Helsetilsynet

Helsetilsynet i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap

Hægebostad kommune har en plan for kriseledelse og en plan for helsemessig og sosial beredskap. I tillegg har kommunen risiko- og sårbarhetsanalyse knyttet til helsemessig og sosial beredskap, en smittevernplan og en pandemiplan.

Planene og de underliggende risiko- og sårbarhets-analyser (ROS) som ligger til grunn for disse, er datert med angitt revisjon hvert 2. år. Planene er ikke behandlet i kommunestyret på flere år.

Den overordnete beredskapsplanen (plan for kriseledelse) er oversiktlig og har sterkt fokus på informasjonsstrategi og varslingsaspekter innen beredskap. Varslingslister er klargjørende. Kommuneoverlegen er med i den faste kriseledelsen. Mye er ivaretatt i den helsemessige og sosiale beredskapen i Hægebostad kommune.

Det er ingen plan for kompetansesikring/opplæring av viktig personell. Smittevernplanen må revideres.

Det ble gitt ett avvik:

Hægebostad kommune har ikke planer som ivaretar alle krav til å sikre nødvendig helsehjelp og sosiale tjenester til befolkningen i en beredskapssituasjon.

Dato: 01.07.2009

Geir Stangeland
revisjonsleder
Kristin Hagen Aarsland
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Hægebostad kommune i perioden 06.04.2009 – 20.05.2009. Revisjonen inngår som del av den planlagte tilsynsvirksomheten Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler evt. avvik som er avdekket og merknader som er gitt under revisjonen, og den gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hægebostad kommune har rundt 1600 innbyggere og er en landkommune med vekt på jordbruk, skogbruk og servicenæringer. Det er noe småindustri i kommunen. Det er dessuten store friluftsområder som benyttes av turister både sommer og vinter. Det er to store jernbanetunneler i kommunen ved Snartemo.

Kommuneadministrasjonen er relativt liten, og flere personer innehar flere funksjoner. Dette gjelder bl.a. beredskapsleder og kommuneoverlegen. Forholdene er så vidt små og oversiktlige at kommunikasjon og kjennskap til nøkkelpersoner i kommunen er meget god. Enhetsleder helse og sosial har det daglige ansvar for helse og sosial tjenesten i kommunen. Han har god oversikt over de enkelte medarbeiderne i kommunen og samarbeider godt med kommuneoverlegen. Kriseteamet i kommunen har en sentral rolle i helsemessig og sosial beredskap.

Den faste kriseledelsen i kommunen består av ordfører (leder), rådmann, enhetsleder plan og drift, kommuneoverlege og enhetsleder helse og sosial, IT konsulent og beredskapskoordinator. Øvrige medlemmer innkalles etter behov så som lensmann, brannsjef, sivilforsvaret og mattilsynet. Det foreligger varslingslister med relevante personer.

Kommunen har i sin risiko og sårbarhetsvurdering ikke funnet veldig mange områder med helsemessige og sosiale beredskapsutfordringer.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.04.2009. Dokumenter ble mottatt den 14.05.2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 20.05.2009.

Intervjuer ble avholdt 20.05.2009.

6 personer ble intervjuet.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er angitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20.05.2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Her beskrives krav som følger av helse- og sosiallovgivningen, og som ved dette tilsynet benyttes som revisjonskriterier; d.v.s. hvilke normer kommunens systematiske tiltak og praksis vurderes opp mot.

Forskrift om internkontroll for helse- og sosialtjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk sikrer og forbedrer sine tjenester.

I følge kommunehelsetjenesteloven § 1-5 og sosialtjenesteloven § 3-6 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner, og kommunestyret skal i følge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Det stilles altså ikke krav til en egen plan for kommunens helse- og sosialtjenester, men kommunen skal kunne dokumentere hvordan de har planlagt sin beredskap på området.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse innen området, jf. § 3 i forskriften. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må i følge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartere bør også fremgå av planen.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i Beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8; samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Statens helsetilsyn har beskrevet minimumskrav til innhold i beredskapsplanverket i brev datert 04.02.2005. Punktvis presenteres her minimumskrav til rutiner/prosedyrer:

Prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift ved reduksjon av kapasitet og ved ekstraordinære belastninger/behov for økt kapasitet. Dette innebærer blant annet at man må ha varslingsplan og oppdatert oversikt over ansatte.

Prosedyrer for interne hendelser som brann eller andre situasjoner, som gjør at man må evakuere brukere fra sykehjem, legevaktslokaler og sosialkontor.

Prosedyrer for eksterne hendelser som med lengre bortfall av strøm, vann, avløp eller IKT.

Prosedyrer for håndtering av eksterne hendelser som krever omstilling for å håndtere et større antall brukere enn ordinært.

Vurderinger av hvordan hjemmeboende personer som er helt avhengig av tjenestene, skal få hjelp i en krise/katastrofesituasjon.

Avhengig av samordningsbehov, lokale forhold og aktualitet: Planer for hvordan kommunen skal håndtere et større antall pasienter fra spesialisthelsetjenesten eller et antall sykehjemspasienter fra nabokommunen.

Vurderinger av hvilke personell og utstyr man kan bidra med for å hjelpe andre.

5. Funn

I dette kapittel beskrives tilsynsmyndighetenes observasjoner (også kalt revisjonsbevis) og de faktiske forhold som er relevante for dette tilsynet.

Virksomheten kan gis avvik eller merknader med utgangspunkt i revisjonskriterier i helse- og sosiallovgivningen, herunder krav i forskrift om internkontroll om hvordan den systematisk styrer sin virksomhet, og om den oppnår de resultater som lovgivningen forutsetter.

Avvik

Hægebostad kommune har ikke planer som ivaretar alle krav til å sikre nødvendig helsehjelp og sosiale tjenester til befolkningen i en beredskapssituasjon.

Dette er avvik fra:

  • Lov om helsemessig og sosial beredskap av 23. 06. 2000 nr. 56 § 2-2, jf. forskrift om helsemessig og sosial beredskap §§ 2, 4 og 7, jf. lov om vern mot smittsomme sykdommer § 7-1 og § 7-2, jf. forskrift av 13.05.2009 om tuberkulosekontroll, § 2-1.

Observasjoner som ligger til grunn for avvik 1:

  • Plan for helsemessig og sosial beredskap i Hægebostad kommune og revisjon av denne er ikke behandlet i kommunestyret siden 2004, jf. forskriftens § 2
  • Ved gjennomgang av dokumentasjon og gjennom intervju fremkommer det at det mangler plan for opplæring/kompetanseheving av relevant personale innen beredskap jf. forskriftens § 7
  • Dokumentgjennomgang viser at smittevernplanen var mangelfull. Bl.a. mangler et tilfredsstillende tuberkulosekontrollprogram. Flere andre opplysninger var feilaktige, og det mangler bl.a. standardtiltak, vaksinasjon av helsepersonell og andre områder innen smittevern jf. forskriftens § 4

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.1984
  • Lov om helsemessig og sosial beredskap av 23.06. 2000 nr. 56
  • Forskrift om krav til helsemessig og sosial beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av 23. 07. 2001 nr.881
  • Lov om vern mot smittsomme sykdommer av 05.08.1994 nr. 55
  • Forskrift om smittevern i helsetjenesten av 17.06.2005 nr. 610.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Plan for kriseledelse Hægebostad kommune (2009)
  • Plan for helsemessig og sosial beredskap Hægebostad kommune (2009)
  • Risiko- og sårbarhetsanalyser knyttet til helsemessig og sosial beredskap Hægebostad kommune (2009)
  • Sjekkliste for ROS analyse i kommunen (2008)
  • Smittevernplan for Hægebostad kommune 2009
  • Pandemiplan for Hægebostad kommune.

Korrespondanse mellom kommunen og Helsetilsynet i Vest-Agder:

  • E-post av 06.04.2009 fra Fylkesmannen i Vest-Agder og Helsetilsynet i Vest-Agder.
  • Brev fra Hægebostad kommune med dokumentasjon
  • Brev fra Fylkesmannen i Vest-Agder til kommunen 05.05.2009 med program for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen som følger er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Lars Asbjørn Bryggeså

Beredskapskoordinator

x

x

x

Odd Arve Kvinnesland

Enhetsleder plan og drift

x

x

x

Uwe Malitius

Kommuneoverlege

x

x

x

John Fidjeland

Ordfører

x

x

Ivan Sagebakken

Rådmann

x

x

x

Ola Skeie

senioringeniør

x

x

x

Jerry Brastad

Enhetsleder helse og sosial

x

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Yngve Årøy, Fylkesmannen i Vest-Agder
Geir Stangeland, Helsetilsynet i Vest-Agder
Kristin Hagen Aarsland, Helsetilsynet i Vest-Agder
Bjørg Karin Tveiten, Fylkesmannen i Vest-Agder