Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har i samarbeid med Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomført systemrevisjon med Søgne kommunes sosial- og helsetjenester til barn i Lundeveien avlastningsbolig i tidsrommet 12. februar 2009 til 22. juni 2009. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med sosial- og helsetjenesten i 2009.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging av boligen

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble ikke funnet avvik. Det ble gitt 1 merknad

Merknad:

Søgne kommune har et forbedringspotensiale knyttet til skriftlige prosedyrer for legemiddelhåndtering.

Dato: 22. juni 2009

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder
Hanne Damsgaard
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Søgne kommune i perioden 12. februar – 22. juni 2009. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Helsetilsynet er gitt slik myndighet etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Søgne kommune er administrativt organisert med to ledelsesnivåer, et strategisk nivå som består av rådmann og fire ansvarsområder innen økonomi, politisk sekretariat, personal og juridisk. Tjenestesjef har ansvar for 18 driftsenheter, herunder 5 enheter innen helse- og sosial. Hver enhet har sin enhetsleder. Enhet for psykisk helse arbeid og habilitering har både bestiller og utøver funksjon. Institusjonsavlastning for funksjonshemmede hører inn under enhet for psykisk helsearbeid og habilitering.

Det er 14 personer som er på avlastning i Lundeveien avlastningsbolig. Syv av disse er barn. Avlastningsboligen var tidligere et sykehjem og er omgjort til avlastningsbolig for voksne og barn. Det er ingen som bor fast i boligen. Omfanget av avlastningstilbudet for barn varierer fra hver 6. helg til 22 døgn i løpet av 6 uker. Avlastningen har 7,02 årsverk fordelt på 21 ansatte. De ansatte har fagbakgrunn som vernepleiere, sykepleiere, lærere og førskolelærere.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12. februar 2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 5. mai 2009.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Lundeveien avlastningsbolig den 29. april.

Sluttmøte ble avholdt 6. mai 2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet har vært å finne ut om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlig sosial- og helsetjenester til barn som bor eller midlertidig har opphold i barne- og avlastningsboliger. For å avgrense tilsynet, er det kommunens tjenesteyting i barne- og avlastningsboligene som er undersøkt på følgende områder:

Sosiale behov – herunder om

  • Kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • Tjenesteytingen tilpasses barnets kommunikasjonsferdigheter

Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer – herunder om

  • Virksomheten har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • Måltider planlegges og gjennomføres etter barnets behov

Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov – herunder om virksomheten

  • Vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • Mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordeling
  • Utfører nødvendig pleie- og omsorgtiltak

Legemiddelhåndtering – herunder om

  • Organisering og planlegging
  • Virksomheten mottar og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen
  • Virksomheten istandgjør og utdeler legemidler
  • Virksomheten sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold

Fysisk tilrettelegging av boligen – herunder om

  • Kommunen planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt på bakgrunn av kunnskap om barnets behov.

5. Funn

Merknad 1:

Søgne kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder de skriftlige prosedyrer for legemiddelhåndteringen.

Merknaden er bygget på følgende:

  • Det fremkommer av gjennomgått dokumentasjon at kommunens rutiner er generelle, de er knyttet til funksjon og ikke person.
  • Det fremkom under intervju at kommunen har plassert ansvaret for legemiddelhåndteringen hos virksomhetsleder, men dette var ikke kjent for alle i organisasjonen.
  • Det fremkommer av gjennomgått dokumentasjon at rutiner for legemiddelhåndteringen ikke er oppdatert i henhold til forskrift om legemiddelhåndtering av 3. april 2008

Kommentar:
Søgne kommune har prosedyrer for utdeling av legemidler. Prosedyren navngir hvem som er vurdert å ha kompetanse til å dele ut medisiner. Når det gjelder istandgjøring av legemidler fremgår det av prosedyren at det er sykepleier/vernepleier som legger i dosett til den enkelte bruker. Rutinene skal beskrive hvem som skal håndtere legemidler, fortrinnsvis ved navngitte personer. Det kan skape usikkerhet om hvem som har ansvaret for istandgjøring av legemidler når prosedyren kun er knyttet til funksjon, og ikke til navngitt person.

6. Regelverk

  • LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene
  • LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v.
  • LOV 1999-07-02 nr 64: Lov om helsepersonell m.v.
  • LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2008-04-03 nr 320: Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • FOR 2002-12-20 nr1731:Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart over Søgne kommune
  • Organisasjonskart Enhet for psykisk helsearbeid og rehabilitering
  • Økonomiplan 2009 -2012 Enhet for psykisk helsearbeid og rehabilitering
  • Virksomhetsplan for 2009 Enhet for psykisk helsearbeid og rehabilitering
  • Årsrapport 2008 Enhet for psykisk helsearbeid og rehabilitering
  • Lundeveien avlastning (organisering og bemanning)
  • Velkommen til oss. Introduksjonshefte for nyansatte.
  • Opplæringsrutiner
  • Risikoanalyse/sykdom, skade hos tjenestemottaker
  • Medisinrutiner ved Lundeveien avlastningsbolig
  • Prosedyrer for samarbeid med ulike samarbeidspartnere
  • Brukermedvirkning ved Lundeveien avlastning
  • Søknadsskjema om helse-/sosial-/omsorgstjenester i Søgne kommune
  • Delegasjon av myndighet til å fatte enkeltvedtak fra rådmann til enhetsleder for psykisk helsearbeid og habilitering

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journal for hvert barn (fra arkiv)
  • Perm for hvert barn (dokumentasjon i boligen)
  • Individuelle planer
  • Referater fra ansvarsgrupper
  • Turnus for ansatte ved Lundeveien avlastningsbolig

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkesmannen:

  • Revisjonsvarsel av 12. februar 2009
  • Brev fra virksomheten om at kontaktperson er oppnevnt av 23. februar 2009
  • Dokumentasjon fra kommunen i brev av 11. mars 2009
  • Brev fra fylkesmannen angående befaring datert 8. april 2009
  • Dagsorden for tilsynet, datert 27. april 2009

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Gustav Skretting

Tjenestesjef

X

X

X

Svein Resset

Enhetsleder

X

X

X

Reidun Tornes Jensen

Rådgiver

X

X

X

Trine Lise T. Enersen

Avdelingsleder

X

X

X

Kathrine Gustavsen

Spesialpedagog

X

Katrine Terjesen

Vernepleier

X

X

Astrid Knudsen

Sykepleier

X

Bjarne Noddeland

Nattevakt/lærer

X

Gitte Syvertsen

Førskolelærer

X

Anniken E. E. Gray

Gruppeleder/førskolelærer

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hanne Damsgaard, rådgiver
Håkon Kiledal, rådgiver
Britt Møll Abrahamsen, seniorrådgiver, revisjonsleder