Helsetilsynet

Helsetilsynet i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap

Audnedal kommune har en plan for kriseledelse og en plan for helsemessig og sosial beredskap. I tillegg har kommunen risiko- og sårbarhetsanalyse knyttet til den generelle og den helsemessige og sosiale beredskapen, en smittevernplan og en pandemiplan.

Smittevernplanen er behandlet i kommunestyret i 2009. De øvrige planene og de underliggende ROS-analyser, er datert, men uten angitt tidspunkt for revisjon. Planene er ikke behandlet i kommunestyret på flere år.

Det er ingen plan for kompetansesikring eller opplæring av viktig personell. Det kan ikke legges frem noe tuberkulosekontrollprogram for kommunen.

Det ble gitt to avvik:

Avvik 1

Audnedal kommunes plan for helsemessig og sosial beredskap ivaretar ikke alle krav til nødvendig planlegging for å sikre helsehjelp og sosiale tjenester til befolkningen.

Avvik 2

Audnedal kommune har ikke et tuberkulosekontrollprogram

Dato: 16.10.2009

Geir Stangeland
revisjonsleder
Kristin Hagen Aarsland
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Audnedal kommune i perioden 26.06.2009 – 16.10.2009. Revisjonen inngår som del av den planlagte tilsynsvirksomheten Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket og merknader som er gitt under revisjonen, og den gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Audnedal kommune har rundt 1650 innbyggere og er en landkommune med vekt på jordbruk, skogbruk og noen små og mellomstore bedrifter. Det er store friluftsområder. Det er en jernbanelinje gjennom kommunen med to store jernbanetunneler. Der er to sentra i kommunen; Konsmo og Byremo. Et sykehjem finnes i begge disse tettstedene.

Kommuneadministrasjonen er relativt liten, og flere personer innehar flere funksjoner. Dette gjelder bl.a. beredskapskoordinator og kommuneoverlegen. Forholdene er såvidt små og oversiktlige at kommunikasjon og kjennskap til nøkkelpersoner i kommunen er meget god. Kommunalleder helse, sosial og omsorg har det daglige ansvar for helse og sosial tjenesten i kommunen, også det beredskapsmessige. Han har oversikt over de enkelte medarbeiderne i kommunen, og samarbeider med kommuneoverlegen. Kriseteamet i kommunen har en sentral rolle i psykososial oppfølging ved helsemessig og sosial beredskap og har vist seg å fungere tilfredsstillende.

Den faste kriseledelsen i kommunen består av rådmann, ordfører, økonomisjef, kommunalledere for helse og omsorg, teknisk sjef og skole/barnehager og beredskapskoordinator. Øvrige medlemmer innkalles etter behov så som kommuneoverlege,

lensmann, brannsjef, sivilforsvaret og mattilsynet. Det foreligger varslingslister med navn på relevante personer.

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap inneholder flere viktige elementer og det er utformet en del tiltakskort og varslingslister innen beredskap. Kommuneoverlegen er rådgiver i den faste kriseledelsen og fast medlem av beredskapsrådet. Mye er enda under utarbeidelse og revisjon.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.06.2009. Dokumenter ble mottatt den 01.09.2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag. Programbrev ble utsendt den 07.09.2009.

Åpningsmøte ble avholdt 22.09.2009.

Intervjuer ble avholdt 22.09.2009. 5 personer ble intervjuet. Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er angitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22.09.2009.

Rapport utsendt den 16.10.2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Her beskrives krav som følger av helse- og sosiallovgivningen, og som ved dette tilsynet benyttes som revisjonskriterier; d.v.s. hvilke normer kommunens systematiske tiltak og praksis vurderes opp mot.

Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk sikrer og forbedrer sine tjenester.

I følge kommunehelsetjenesteloven § 1-5 og sosialtjenesteloven § 3-6 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov av 23.06.2000 nr 56 om helsemessig og sosial beredskap.

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner, og kommunestyret skal i følge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Det stilles altså ikke krav til en egen plan for kommunens helse- og sosialtjenester, men kommunen skal kunne dokumentere hvordan de har planlagt sin beredskap på området.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse innen området, jf. § 3 i forskriften. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak, og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må i følge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartere bør også fremgå av planen.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i Beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse. Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8; samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Statens helsetilsyn har beskrevet minimumskrav til innhold i beredskapsplanverket i brev datert 04.02.2005. Punktvis presenteres her minimumskrav til rutiner/prosedyrer:

  • Prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift ved reduksjon av kapasitet og ved ekstraordinære belastninger/behov for økt kapasitet. Dette innebærer blant annet at man må ha varslingsplan og oppdatert oversikt over ansatte.
  • Prosedyrer for interne hendelser som brann eller andre situasjoner, som gjør at man må evakuere brukere fra sykehjem, legevaktslokaler og sosialkontor.
  • Prosedyrer for eksterne hendelser som med lengre bortfall av strøm, vann, avløp eller IKT.
  • Prosedyrer for håndtering av eksterne hendelser som krever omstilling for å håndtere et større antall brukere enn ordinært.
  • Vurderinger av hvordan hjemmeboende personer som er helt avhengig av tjenestene, skal få hjelp i en krise/katastrofesituasjon.

Avhengig av samordningsbehov, lokale forhold og aktualitet: Planer for hvordan kommunen skal håndtere et større antall pasienter fra spesialisthelsetjenesten eller et antall sykehjemspasienter fra nabokommunen.

Vurderinger av hvilke personell og utstyr man kan bidra med for å hjelpe andre.

Det henvises for øvrig til ”Rettleiar for kommunal plan for helsemessig og sosial beredskap” utgitt av Helsedirektoratet 2008.

5. Funn

Avvik 1

Audnedal kommunes plan for helsemessig og sosial beredskap ivaretar ikke alle krav til nødvendig planlegging for å sikre helsehjelp og sosiale tjenester til befolkningen.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om helsemessig og sosial beredskap av 23.06.2000 nr. 56 § 2-2, jf. forskrift om helsemessig og sosial beredskap §§ 2, 3, 4 og 7.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Foreliggende beredskapsplan er ikke oppdatert og fastsatt av kommunestyret
  • Risiko- og sårbarhetsanalysen er ikke oppdatert, og flere deler av den er ikke ferdig.
  • Det fremgår ikke av beredskapsplanen hvor ofte planen og risiko-og sårbarhetsanalysen skal evalueres og oppdateres.
  • Noen tiltakskort/planer foreligger, men på flere punkter mangler det planer i forhold til avdekket risiko- og sårbarhet. For eksempel foreligger det ikke konkrete planer for evakuering av beboere i institusjoner
  • Det foreligger ikke planer for øvelser eller kompetanseheving innen helsemessig og sosial beredskap.

Avvik 2

Audnedal kommune har ikke et tuberkulosekontrollprogram.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om vern mot smittsomme sykdommer § 7-1, jf. forskrift av 13.02.2009 om tuberkulosekontroll § 2-1.

Kommentar:
Alle kommuner skal ha et tuberkulosekontrollprogram som skal utgjøre en del av kommunens smittevernplaner. Programmet skal tilpasses forholdene i kommunen med henblikk på personer som er aktuelle for undersøkelse og angi hvem som har det faglige og organisatoriske ansvaret for de aktuelle tiltakene. Forskrift om tuberkulosekontroll inneholder nærmere bestemmelser om tiltakene.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.1984
  • Lov om helsemessig og sosial beredskap av 23.06. 2000 nr. 56
  • Forskrift om krav til helsemessig og sosial beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av
  • 23.07. 2001 nr. 881
  • Lov om vern mot smittsomme sykdommer av 05.08.1994 nr. 55
  • Forskrift om smittevern i helsetjenesten av 17.06.2005 nr. 610.
  • Forskrift om tuberkulosekontroll av 13.02.2009 nr. 205

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Plan for kriseledelse Audnedal kommune
  • Plandokument for helsemessig og sosial beredskap og ekstraordinære situasjoner.
  • Audnedal, Hægebostad, Marnardal og Åseral kommuner versjon 01.2004 Audnedal kommune. Risiko-og sårbarhetsanalyser i kommunen 2009
  • Audnedal kommune. Ressurser, nøkkelpersonell, varslingslister 02.06.2009
  • Smittevernplan for Audnedal kommune 2009
  • Pandemiplan for Audnedal kommune august 2009.
  • Tiltakskort for atomulykke, Handlingsplan og kriseplan for ulykker ved Konsmo og Byremo skoler

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen som følger er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Trond Bendixen

Beredskapskoordinator

X

X

X

Jan Terje Ågedal

Enhetsleder teknisk/næring

X

X

X

Lene Ågedal

Kommuneoverlege

X

X

X

Kjell Olav Hæåk

Rådmann

X

X

X

Tom R. Valand

Kommunalleder helse,
sosial og omsorg

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Yngve Årøy, Fylkesmannen i Vest-Agder Geir Stangeland, Helsetilsynet i Vest-Agder Kristin Hagen Aarsland, Helsetilsynet i Vest-Agder Bjørg Karin Tveiten, Fylkesmannen i Vest-Agder