Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har i samarbeid med Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomført systemrevisjon med Vennesla kommunes sosial- og helsetjenester til barn i Døblebakken avlastningsbolig i tidsrommet 11.02.2009 til 25.5.2009. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med sosial- og helsetjenesten i 2009.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging av boligen

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet 1 avvik og gitt 1 merknad

Avvik:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering i Døblebakken avlastningsbolig

Dato: 25.5.2009

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder
Håkon Kiledal
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vennesla kommune, Døblebakken avlastningsbolig i perioden 11.2.2009 – 25.5.2009. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Helsetilsynet er gitt slik myndighet etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vennesla kommune er fylkets tredje største kommune, med ca 12 800 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert i resultatenheter. Det er to ledelsesnivå i kommunen, et strategisk nivå som består av rådmann og fire ledere på områdene samfunnsutvikling, økonomi, organisasjon og kommunale tjenester samt et driftsnivå som består av 26 resultatenheter med hver sin leder. Enhet for barn og familie, avdeling habilitering, er vedtaksansvarlig/bestiller for avlastningstjenesten, mens enhet for arbeid, aktivitet og fritid er tjenesteutøver i forhold til barna i Døblebakken avlastningsbolig.

Avlastningsboligen, med tre plasser, er lagt til første etasje i en større bolig hvor det også er omsorgsboliger/ bofellesskap for funksjonshemmede over 18 år. Bygget var nytt i 2007. På samme område ligger også flere omsorgsboliger/bofellesskap for funksjonshemmede.

Det er ingen barn under 18 år som bor fast i boligen. Det gis helgeavlastning fra fredag til søndag/mandag for til sammen 6 barn. Ett av barna har også tilbud enkelte ukedager. Om sommeren får foreldrene innvilget en ukes sammenhengende avlastning. Kommunen kjøper i tillegg en plass i barnebolig i annen kommune.

Det er ansatt boveileder som er knyttet til både avlastningsboligen og omsorgsboligene. Det er ellers et fast personell, tilsvarende 2,7 årsverk, i avlastningsboligen. 1,85 årsverk er besatt med helsepersonell.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.2.2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 13.3.2009.

Det ble gjennomført befaring ved Dølebakken avlastningsbolig 1.4.2009.

Det ble avholdt møte med representanter for brukerne av avlastningshjemmet 1.4.2009

Åpningsmøte ble avholdt 21.4.2009.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22.4.2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet har vært å finne ut om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlig sosial- og helsetjenester til barn som bor eller midlertidig har opphold i barne- og avlastningsboliger. For å avgrense tilsynet, er det kommunens tjenesteyting i barne- og avlastningsboligene som er undersøkt på følgende områder:

  • Sosiale behov – herunder om
    - Kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
    - Tjenesteytingen tilpasses barnets kommunikasjonsferdigheter
  • Ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer – herunder om
    - Virksomheten har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
    - Måltider planlegges og gjennomføres etter barnets behov
  • Pleie og omsorg tilpasset den enkeltes behov – herunder om virksomheten
    - Vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
    - Mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordeling
    - Utfører nødvendig pleie- og omsorgtiltak
  • Legemiddelhåndtering – herunder om
    - Organisering og planlegging
    - Virksomheten mottar og registrerer barnets legemiddelbruk ved ankomst til boligen
    - Virksomheten istandgjør og utdeler legemidler
    - Virksomheten sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold
  • Fysisk tilrettelegging av boligen – herunder om
    - Kommunen planlegger og gjennomfører tiltak som gjør boligen fysisk tilrettelagt på bakgrunn av kunnskap om barnets behov.

5. Funn


Område: Legemiddelhåndtering

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering i Døblebakken avlastningsbolig.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Legemiddelhåndteringsforskriften, § 4 jfr. § 3 bokstav j og k, § 4 første ledd, jf femte ledd bokstav a, b, c og § 7 jf § 4 første ledd og femte ledd, bokstav b

Avviket bygger på flg.:

  • Det er ikke utpekt hvem som er virksomhetsleder med ansvar for legemiddelhåndtering.
  • Det foreligger ingen skriftlige rutiner /skriftlige bestemmelser om istandgjøring og tildeling av legemiddel
  • Det fremkommer av intervjuene at dagens praksis ved istandgjøring og utdeling av medisiner er i strid med krav i forskriften.

Området: Fysisk tilrettelegging

Merknad 1

Bygningsmessige forhold og utearealer kan tilrettelegges bedre for barna.

Merknaden bygger på flg.:

  • Det fremkommer av kommunens arbeid med plan for utvikling av tjenester mot 2025 at de bygningsmessige forhold til nåværende avlastningshjem har begrensninger. Dette er både at boligen er for liten, og at det er uheldig at fastboende voksne bor i samme bygning.
  • Det fremkommer lite dokumentasjon eller utsagn om brukermedvirkning ved den fysiske planlegging av avlastningshjemmet.
  • I forhold til dagens brukere er det tilfredsstillende utstyr i boligen, men det fremkommer usikkerhet om de bygningsmessige forhold gir plass for nødvendig fremtidig utstyr på baderommene.
  • Det fremkommer videre av kommunens plan at utearealene rundt boligen gir lite rom for aktiviteter for barn. Gjennom intervju og aktivitetsplaner fremkommer at dette kompenseres i stor grad av alternative lekeplasser i nærområdet.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen har nylig gjennomført endringer i organisasjonen innenfor det reviderte området. Det ble avdekket uklarheter om hvordan ansvar, oppgaver og myndighet var fordelt i avlastningsboligen, noe som førte til uklare rapporteringsrutiner innen enheten. Det fremkom videre at det ikke var formalisert tverrgående forbindelser mellom bestillerenheten i barne- og familieenheten og avlastningsboligen i enhet for bolig, arbeid og fritid. Dette kan svekke sikkerheten i tjenesteytingen. Manglende informasjonsutveksling og uklare system for tilbakemeldinger og avvikshåndtering, innebærer risiko for svikt i tjenestene.

7. Regelverk

  • LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene
  • LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v.
  • LOV 1999-07-02 nr 64: Lov om helsepersonell m.v.
  • LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2008-04-03 nr 320: Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • FOR 2002-12-20 nr1731:Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Kommunens handlingsplan som omhandler helse- og sosialtjenester, herunder avlastningshjemmet
  • Beskrivelse av Døblebakken avlastningsbolig
  • Oversikt over ansatte med stillingsstørrelse og stillingsbetegnelse
  • Rutiner og prosedyrer for forsvarlig tjenesteyting for avlastningshjemmet samt brukermedvirkning
  • Opplæringsplan for ansatte

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journal for hvert barn (fra arkiv)
  • Klientmappe for hvert barn (dokumentasjon i boligen)
  • Rapporter i dataprogrammet
  • Individuelle planer
  • Referater fra ansvarsgrupper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Revisjonsvarsel av 11.2.2009
  • E-post fra kommunen med forespørsel om formøte, datert 25.2.2009
  • Brev fra Fylkemannen med invitasjon til formøte, datert 25.2.2009
  • E-post vedr. befaring ved Døblebakken avlastningsbolig 17.3 2009
  • Dokumentasjon fra kommunen 20.3.2009
  • Dagsorden for tilsynet, datert 2.4.2009

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Kristin E. Robstad

Tjenestesjef

X

X

X

Irene H. Pettersen

Saksbehandler, enhet for Barn og familie

X

X

X

Anne C. Hodnemyr

Enhetsleder, Barn og familie

X

X

X

Line Isaksen

Førskolelærer, avlastningsboligen

X

X

X

Gunnar Dannevig

Enhetsleder, arbeid, aktivitet og fritid

X

X

X

Anne Marie Leesland

Vernepleier avlastningsboligen

X

X

X

Anita Vøtrup

Hjelpepleier

X

X

X

Bjørg Marit Andersen

Boveileder

X

X

X

Gro Marit Hansen

Omsorgsarbeider

X

X

Jon Magne Skårdal

Assistent

X

Mai Britt Skjervedal

Hjelpepleier

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hanne Damsgaard, rådgiver
Håkon Kiledal, rådgiver
Britt Møll Abrahamsen, seniorrådgiver, revisjonsleder