Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har i samarbeid med Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomført systemrevisjon med Kristiansand kommunes sosial- og helsetjenester til barn i Lillebølgen bo- og behandlingshjem i tidsrommet 16.02. 2009 til 23.07.2009. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med sosial- og helsetjenester i 2009.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlig ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging av boligen

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet 1 avvik og gitt 2 merknader.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke at alle barn får mulighet til ro og skjermet privatliv.

Dato: 23.07.2009

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder
Håkon Kiledal
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved >Lillebølgen bo- og behandlingshjem i perioden 16.02.2009 - 23.07.2009. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kristiansand kommune er den klart største kommunen i fylket med sine nærmere 80.000 innbyggere.

Helse- og sosialsektoren består av 33 resultatenheter, servicesenteret DuVito, EBT-boligtjenesten og helse- og sosialdirektørens stab. Helse- og sosialsektoren har innført bestiller-utfører modell. EBT-boligtjenesten har ansvaret for behandling av søknader og tildeling av omsorgstjenester, boliger for vanskeligstilte og Husbankens låne- og tilskuddsordninger.

Lillebølgen bo- og behandlingshjem er organisatorisk knyttet til Enhet for barn og unge med sterk funksjonshemming. Denne enheten ble opprettet fra 1. januar 2008. Kristiansand kommune overtok ansvaret for Lillebølgen 7. januar 2008. Sørlandet sykehus HF var tidligere eier og driftsansvarlig. Lillebølgen var da en avdeling under Barnesenteret. Det er i dag 16 barn/unge som benytter dag- og døgntilbudet ved Lillebølgen. To er over 18 år og faller utenfor dette tilsynet. Av de resterende 14 barn er det to som bor fast på Lillebølgen. Tilbudet ved Lillebølgen er spesielt innrettet for å ta i mot barn som har behov for omfattende bistand og medisinsk oppfølging. Det er stor grad av helsefaglig personell ansatt. I tillegg er det inngått avtale om tjenestebistand fra Sørlandet sykehus, bl.a. knyttet til ernæring, legetilsyn og konsultasjon samt tjenester fra fysioterapeut og ergoterapeut.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.02.2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 09.06.2009.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Lillebølgen bo- og behandlingshjem 28.05.2009.

Det ble avholdt møte med valgte representanter for brukerne av Lillebølgen 28.05.2009.

Sluttmøte ble avholdt 10.06.2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet har vært å finne ut om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlig sosial- og helsetjenester til barn som bor eller midlertidig har opphold i barne- og avlastningsboliger. For å avgrense tilsynet er det kommunens tjenesteyting i barne- og avlastningsboligene som er undersøkt på følgende områder:

Sosiale behov – herunder om

  • Kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • Tjenesteytingen tilpasses barnets kommunikasjonsferdigheter
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer, herunder om
  • Virksomheten har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • Måltider planlegges og gjennomføres etter barnets behov

Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov, herunder om virksomheten

  • Vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • Mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordeling
  • Utfører nødvendig pleie- og omsorgtiltak

Legemiddelhåndtering, herunder om

  • Organisering og planlegging er forsvarlig
  • Virksomheten mottar og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen
  • Virksomheten istandgjør og utdeler legemidler
  • Virksomheten sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold

Fysisk tilrettelegging av boligen, herunder om

  • Kommunen planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt på bakgrunn av kunnskap om barnets behov

5. Funn

Område: Fysisk tilrettelegging av boligen

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at alle barn får mulighet til ro og skjermet privatliv.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4-3
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten § 3
  • Veiledende retningslinjer om bygninger og utstyr, bemanning m.v. i boliger med heldøgns omsorgstjenester for barn og unge (2.5) med hjemmel i § 7-8 i LOST.

Avviket bygger på følgende:

  • Barn som bor fast på Lillebølgen, har ikke eget rom
  • Det er ett barn på avlastning som har eget rom, resten deler rom
  • Det fremkommer gjennom intervju og dokumentgjennomgang at opphold på felles soverom virker forstyrrende på nattesøvnen til enkelte barn, både fastboende og barn på avlastning.

Merknad 1:

Den fysiske utforming av boligen er ikke tilpasset barnas behov for hjelpemidler og behandling.

Merknaden er bygget på følgende:

  • Manglende bortsettingplass fører til at hjelpemidler blir stående og opptar plass på beboerrom, korridorer og entre
  • Medisinsk behandling i form av inhalasjon skjer på datarom/kontor
  • Brannalarm på beboerrom må i noen tilfeller dekkes til ved medisinering (ved bruk av forstøverapparat).

Område: Legemiddelhåndtering

Merknad 2:

Det er ikke tilstrekkelig kjent i organisasjonen hvem som har hovedansvar for legemiddelhåndteringen i virksomheten.

Merknaden er bygget på følgende:

  • Det fremkom under intervju at det var usikkerhet knyttet til hvem som var virksomhetsleder med administrativt og faglig ansvar for legemiddelhåndteringen
  • Den fremlagte prosedyre for legemiddelhåndtering var utarbeidet for sykehjem.

6. Regelverk

  • LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene
  • LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v.
  • LOV 1999-07-02 nr 64: Lov om helsepersonell m.v.
  • LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2008-04-03 nr 320: Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • FOR 2002-12-20 nr1731:Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning, som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Info-skriv om Lillebølgen
  • Avtale mellom Sørlandet sykehus HF og Kristiansand kommune om tjenester til Lillebølgen
  • Info-skriv til foreldre/pårørende
  • Opplæringshefte nyansatte
  • Ansattelister
  • Barneturnus
  • Faggrupper
  • Arbeidsoppgaver i avdelingen
  • Arbeidsoppgaver ukentlige
  • Dag-, kveld-, nattrutiner
  • Oversikt over interne prosedyrer
  • Medikamenthåndtering
  • Securitas – info om vakthold

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Klientmapper/journaler for åtte barn
  • Fire individuelle planer utvalgt blant de aktuelle barna
  • Perm med avviksmeldinger

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Revisjonsvarsel av 16.02.2009
  • E-post av 23.02.09 fra kommunen med forespørsel om endring av tidspunkt for tilsynet
  • Brev av 27.02.09 fra kommunen med opplysning om kontaktperson og forslag til nye datoer for tilsynet
  • Brev av 03.03.09 fra Fylkesmannen med bekreftelse på nye datoer for tilsynet
  • Dokumentasjon fra kommunen i brev av 12.03.09
  • Brev av 16.04.09 fra Fylkesmannen vedrørende befaring og møte med repr. fra foreldre 28.05.09.
  • Brev av 28.05.09 fra Fylkesmannen med dagsorden for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Arild Rekve

Fung. h/s-direktør

X

X

X

Bothild Kvernland

Enhetsleder

X

X

X

Torill A. Berge

Avdelingsleder

X

X

X

Hildbjørg Aa. Vatland

Sykepleier

X

X

X

Anne Marit Aas

Hjelpepleier

X

X

X

May Mellemseter

Sykepleiestudent

X

Anita V. Ophuus

Ass. avd.leder, fagsykepleier

X

X

X

Brit Kjellingland

Assistent

X

X

X

Anne Barbro Leipsland

Sykepleier

X

X

X

Tine C.K. Tharaldsen

Fysioterapeut

X

X

X

Ida Hodnemyr

Avd.leder, EBT

X

X

Janne B. Brunborg

Rågiver h/s-dir. stab

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Britt Møll Abrahamsen, seniorrådgiver, revisjonsleder
Hanne Damsgaard, rådgiver
Håkon Kiledal, seniorrådgiver
Ragnhild M. Sørensen, rådgiver - observatør