Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap

Søgne kommune har en generell beredskapsplan der helsemessig og sosial beredskap også inngår. I tillegg finnes ytterligere beredskapsplaner innenfor Legevakten og plan for psykososial beredskap. Det foreligger også en smittevernplan for kommunen.

Planene og de underliggende ROS-analyser som ligger til grunn for disse, er datert, men det er ikke angitt når de skal revideres. Planene er ikke behandlet i kommunestyret på flere år.

Den overordnete beredskapsplanen er oversiktlig og har sterkt fokus på informasjonsstrategi og helseaspekter innen beredskap. Varslingslister er klargjørende og oppdateres. Kommuneoverlegen er med i den faste kriseledelsen. Mye er ivaretatt i den helsemessige og sosiale beredskapen i Søgne kommune.

Det er ingen plan for kompetansesikring/opplæring av viktig personell. Det foretas jevnlig øvelser innen helsemessig og sosial beredskap, minst en årlig.

Det ble gitt to avvik:

Søgne kommune har ikke et infeksjonskontrollprogram for helseinstitusjoner

Søgne kommune har ikke en helsemessig og sosial beredskapsplan som ivaretar alle de krav til planverk som loven krever.

Dato: 24.10.2008

Geir Stangeland
revisjonsleder
Eli Gotteberg
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Søgne kommune i perioden 21.02.2008 – 08.10.2008. Revisjonen inngår som del av den planlagte tilsynsvirksomheten Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler evt. avvik som er avdekket og merknader som er gitt under revisjonen, og den gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Søgne kommune har rundt 10000 innbyggere og er en landkommune ved sjøen med vekt på jordbruks- og servicenæringer. Det er dessuten store friluftsområder og folketallet på sommeren er betydelig høyere p.g.a. turister langs og i skjærgården.

Kommunen ledes av et lederlag rundt rådmannen, som bl.a. består av tjenestesjef og plansjef. Tjenestesjefen har blant annet ansvar for helse- og sosialtjenester. Kommuneoverlegen har det daglige ansvaret for disse, herunder også helsemessig og sosial beredskap.

Kommunen har videre en rådgiver med ansvar for beredskap. Dette er for tiden assisterende kommuneoverlege Frank Andersen med Merethe Solheim i sekretærfunksjon for beredskap i kommunen. Den faste kriseledelsen i kommunen består av ordfører (leder), rådmann, enhetsleder ingeniør, brannsjef, kommuneoverlege og enhetsleder servicetorg. Øvrige medlemmer innkalles etter behov. Det foreligger varslingslister med relevante personer.

Planen for helsemessig og sosial beredskap revideres årlig, men dette er ikke skriftlig nedtegnet i dokumentet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.02.2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 08.10.2008.

Intervjuer ble avholdt 08.10.2008.

7 personer ble intervjuet.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er angitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 08.10.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Her beskrives krav som følger av helse- og sosiallovgivningen, og som ved dette tilsynet benyttes som revisjonskriterier; d.v.s. hvilke normer kommunens systematiske tiltak og praksis vurderes opp mot.

Forskrift om internkontroll for helse- og sosialtjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk sikrer og forbedrer sine tjenester.

I følge kommunehelsetjenestelovens § 1-5 og sosialtjenestelovens § 3-6 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner, og kommunestyret skal i følge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Det stilles altså ikke krav til en egen plan for kommunens helse- og sosialtjenester, men kommunen skal kunne dokumentere hvordan de har planlagt sin beredskap på området.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse innen området, jf. § 3 i forskriften. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må i følge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskapved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandlemed politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartere bør også fremgå av planen.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i Beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8; samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Statens helsetilsyn har beskrevet minimumskrav til innhold i beredskapsplanverket i brev datert 04.02.05. Punktvis presenteres her minimumskrav til rutiner/prosedyrer:

Prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift ved reduksjon av kapasitet og ved ekstraordinære belastninger/behov for økt kapasitet. Dette innebærer blant annet at man må ha varslingsplan og oppdatert oversikt over ansatte.

Prosedyrer for interne hendelser som brann eller andre situasjoner, som gjør at man må evakuere brukere fra sykehjem, legevaktslokaler og sosialkontor.

Prosedyrer for eksterne hendelser som med lengre bortfall av strøm, vann, avløp eller IKT.

Prosedyrer for håndtering av eksterne hendelser som krever omstilling for å håndtere et større antall brukere enn ordinært.

Vurderinger av hvordan hjemmeboende personer som er helt avhengig av tjenestene, skal få hjelp i en krise/katastrofesituasjon.

Avhengig av samordningsbehov, lokale forhold og aktualitet: Planer for hvordan kommunen skal håndtere et større antall pasienter fra spesialisthelsetjenesten eller et antall sykehjemspasienter fra nabokommunen.

Vurderinger av hvilke personell og utstyr man kan bidra med for å hjelpe andre.

5. Funn

I dette kapittel beskrives tilsynsmyndighetenes observasjoner (også kalt revisjonsbevis) og de faktiske forhold som er relevante for dette tilsynet.

Virksomheten kan gis avvik eller merknader med utgangspunkt i revisjonskriterier i helse- og sosiallovgivningen, herunder krav i forskrift om internkontroll om hvordan den systematisk styrer sin virksomhet, og om den oppnår de resultater som lovgivningen forutsetter.

Avvik 1

Søgne kommune har ikke et infeksjonskontrollprogram for helseinstitusjoner

Dette er avvik fra Lov om vern mot smittsomme sykdommer av 05.08.1994 nr. 55 § 7-1 og § 7-2, jf. Forskrift av 17.06.2006 nr. 610 om smittevern i helsetjenesten § 2-2

Observasjoner som ligger til grunn for avvik 1:

  • Det kunne ikke fremlegges et infeksjonskontrollprogram som gjelder på de to sykehjemmene i kommunen. Det fremlagte ”Plan for smittevernberedskap i sykehjem og andre kommunale institusjoner” dekker ikke gjeldende krav i forskriften.

Avvik 2

Søgne kommune har ikke en helsemessig og sosial beredskapsplan som ivaretar alle de krav til planverk som loven krever.

Dette er avvik fra Lov om helsemessig og sosial beredskap av 23. 06. 2000 nr. 56 § 2-2, jf. også § 1-1, og jf. Forskrift om krav til helsemessig og sosial beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av 23. 07. 2001 nr.881.

Observasjoner til avvik 2:

Forskriftens § 2
De helsemessige og sosiale beredskapsplanene (HSB) er ikke datert godkjent i kommunestyret. Det er ikke fastsatt dato for revisjon verken for planen eller ROS analyser.

Smittevernplanen må revideres

Forskriftens § 4
Det fremkom i intervju at det er uklare ansvarslinjer i helsemessig og sosial beredskap: Helsesjef/ Kommunelege/ Rådmann/ Sekretær, videre hvem innehar posisjonene ”fagleder helse”, ”operativ leder helse” og ”første lege på stedet”.

I planverket finnes lite planer for ressursdisponering av personell og utstyr i en beredskapssituasjon

Forskriftens § 7
Ved gjennomgang av dokumentasjon og i intervju fremkommer det at det mangler plan for opplæring/kompetanse av relevant personale innen beredskap

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.1984
  • Lov om helsemessig og sosial beredskap av 23.06. 2000 nr. 56
  • Forskrift om krav til helsemessig og sosial beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av 23. 07. 2001 nr.881
  • Lov om vern mot smittsomme sykdommer av 05.08.1994 nr. 55
  • Forskrift om smittevern i helsetjenesten av 17.06.2005 nr. 610.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Beredskapsplan for Søgne kommune – Kriseledelse, informasjon, helsemessig og sosial beredskap
  • Risiko- og sårbarhetsanalyser
  • Sjekkliste for årlig evaluering av beredskapsforberedelser i kommunen (2007)
  • Smittevernplan for Søgne kommune 2005
  • Plan for smittevernberedskap i sykehjem og andre kommunale institusjoner.

Dokumentasjon som ble lagt frem under revisjonsbesøket:

  • Plan for psykososial beredskap Søgne kommune 2007 - 2008.
  • Beredskapsplan for helsetjenesten i Søgne

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

  • Brev av 21.02.2008 fra Fylkesmannen i Vest-Agder og Helsetilsynet i Vest-Agder.
  • Diverse e-poster og telefoner mellom Fylkesmannen og Merethe Solheim

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen som følger er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Merethe Solheim

Konsulent

x

x

x

Frank Andersen

Ass. Kommuneoverlege

x

x

x

Finn Georg Birkeland

Kommuneoverlege

x

x

x

Solveig K. Larsen

Ordfører

x

x

Kim Høyer Holum

Rådmann

x

x

x

Stig Erik Ørum

Planlegger

x

x

x

Dag Arntsen

Plansjef

x

x

x

Gustav Skretting

Tjenestesjef

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Yngve Årøy, Fylkesmannen i Vest-Agder
Geir Stangeland, Helsetilsynet i Vest-Agder
Eli Gotteberg, Helsetilsynet i Vest-Agder
Bjørg Karin Tveiten, Fylkesmannen i Vest-Agder