Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har i samarbeid med Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomført systemrevisjon med Farsund kommunes sosial- og helsetjenester til barn i Byggeklossen avlastningsbolig i tidsrommet 12. februar 2009 til 7.august. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med sosial- og helsetjenesten i 2009.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging av boligen

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet 2 avvik og gitt 1 merknad.

Avvik 1.

Kommunen har ikke gjennom sin styring og planlegging av boligens fysiske utforming og uteareal sikret at det kan gis forsvarlige tjenester til alle nåværende barn.

Avvik 2.

Kommunen sikrer ikke nødvendig opplæring av ansatte i avlastningsboligen

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensial knyttet til skriftlige prosedyrer spesielt for legemiddelhåndteringen og for dekking av grunnleggende behov

Dato: 7.august 2009

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder
Hanne Damsgaard
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Farsund kommune i perioden 12. februar 2009-7.august 2009. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Helsetilsynet er gitt slik myndighet etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Farsund kommune er administrativt organisert med rådmann og en kommunalsjef for ni resultatenheter innen helse- og omsorgstjenestene. Hver resultatenhet ledes av en enhetsleder. Byggeklossen avlastningsbolig er en avdeling i Enhet for Funksjonshemmede sone Farsund. Enheten er ny og det er ikke tilsatt enhetsleder. Kommunalsjefen ivaretar denne oppgaven pr i dag. Kommunen har organisert en egen forvaltningsenhet som saksbehandler søknader om sosial og helsetjenester. Forvaltningsenheten legger frem forslag til vedtak for enhetsleder i tjenesteytende enheter.

Det er 9 barn fra 5 til 17 år som har avlastningsopphold i Byggeklossen avlastningsbolig. Boligen inneholder 3 soverom med bad, stue, kjøkken, et kontor, personaltoalett og gang samt to leiligheter. Det er ingen som bor fast i boligen. Omfanget av avlastningstilbudet varierer fra annen hver helg til hver 4. helg. Flere barn har også opphold en ukedag med overnatting.

De ansatte har fagbakgrunn som sykepleiere, vernepleiere, pedagog, hjelpepleiere, samt barne- og ungdomsarbeidere.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12. februar 2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 26. mai 2009.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Byggeklossen avlastningsbolig den 12. mai 2009.

Sluttmøte ble avholdt 27. mai 2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet har vært å finne ut om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlig sosial- og helsetjenester til barn som bor eller midlertidig har opphold i barne- og avlastningsboliger. For å avgrense tilsynet, er det kommunens tjenesteyting i barne- og avlastningsboligene som er undersøkt på følgende områder:

Sosiale behov – herunder om

  • Kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • Tjenesteytingen tilpasses barnets kommunikasjonsferdigheter

Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer – herunder om

  • Virksomheten har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • Måltider planlegges og gjennomføres etter barnets behov
  • Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov – herunder om virksomheten
  • Vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • Mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordeling
  • Utfører nødvendig pleie- og omsorgtiltak

Legemiddelhåndtering – herunder

  • Organisering og planlegging
  • Hvordan virksomheten mottar og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen
  • Hvordan virksomheten istandgjør og utdeler legemidler
  • Om virksomheten sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold

Fysisk tilrettelegging av boligen – herunder om

  • Kommunen planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt på bakgrunn av kunnskap om barnets behov.

5. Funn

Avvik 1

Kommunen har ikke gjennom sin styring og planlegging av boligens fysiske utforming og uteareal sikret at det kan gis forsvarlige tjenester til alle nåværende barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-3, kvalitetsforskriften § 3, veiledende retningslinjer om bygninger med hjemmel i sosialtjenesteloven § 8-7,

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Under befaring av boligen og under intervjuer fremkom opplysninger om at et av barna som selv kan bevege seg i rullestol ikke kan komme inn på eget soverom og bad uten hjelp fra ansatte.
  • Det ikke er mulig å bruke hjelpemidler på et av baderommene som brukes av et barn i rullestol.
  • Det er ikke er vurdert behov for hjelpemidler (gangstol) på grunn av boligens utforming.
  • Utearealet er ikke avgrenset og tilstrekkelig sikret. Boligen ligger rett ved en bilvei og barna kan løpe ut i veien.
  • Verandaen utenfor boligen er ikke behandlet på en slik måte at den er trygg for de små barna å krype på. Ujevnheter i verandaen medfører små skader.
  • Det er ikke noen leker for barna i uteområdet.

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke nødvendig opplæring av ansatte i avlastningsboligen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-3, Internkontrollforskriften § 4 andre ledd bokstav c.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremkom under intervju at de ansatte ikke hadde fått opplæring i språk og kommunikasjon med barna
  • Det fremkom under intervju at de ansatte ikke hadde fått opplæring i barnas spesielle sykdommer og diagnoser
  • Det fremkom under intervju at de ansatte ikke hadde fått tilbud om kurs som er relevante for deres arbeid
  • Det fremkommer at ansatte er i liten grad gjort kjent med hvordan og når det skal meldes avvik.

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensial knyttet til skriftlige prosedyrer spesielt for legemiddelhåndteringen og for dekking av grunnleggende behov.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

  • Det er ikke kjent i organisasjonen hvem som er virksomhetsleder jf. forskrift om legemiddelhåndtering. Virksomhetsleder er utpekt, men dette var ikke kjent av alle i virksomheten.
  • Alle prosedyrene for legemiddelhåndtering er ikke oppdatert i forhold til ny forskrift
  • Det forligger prosedyrer for dekking av grunnleggende behov på et overordnet nivå (enhetsnivå). I avdelingen er det få skriftlige prosedyrer som skal sikre at barnas grunnleggende behov ivaretas.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Vurderinger knyttet til risiko for brudd på sosial og helselovgivningen gjennomføres ikke systematisk i avdelingen. Dette kan føre til at kommunen ikke i tilstrekkelig grad benytter seg av arbeidstakernes kunnskap og erfaringer om hvor det er risiko for svikt. Byggeklossen avlastningshjem har et system for registrering og håndtering av avvik og uønskede hendelser, men det er varierende kjennskap til det skriftlige systemet og det ble benyttet i liten grad.

7. Regelverk

LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene

LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v.

LOV 1999-07-02 nr 64: Lov om helsepersonell m.v.

LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

FOR 2008-04-03 nr 320: Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

FOR 2002-12-20 nr1731:Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Oversikt over ansatte
  • Beskrivelse av Byggeklossen avlastningsbolig
  • Prosedyrer som sikrer et godt tjenestetilbud ved Byggeklossen avlastningsbolig
  • Medisinrutiner
  • Oversikt over forslag til aktiviteter
  • Rutiner for opplæring av nyansatte i Byggeklossen avlastningsbolig
  • Opplæringsplan for de ansatte
  • Turnusplan for ansatt ved Byggeklossen avlastningsbolig
  • Handlingsplan for funksjonshemmede 1998-2001

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journal for hvert enkelt barn
  • Rapportbok for hvert enkelt barn
  • Individuelle planer
  • Referater fra ansvarsgruppemøter
  • Virksomhetsplan for 2008 Enhet for funksjonshemmede
  • Årsrapport for 2008 Enhet for funksjonshemmede
  • Avviksmeldinger

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Revisjonsvarsel av 12. februar 2009
  • Brev med informasjon om kontaktperson av 13. mars 2009
  • Dokumentasjon fra kommunen i brev av 7. april 2009
  • Brev angående befaring og møte med foresatte datert 16. april 2009
  • Tilbakemelding fra kommunen angående tidspunkt for befaring den 24. april 2009
  • Oversendelse av dagsorden for tilsynet datert 14. mai 2009

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Jan T. Gausdal

Kommunalsjef

X

X

August Salvesen

Rådmann

X

X

Anita Løland

Fagleder

X

X

X

Torbjørg Byre Albrektsen

Forvaltningskoordinator

X

X

X

Anette M. Maberg

Miljøterapeut (pedagog)

X

X

X

Henriette Albrektsen Aulie

Miljøterapeut (sykepleier)

X

X

X

Merete Byberg Salen

Hjelpepleier

X

X

Jannike Sundt Rosland

Hjelpepleier

X

X

X

Lise Lotte Tangeraas

Hjelpepleier

X

Synnøve S. Gulsrud

Miljøterapeut (sykepleier)

X

X

X

Gaby Bianca Duvold

Miljøarbeider

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Britt Møll Abrahamsen, seniorrådgiver, revisjonsleder
Håkon Kiledal, seniorrådgiver
Hanne Damsgaard, rådgiver