Helsetilsynet

Helsetilsynet i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap

Farsund kommune har en plan for kriseledelse og en generell beredskapsplan der helsemessig og sosial beredskap også inngår. I tillegg finnes ytterligere beredskapsplaner innenfor kommunale enheter som bl.a. omfatter helse- og sosialtjenester. De sistnevnte planene ble ikke lagt frem for revisjonsteamet før eller under tilsynet.

Ikke alle planene og de underliggende ROS-analyser som ligger til grunn for disse, er datert, og det er ikke angitt når de skal revideres. Planene er ikke behandlet i kommunestyret siden 2004.

De helsemessige og sosiale planene omfatter flere områder, men er til dels vanskelige å finne frem i, slik at de fremstår som praktisk lite tilgjengelige. Det er uklart hva sammenhengen er mellom disse og overordnet plan for kriseledelse. Innen enkelte områder mangler det planer. Det er ingen plan for kompetansesikring eller øvelser innen helsemessig og sosial beredskap.

Det ble gitt ett avvik:

Farsund kommune har ikke en helsemessig og sosial beredskapsplan som ivaretar alle krav til planlegging for å sikre at nødvendig helsehjelp og sosiale tjenester kan tilbys befolkningen i en beredskap situasjon.

Dato: 17.06.2008

Geir Stangeland
revisjonsleder
Eli Gotteberg
revisor


 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Farsund kommune i perioden 18.02.2008 - 15.05.2008. Revisjonen inngår som del av den planlagte tilsynsvirksomheten Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler evt. avvik som er avdekket og merknader som er gitt under revisjonen, og den gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Farsund kommune har i underkant av 10000 innbyggere og er en bykommune ved sjøen med industri og skipstrafikk. Det er store jordbruksområder, og Lista-landet er et viktig samlested for trekkfugl.

Kommunen ledes av et lederlag rundt rådmannen, som bl.a. består av kommunalsjefer. Det er en kommunalsjef levekår som har ansvar for helse-, omsorgs- og sosialtjenester. Videre har kommunen 8 enheter innen ulike områder. Disse enhetene har sine egne utarbeidede beredskapsplaner.

Kommunen har videre en rådgiver med ansvar for beredskap. I den kommunale kriseledelsen sitter rådmannen og kommunalsjefene. øvrige rådgivere innkalles etter behov. Det foreligger varslingslister med relevante personer.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.02.2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.05.2008.

Intervjuer ble avholdt 15.05 .2008.
6 personer ble intervjuet.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er angitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15.05.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Her beskrives krav som følger av helse- og sosiallovgivningen, og som ved dette tilsynet benyttes som revisjonskriterier; d.v.s. hvilke normer kommunens systematiske tiltak og praksis vurderes opp mot.

Forskrift om internkontroll for helse- og sosialtjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk sikrer og forbedrer sine tjenester.

I følge kommunehelsetjenestelovens § 1-5 og sosialtjenestelovens § 3-6 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner, og kommunestyret skal i følge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Det stilles altså ikke krav til en egen plan for kommunens helse- og sosialtjenester, men kommunen skal kunne dokumentere hvordan de har planlagt sin beredskap på området.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse innen området, jf. § 3 i forskriften. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må i følge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartere bør også fremgå av planen.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i Beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, j f. § 8; samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Statens helsetilsyn har beskrevet minimumskrav til innhold i beredskapsplanverket i brev datert 04.02.05. Punktvis presenteres her minimumskrav til rutiner/prosedyrer:

  • Prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av dr ved reduksjon av kapasitet og ved ekstraordinære belastninger/behov for økt kapasitet. Dette innebærer blant annet at man må ha varslingsplan og oppdatert oversikt over ansatte.
  • Prosedyrer for interne hendelser som brann eller andre situasjoner, som gjør at man må evakuere brukere fra sykehjem, legevaktslokaler og sosialkontor.¨
  • Prosedyrer for eksterne hendelser som med lengre bortfall av strøm, vann, avløp eller IKT.
  • Prosedyrer for håndtering av eksterne hendelser som krever omstilling for å håndtere et større antall brukere enn ordinært.
  • Vurderinger av hvordan hjemmeboende personer som er helt avhengig av tjenestene, skal få hjelp i en krise/katastrofesituasjon.
  • Avhengig av samordningsbehov, lokale forhold og aktualitet: Planer for hvordan kommunen skal håndtere et større antall pasienter fra spesialisthelsetjenesten eller et antall sykehjemspasienter fra nabokommunen.
  • Vurderinger av hvilke personell og utstyr man kan bidra med for å hjelpe andre.

5. Funn

I dette kapittel beskrives tilsynsmyndighetenes observasjoner (kalt revisjonsbevis) og de faktiske forhold som er relevante for dette tilsynet.

Virksomheten kan gis avvik eller merknader med utgangspunkt i revisjonskriterier i helse- og sosiallovgivningen, herunder krav i forskrift om internkontroll om hvordan den systematisk styrer sin virksomhet, og om den oppnår de resultater som lovgivningen forutsetter.

Avvik 1

Farsund kommune har ikke en helsemessig og sosial beredskapsplan som ivaretar alle krav til planlegging for å sikre at nødvendig helsehjelp og sosiale tjenester kan tilbys befolkningen i en beredskapssituasjon.

Dette er avvik fra Lov om helsemessig og sosial beredskap av 23. 06. 2000 nr. 56 § 2-2,jf. også § 1-1, og jf. Forskrift om krav til helsemessig og sosial beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av 23. 07. 2001 nr.881.

Observasjoner som ligger til grunn for avviket
Forskriftens § 2

  • De helsemessige og sosiale beredskapsplanene (HSB) er ikke revidert og datert, og det fremgår ikke når planene skal revideres
  • HSB er ikke behandlet i kommunestyre siden 2004
  • Smittevernplan må revideres
  • Det er uklart hvilke HSB som ligger på enheter, og hvilken sammenheng det er mellom disse og overordnet plan for kriseledelse.

Forskriftens § 3

  • Det er uklarhet om omfang av ROS-analyser i HSB, og når disse skal revideres.

Forskriftens § 4

  • Det er ikke planer for evt. utstyrsdisponering
  • Det er ikke planer for hvordan man tar i bruk evakueringslokaler m.h.p. bl.a. sanitet, utstyr, legemidler etc.
  • Det er ingen plan vedr. evt. vannsmitte
  • Det er ingen plan for å kunne ta i mot større antall pasienter fra sykehus
  • Beredskapsplaner er ikke samordnet med helseforetaket.

Forskriftens § 5

  • Kommunelegens rolle er uklar. Kommunelegen er ikke med i kriseledelsen, og det er uklart hva legens rådgivende rolle er. Kommunelegens stillingsbeskrivelse sier intet om beredskapsansvar. Det er ikke stedfortreder i kommunen for kommunelege.

Forskriftens § 7

  • Det er ingen plan for kompetanseheving eller øvelser innen HSB.

Forskriftens § 9

  • Det foreligger ikke planer for ressursdisponering av personell ved kriser.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.1984
  • Lov om helsemessig og sosial beredskap av 23.06. 2000 nr. 56
  • Forskrift om krav til helsemessig og sosial beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av 23.07. 2001 nr.881
  • Lov om vern mot smittsomme sykdommer av 05.08.1994 nr. 55
  • Forskrift om smittevern i helsetjenesten av 17.06.2005 nr. 610.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Plan for kriseledelse i Farsund kommune
  • Smittevernplan for Farsund kommune revidert 2004
  • Infeksjonskontrollprogram for Farsund kommune fra september 2006.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Stillingsbeskrivelse kommunelege og lederavtale for resultatenhetsledere.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

  • Brev av 18.02.2008 fra Fylkesmannen i Vest-Agder og Helsetilsynet i Vest-Agder.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen som følger er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

August Salvesen

Fung. rådmann

X

X

X

Johan Martin Mathiassen

Kommuneplanlegger

X

X

X

Anja Pettersen

Rådgiver

X

X

X

Jan T. Gausdal

Kommunalsjef levekår

X

X

X

Jan Hornung

Enhetsleder teknisk forvaltning

X

X

X

Just Qvale

Kommunalsjef

X

X

Denny Suggurthi

Kommunelege

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Yngve Årøy, Fylkesmannen i Vest-Agder
Geir Stangeland, Helsetilsynet i Vest-Agder
Eli Gotteberg, Helsetilsynet i Vest-Agder
Bjørg Karin Tveiten, Fylkesmannen i Vest-Agder