhandlingsprosjektet så langt ikke ble opplevd som relevant eller nyttig for de nevnte enhetene.
  • Det fremkom av dokumentasjonen at det var etablert rutiner for tverrfaglig samarbeid i oppvekstenheten, men ikke mellom enhetene, Det fremkom av intervjuene at samarbeidet mellom enhetene ikke er forpliktet i system, men er personavhengig.
  • Evaluering av prosjekt individuell plan (IP) gjennomført januar 2008 viste at tjenestene hadde ulik forståelse av hva IP innebærer. Intervjuene bekreftet at prosjektet i liten grad hadde lykkes i å involvere enhetene levekår og oppvekst.
  • Det var en gjennomgående refleksjon hos de intervjuede at kommunen fanger opp barn/unge for sent. De etablerte arenaene som oppvekstteam og kjernegrupper for å fange opp barn/unge tidlig, fungerer ikke i tråd med målsettingen.

Merknad 1:

Songdalen kommune anbefales å avklare ansvarsfordelingen mellom barneverntjenesten og familiesenteret nærmere, slik at barn/unge sikres rett tjeneste. Uklar ansvarsplassering kan føre til at barn/unge ikke får den tjenesten de har krav på/behov for.

Merknad 2:

Songdalen kommune anbefales å sikre at der det er foretatt vurderinger knyttet til barn/unges behov, bør dette fremgå av saksdokumentene i den enkelte tjeneste.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for kommunen, for enhet for oppvekst, enhet for levekår, enhet for helse- og omsorg og barneverntjenesten.
  • Stillingsbeskrivelser for enhetsleder og fagledere i oppvekst og saksbehandlere i barneverntjenesten, og videre for enhetsleder og fagledere i levekår samt funksjonsbeskrivelse for systemkoordinator individuell plan.
  • Rutiner for tverrfaglig samarbeid. Rutinene gjelder for barneverntjenesten, helsestasjonen, PPT, familiesenteret og skolelegen.
  • Informasjon, metodebeskrivelse og mal for individuell plan.
  • Rutinebeskrivelse fra barnevernet ift. overgangen fra barneverntjenesten til sosialtjenesten.
  • Virksomhetsplan for oppvekstenheten 2007 og 2008.
  • Rutiner og prosedyrer for helsestasjon og skolehelsetjenesten
  • Utdrag av plan for helse- og omsorgstjenester
  • Vedtatt rusplan
  • Vedtatt plan for psykisk helse
  • Skolehelsetjenestens kartlegging av trivsel og helse på 8. trinn.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 24 mapper fra barneverntjenesten (20 familier)
  • 10 mapper fra sosialtjenesten
  • 6 mapper fra helsestasjonen
  • 7 mapper fra familiesenteret/psykisk helsetjenester til barn

Dokumenter overlevert 16.04.2008

  • Virksomhetsplan for levekårsenheten 2008

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn, brev av 18.01.2008
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen av 22.02., 06.03., og 01.04.08.
  • Program for tilsynsbesøket, brev av 17.03.2008.
  • Foreløpig rapport sendt kommunen 16.05.2008
  • Tilbakemelding på foreløpig rapport fra kommunen mottatt 29.05.2008

8. Deltakere ved tilsynet


I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Formøte

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Vidar Skaaland

Rådmann

X

X

x

Liv Turid Naglestad

Enhetsleder oppvekst

X

X

X

x

May Britt Pedersen

Fagleder barneverntjenesten

X

X

X

X

Kristin Holen

Ledende helsesøster

X

X

X

X

Gunn-Heidi Gabrielsen

Enhetsleder levekår

X

X

X

X

Anita Skomedal

Barnevernkonsulent

X

X

X

X

Ruth Føreland

Fagleder psykisk helse

X

X

X

X

Siv K. Thorkildsen

Sosialkonsulent

X

Inga Ulvevadet

Helsesøster

X

X

X

Åsulv Horverak

Kommuneoverlege

X

X

X

Øyvind Thorsen

Fagleder familiesenteret

X

X

X

Mette B. Nilsen

Systemansvarlig IP

X

X

x

Ann Kristin Søvik

Sosialkonsulent

X

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder Brede Skaalerud, seniorrådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder
Revisor Toril Hagerup-Jenssen, ass.fylkeslege Helsetilsynet i Vest-Agder
Revisor Wenche I. Løland, seniorrådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder
Revisor Torhild Tallaksen, rådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder